2. Интерфейс электронных таблиц

Окно электронных таблиц представляет стандартное окно Windows с некоторыми дополнительными элементами. Первая строка - заголовок, вторая - главное меню, третья и четвертая - панели инструментов - стандартная и форматирования. Пятая строка - строка формул, шестая - имена столбцов таблицы A,B,C и т.д. Внизу - строка состояния. Основная часть окна - видимая область таблицы, для перехода в невидимую область - полосы прокрутки. Слева - столбец с номерами строк таблицы. В горизонтальной полосе прокрутки - ярлыки с номерами листов таблицы, а в левой части - инструменты прокрутки листов.

Файл электронных таблиц называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов. Обычно в книге установлено 16 листов, при необходимости их количество может быть увеличено до 256 или уменьшено до 1 листа. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Всего столбцов 256, их номера A, B, ... , AA, AB и т.д. Строки пронумерованы от 1 до 65 тыс. На пересечении строки и столбца - клетка или ячейка таблицы, имеющая соответствующий адрес. При загрузке таблицы ячейка А1 выделена рамкой - указателем - это текущая ячейка. Для перехода к другим ячейкам используются или клавиши управления курсором или щелчок мыши по нужной ячейке. Для перехода на другой лист - щелчок по его ярлыку или специальные стрелки в левой части горизонтальной полосы прокрутки - переход на один лист вперед или назад, переход к первому или последнему листу.

Файл электронных таблиц имеет имя, образуемое обычным способом, и расширение. При загрузке таблиц открывается новый файл - чистая книга. Одновременно может быть открыто несколько книг, одна из них является активной. Вся книга, отдельные листы или части листов могут быть распечатаны на принтере.

3. Ввод и редактирование данных

В любой ячейке таблицы может находиться число, текст, дата, формула. Для ввода текста и чисел выбирается нужная ячейка и с клавиатуры вводится соответствующая информация. Для завершения ввода надо или 1) перейти к другой ячейке - мышью или клавишами управления курсором, 2) нажать ввод, 3) щелкнуть по галочке в строке формул. Если текст, введенный в ячейку, не помещается в ней, он будет виден в соседних ячейках до тех пор, пока не занята соседняя справа ячейка. Во время ввода текст редактируется обычным образом - символы могут быть удалены, вставлены, заменены и т.п.

Для редактирования уже введенного текста надо дважды щелкнуть мышью по соответствующей ячейке или нажать F2. Для очистки содержимого ячейки при установленном на ней указателе используется крестик в строке формул или клавиша Del.

Текст в ячейках может быть отформатирован, например, заголовок таблицы выделен жирным шрифтом, другим цветом, может быть изменено центрирование. Стандартно текст выравнивается по левому краю, числа - по правому, однако это может быть изменено.

Часто изменения проводятся не с отдельной ячейкой, а с группой ячеек - блоком. Для выделения блока ячеек курсор устанавливается в левую верхнюю ячейку блока, нажимается левая кнопка мыши и производится буксировка до правого нижнего угла или наоборот. Блок может выделяться и с клавиатуры - Shift + стрелки. Для выделения целой строки или целого столбца делается щелчок по соответствующему обозначения (букве - для столбца, или цифре - для строки). При нажатой клавише Ctrl может быть выделено несколько блоков (блок с разрывами или несвязанный блок). В выделенном блоке можно изменить вид, размер и начертание символов, их центрирование - по левому, правому краю или по центру, кроме того имеется кнопка в панели инструментов форматирования для центрирования заголовков таблицы по нескольким ячейкам сразу. Можно ввести обрамление блока линией заданной толщины, выбрать цвет ячеек.

Часто бывает необходимо изменить ширину или высоту ячейки. Курсор устанавливается на имя строки или столбца с нужной стороны (например, на правую границу имени столбца) - при этом он превращается в двунаправленную стрелку, буксируя мышь вправо или влево устанавливают нужный размер.

Блок ячеек может быть, как и в текстовом редакторе, удален, скопирован или перенесен.

Каждая ячейка таблицы имеет адрес, значение - введенный текст, число, результат расчета, формат.

Кроме того, ячейка может содержать формулу, имя, примечание. Если в ячейку введена формула, то ее изображение (значение) содержит результат расчета по ней.

Формат ячейки устанавливается с помощью кнопок панели инструментов или более полно с помощью главного меню Формат \ Ячейки... При этом устанавливается

• формат чисел и дат

• выравнивание - влево, вправо, по центру

• шрифт - вид, начертание, размер

• рамка

• вид - заливка, цвет

• защита ячейки от несанкционированных изменений

Для задания формата чисел выбирается Формат \ Ячейка \ Число - указывается категория данных, для которой назначается формат - все данные, только числа, только денежные, и т.д. Формат определяется в зависимости от используемой версии таблиц или по образцу или шаблоном, в который входит два типа символов - # замещаемый символ, 0 - обязательный символ. При этом дробная часть числа отделяется от целой, как правило, запятой, а тысячи разделяются точкой, например, 1.248,25. Шаблон выбирается в поле Код формата. Пусть вводится число 13.2. Если выбран шаблон #.###,## результат 13,2, для шаблона #.###,00 - результат 13,20, для шаблона 0.000,00 - 0.013,20. При задании шаблона округление производится с заданной точностью - здесь 2 знака после запятой, однако все расчеты проводятся с точными значениями.

На панели форматирования имеются 5 кнопок, позволяющие быстро менять формат чисел - формат валют, формат процентов, разделение тысяч пробелом, увеличение или уменьшение числа знаков после запятой.

Для форматирования дат выбирается категория Дата. Формат Дробь позволяет переводить десятичные дроби в простые, формат Научный - представлять числа в экспоненциальной форме.