Тема 4. Оформление организационно-распорядительной документации.

План

1. Виды организационных документов.

2. Основные требования к содержанию и оформлению устава организации.

3.Оформление штатного расписания.

4. Оформление и содержание инструкции.

5. Основные требования к оформлению договора (контракта).

6. Содержание положения о персонале предприятия.

7. Понятие распорядительных документов, их виды и значение в работе предприятия.

[1; 11; 12–28]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению организационно-правовой и распорядительной документации. Рассматривается содержание и реквизиты устава организации, положения о структурном подразделении, штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций. Изучаются распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Важнейшим из орга­низационных документов является Устав организации, который является учредительным документом, устанав­ливающим правовой статус юридического лица, необ­ходимый согласно закона для его государственной ре­гистрации.

Положение о персонале предприятия – документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного об­щества в целом или его отдельных структурных под­разделений. Примерный образец положения о структурном подразделении приведен в прил. 7.

Штатное расписание – документ, который опре­деляет структуру организации и численность должнос­тей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно (прил. 8).

Инструкция – документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, ре­гулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организа­ций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция (прил. 9).

Договор – это документально оформленное со­глашение двух и более сторон об установлении опре­деленных отношений между ними, фиксирующее пра­ва, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы (прил.10), указания (прил.11), решения (прил. 12), распоряжения (прил.13), постановления (прил.14).

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой устав организации?

2. Назначение и правила оформления штатного расписания?

3. Кто и с какой целью на предприятии составляет должностную инструкцию?

4. Какие требования предьявляются к оформлению договоров?

5. Обьясните значение положения о структурном подразделении.

6. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

7. Как оформить выписку из приказа?

8. Как оформить распоряжение?

9. Как оформить указание?

10. В чем отличие решения от постановления?

Задания

Задание 1.

Напишите указание, составленное на предприятии ЗАО «Юнис», в котором руководитель предприятия обязывает всех сотрудник пройти полный медицинский осмотр и сдать результаты осмотра в отдел кадров.

Задание 2.

Составьте указание об организации работы сотрудников ООО «Образ» в праздничные дни.

Задание 3.

Составьте решение, подготовленное советом директоров ЗАО «Кристалл» от 10.05.2009г. в связи с предстоящей выставкой. Назначить ответственным за подготовку к мероприятию начальника отдела рекламы Давыдову Е.М., которой поручить подготовить набор экспонатов к выставке согласно указанным критериям, не позднее 17.05.2009г.

Задание 4.

Составьте решение совета директоров ОАО «Витязь» о подготовке к конкурсу «Менеджер года», проводимого в декабре. Ответственным за подготовку назначить секретаря Петровскую Г. П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.

Напишите распоряжение директора ООО «Ника» о проведении капитального ремонта здания, где расположены сборочный и литейный цеха, в связи с аварийным состоянием. Ответственным за выполнение работ назначить Голобородько А. А. (начальника сборочного цеха). Все работы необходимо провести до 01 мая 2009г. О ходе выполнения работ сообщать лично руководителю предприятия Горину О. Д.

Задание 6.

Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7.

Составьте приказ по предприятию ЗАО «Космос» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Задание 8.

ТЕСТ «Организационные документы организации»

1. Организация считается созданной

1. со дня государственной регистрации;

б) с момента утверждения устава.

2. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций?

1. да;

б) нет.

3. В каком документе определяется фонд заработной платы организации?

1. в штатной численности;

б) в штатном расписании.

4. Какой документ обсуждается на собрании трудового кол­лектива?

1. должностные инструкции;

б) правила внутреннего распорядка;

в) положения о структурных подразделениях организации.

5. Какие организационные документы утверждаются руко­водителем организации?

1. положения о структурных подразделениях;

б) должностные инструкции;

в) штатное расписание;

г) правила внутреннего распорядка;

д) все перечисленные документы.

6. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность?

1. на основании Положения об организации;

б) на основании Устава организации;

7. В каком документе могут быть оговорены условия реорга­низации и ликвидации организации?

1. в Уставе организации;

б) в договоре учредителей;

в) во всех перечисленных документах.

8. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с:

1. уставом организации;

б) положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;

в) должностной инструкцией;

г) всеми перечисленными документами.

задание 9.

Тест «Оформление распорядительной документации»

1. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:

1. указы;

б) указания;

в) приказы;

г) решения;

д) постановления.

2. Кто несет ответственность за издание распорядительно документа, изданного на основе единоначалия:

1. лицо, подписавшее документ;

б) руководитель организации.

3. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:

1. наименование организации;

б) название разновидности документа;

в) дата;

г) номер;

д) место издания;

е) заголовок к тексту;

ж) текст;

з) подпись;

и) адресат.

4. Какая часть текста приказа является обязательной:

1. констатирующая;

б) распорядительная.

5. Заверяется ли подпись руководителя организации на приказе печатью:

1. да;

б) нет.

6. В каком случае правильно оформлена заверительная надпись в выписке из приказа:

а) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

б) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

00.00.0000

в) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

00.00.00.

7. Что означает виза юриста на приказе:

1. внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

8. С кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения:

а) с юристом;

б) с главным бухгалтером;

в) с исполнителями;

г) со всеми перечисленными должностными лицами.

9. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

1. визы, согласования;

б) грифа согласования.

10. При регистрации приказов в журнал регистрации заносятся следующие данные:

а) номер;

б) дата;

в) автор документа;

г) место составления;

д) фамилия лица, подписавшего документ;

е) краткое содержание документа;

ж) фамилии исполнителей документа.