Тема 1.7. Основы организации бухгалтерского учета

Лекционные вопросы: Организация бухгалтерского учета. Закон о бухгалтерском учете в Российской Федерации. ПБУ. Структура и функции бухгалтерии предприятия. Права и обязанности главного бухгалтера. Автоматизация рабочего места бухгалтера. Международные стандарты бухгалтерского учета.

Для обеспечения единых методологических основ организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности на территории РФ в условиях многообразия форм собственности и развития рыночных отношений приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1996 г. № 34н введено в действие Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Этот документ установил единую основу бухгалтерского учета и отчетности для всех предприятий, учреждений и организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, включая созданные на территории РФ предприятия с иностранными инвестициями, международные объединения и организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность. Положение разработано на основании федерального закона «О бухгалтерском учете», являющегося основным документом в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету и отчетности все положения (стандарты) по бухгалтерскому учету, другие нормативные правовые акты и методические указания разрабатываются на основании ФЗ «О бухгалтерском учете» и указанного Положения.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет общий порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности, а также взаимоотношения по этим Вопросам с внешними и внутренними пользователями бухгалтерской информации, включая органы государственного управления. Этот документ предоставляет организациям право самостоятельного формирования учетной политики организации — основы организации бухгалтерского учета. Здесь же сформулированы и методологические основы организации бухгалтерского учета: основные требования к ведению бухгалтерского учета; требования к формам и заполнению первичной документации и документооборота; порядок заполнения и использования учетных регистров; методы оценки имущества и обязательств, а также сроки и правила проведения и оформления результатов инвентаризации имущества и обязательств. Перед бухгалтерским учетом стоят основные задачи, определяемые содержанием и особенностями этого вида учета в общей системе хозяйственного учета.

К ведению бухгалтерского учета во всех организациях, независимо от форм собственности, предъявляются единые требования.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 5) возлагает общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в РФ на правительство страны и определяет органы, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета в пределах своей компетенции. Среди этих органов особо оговорена роль Министерства финансов Российской Федерации в вопросах регулирования бухгалтерского учета. В структуре Министерства финансов Российской Федерации имеется Департамент регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности и бухгалтерского учета, который разрабатывает положения, инструкции, методические указания, формы отчетности и другие нормативные документы, регламентирующие ведение бухгалтерского учета. Указанные документы и формы отчетности в необходимых случаях согласовываются с Росстатом, Банком России, Департаментом налоговой службы России.

Правила бухгалтерского учета и отчетности для банковской системы РФ устанавливает Банк России.

В соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» за правильную организацию бухгалтерского учета в организации и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций ответственность несет руководитель организации. В статье 2 указанного закона под «руководителем» понимается также и лицо, ответственное за ведение дел организации при отсутствии в штате организации руководителя и вопрос о том, на кого возлагается ответственность (в том числе и административная) за состояние бухгалтерского учета, решается либо на основании устава организации, либо на основании заключенного договора доверительного управления в зависимости от того, как этим договором определено лицо, ответственное за ведение дел организации, и какие полномочия ему предоставлены.

Руководитель организации утверждает учетную политику (которая не должна меняться в течение года); рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации; формы первичных учетных документов (для оформления хозяйственных операций, по которым нет типовых унифицированных форм); порядок и сроки проведения инвентаризации; правила документооборота и другие правила, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Одним из важнейших вопросов организации бухгалтерского учета является установление определенной структуры бухгалтерской службы и форм его связи с отдельными подразделениями организации в процессе осуществления учета хозяйственных операций.

В соответствии со ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером;

• ввести в штат должность бухгалтера;

• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации;

• передать работу на договорных началах бухгалтеру-специалисту;

• вести бухгалтерский учет лично.

Бухгалтерская служба организации должна выполнять следующие задачи:

• организовать бухгалтерский учет в соответствии с действующими нормативными актами;

• использовать передовые методы и формы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники;

• осуществлять предварительный контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;

• контролировать правильность, рациональность и бережность расходования средств в соответствии с открытыми кредитами (ассигнованиями) и целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету;

• осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным расходованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, вести решительную борьбу с бесхозяйственностью и расточительством, принимать меры к предупреждению таких негативных фактов;

• своевременно финансировать учреждения, ведущие учет самостоятельно, а также контролировать их деятельность и правильность постановки бухгалтерского учета:

• обеспечивать учет доходов и расходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам;

• своевременно предупреждать негативные явления в хозяйственно-трудовой деятельности, выявлять и мобилизовать внутрихозяйственные резервы;

• организовать формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности учреждений, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования поставщиками, заказчиками, налоговыми, финансовыми, банковскими и казначейскими органами;

• своевременно организовывать начисление и выдачу стипендий, пособий и заработной платы;

• осуществлять и регулировать взаимоотношения с дебиторами и кредиторами;

• участвовать в проведении инвентаризаций денежных средств, расчетов и материальных ценностей; своевременно и правильно отражать в учете результаты инвентаризаций;

• периодически инструктировать материально ответственных лиц по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении;

• составлять отчетность и предоставлять ее соответствующим органам в установленные сроки; обеспечивать достоверность отчетов и балансов;

• соблюдать установленный порядок хранения бухгалтерских документов, регистров, смет расходов и расчетов к ним, а также других служебных документов; своевременно в установленном порядке сдавать их в архив.

