Административно-организационные документы.

К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, дого­воры и др.

Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

Информационно-справочные документы.

Справки - документы, содержащие описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: 1) информация о фактах и событиях служебного характера; 2) справки, выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юриди­ческий факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Докладная записка - документ, адресованный руководи­телю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, воз­никающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем.

Язык деловой документации имеет некоторые особенности:

1. включает готовые языковые формулы, клише: в связи с началом…; согласно Вашему распоряжению…; в порядке оказания помощи…

2. не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоционально-оценочной лексики.

3. может включать: распространённые предложения с последовательным подчинением однотипных форм (нанизывание Р.п.): избрание на должность заведующего отделением специальности Сестринское дело Волжского медицинского колледжа.

4. предложения с однородными членами.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения.

Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов. Набор которых определяется видом и назначением документа.

Реквизиты деловой документации

Таблица 34.

Перечень реквизитов	комментарий
Адресант	Наименование отправителя документа
Адресат	Наименование учреждения в форме И.п.; указание должности и ФИО лица в форме Д.п.
Дата	Записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год: 19.10.12 г.
Наименование документа	Пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки
Подпись

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса, просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять обоснованиями.