4. Вставка формул

Часто в одной или нескольких ячейках таблицы необходимо провести вычисления по формуле. Порядок вставки формулы в ячейку таков

• выбирается ячейка, в которую надо вставить формулу, - где должен получиться результат

• вводится знак =

• без пробела набирается формула

• для завершения нажимается клавиша ввода

Редактирование (правка) формулы проводится одним из трех способов - двойной щелчок мышью по ячейке с формулой (результатом), клавиша F2, при выбранной ячейке с формулой щелчок мышью в строке формул (формула находится в этой строке)

Операторы, используемые в формулах + - * / ^ % = < > <= >= <> оператор диапазона : оператор соединения ; оператор соединения текстов &. Порядок действий - как в математике, при необходимости используются круглые скобки.

Пример - в ячейку d10 надо поместить результат перемножения ячеек a2 на b8 - выбирается ячейка d10, вводится =a2*b8 - эта запись видна и в ячейке и в строке формул, после нажатия ввода получается результат. Адреса ячеек необязательно вводить с клавиатуры - можно щелкнуть мышью по соответствующей ячейке.

При работе с электронными таблицами часто бывает необходимо однотипные вычисления проводить многократно, например, сложить данные из ячеек а1:а10 с соответствующими данными в1:в10 попарно и результат поместить в столбец с. Можно набирать 10 формул для каждой пары ячеек, однако одно из важнейших преимуществ электронных таблиц - возможность автоматизации этой операции.

Возможны два способа заполнения ячеек однотипными формулами, в любом случае вначале надо ввести в с1 формулу =а1+в1, затем выделить блоком ячейки с1:с10, которые надо заполнить формулами и выбрать в меню Правка \ Заполнить \ Вниз - ячейки автоматически будут заполнены формулами типа с2 =а2+в2 и т.п. - адреса ячеек автоматически сдвигаются. Подобным образом можно заполнять ячейки с формулами в любом направлении - вверх, влево, вправо.

Другой способ заполнения формул - выделить ячейку с введенной формулой, установить указатель мыши в маленький черный квадрат в нижнем правом углу ячейки, при этом указатель примет форму крестика, и буксировать рамку по ячейкам, которые надо заполнить формулами.

При заполнении ячеек формулами адреса ячеек автоматически изменяются - сдвигаются, такие адреса называются относительными. Иногда такое изменение адресов не нужно, например, при переводе цены из долларов в рубли, значение в долларах должно быть умножено на текущий курс доллара, установленный в одной из ячеек - очевидно адрес этой ячейки изменяться не должен. Неизменяемый адрес ячейки при заполнений формулами называется абсолютным. Для обозначения абсолютности используется символ $, абсолютность адреса может быть только по столбцу, только по строке или по обеим координатам, например для относительного адреса с1 соответствующие абсолютные адреса $c5; c$5; $c$5.

5. Встроенные функции

В электронные таблицы встроены сотни функций, позволяющие существенно упрощать вычисления. Функция встраивается в любое место формулы, например, =a1+sin(c2) или =abs(a1+3*c6) и т.д. Аргумент функции ставится в скобках, пробелы после открывающейся и перед закрывающейся скобками недопустимы, также недопустим пробел между именем функции и скобкой. Список аргументов может состоять из адресов ячеек (ссылок), чисел, текста, массивов. Аргументы могут быть константами или функциями. Допускается до 7 вложений функций. Аргументы функции разделяются точкой с запятой, блоки через двоеточие.

Одной из самых распространенных является функция суммирования =СУММ(аргументы), например, СУММ(а1;а4) - суммируются значения двух ячеек, СУММ(а1:а4) - суммируются значения блока из 4 ячеек. Результат выполнения функции называется возвращаемым значением. Как самая распространенная функция имеет специальную кнопку на панели инструментов - курсор устанавливается в ячейку, где должен быть помещен результат, нажимается кнопка суммирования и вводятся аргументы - с клавиатуры или - что гораздо удобнее - мышью - выделяются ячейки, значения в которых надо просуммировать.

Функции подразделяются на несколько категорий - математические, статистические, финансовые, даты и времени, логические и другие. Для удобства работы с функциями используется специальная кнопка на стандартной панели инструментов - мастер функций. При нажатии этой кнопки выполняется диалог с пользователем

• выбирается категория, после щелчка по кнопке Далее появляется список функций данной категории

• выбирается нужная функция из списка - в нижней части окна дано краткое описание этой функции

• для вызова функции надо или дважды щелкнуть по ее имени, или щелкнуть ОК, или нажать ввод

• во втором диалоге приводится информация о выбранной функции и предлагается ввести ее аргументы

• после ввода аргументов (их можно вводить мышью, как и при суммировании) нажимается кнопка Закончить