В течение отчетного года в учреждении должна проводиться единая учетная политика отражения хозяйственных операций и оценки имущества. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должно быть аргументировано в годовой бухгалтерской отчетности. Важно обеспечить в учете правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим периодам. Бухгалтерский учет должен систематически контролировать исполнение смет, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Права и обязанности главного бухгалтера

Законом четко определен статус главного бухгалтера: он назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации и

подчиняется непосредственно ему. В повседневной работе он должен руководствоваться ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н другими нормативными актами. Это положение распространяется на главных бухгалтеров организаций, ведущих бухгалтерский учет и составляющих законченную бухгалтерскую отчетность, а также главных бухгалтеров централизованных бухгалтерий. В этом документе определены обязанности, права и ответственность главных бухгалтеров за правильную организацию учета. Важную организующую роль играют положения о бухгалтерских службах централизованных бухгалтерий, утвержденные в установленном порядке, и другие нормативные документы.

Главный бухгалтер несет ответственность наравне с руководителем организации:

- за формирование и исполнение учетной политики;

- за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

- за нарушение сроков представления полной и достоверной бухгалтерской отчетности соответствующим организациям;

- за контроль наличия имущества и выполнение обязательств. В должностные обязанности главного бухгалтера входит организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью активов организации. Он должен обеспечить рациональную организацию учета и отчетности в организации и ее структурных подразделениях.

Главный бухгалтер должен организовать учет поступления-сохранности и расходования денежных средств материально-производственных запасов, основных средств и нематериальных активов, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет доходов и расходов, реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

Главный бухгалтер обеспечивает контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления документов; составлением экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг; расчетами по заработной плате с персоналом организации; правильным начислением и перечислением платежей в федеральный бюджет и внебюджетные фонды; погашением в установленные сроки задолженности кредитным организациям по ссудам.

Он участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и материально-производственных запасов, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

Главный бухгалтер участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и материально-производственных запасов, контролирует передачу в необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы. Контролирует законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие нарушения и злоупотребления) главный бухгалтер докладывает об этом руководителю организации для принятия мер. На него возлагается ответственность за сохранность бухгалтерских документов, а также оформление и сдачу их в установленном порядке в архив. Главный бухгалтер организации:

- формирует и осуществляет учетную политику организации под началом ее руководителя;

- устанавливает служебные обязанности для работников бухгалтерской службы с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и отвечал за их выполнение;

- требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников организации. За невыполнение или нарушение указаний главного бухгалтера, вытекающих из осуществления возложенных на него обязанностей, виновные могут по распоряжению руководителя организации привлекаться к ответственности в установленном законом порядке;

- согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих, кладовщиков и других);

- не принимает к исполнению и оформлению документы по хозяйственным операциям, противоречащим действующему законодательству;

- документы по денежным и имущественным операциям должны подписываться главным бухгалтером или лицом, уполномоченным им. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставлено право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером;

- требует в необходимых случаях от руководителя организации и структурных подразделений принятия мер к обеспечению правильности организации бухгалтерского учета и контроля.

Балансы и бухгалтерские отчеты, все прочие документы, служащие основанием для выдачи и приема денег, материально-производственных запасов, имущественных и других ценностей, а также документы расчетного и кредитного характера подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Подпись главного бухгалтера является контрольной; он проверяет правильность и законность совершенных финансово-хозяйственных операций. Поэтому право распоряжаться имуществом организации и связанное с этим право первой подписи на документах главному бухгалтеру не может быть предоставлено. На него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью (за исключением организаций малого бизнеса). На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер.

Руководитель обязан создать необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи в бухгалтерию необходимых документов.

При организации бухгалтерской службы может быть использована различная структура ее построения. Например, форма централизованного и форма децентрализованного бухгалтерского учета.

В организациях малого и среднего бизнеса бухгалтерская служба, как правило, малочисленна, и все работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. В крупных организациях и централизованных бухгалтериях аппарат бухгалтерии подразделяется на отделы (группы): общий, контроля и внутреннего аудита, организации и методологии учета, сводной отчетности и анализа хозяйственной деятельности, материальных ценностей, основных средств и капитальных вложений, расчетов с персоналом, учета производства, расчетных и валютных операций, расчетов с дебиторами и кредиторами и др. Работу каждого отдела возглавляет руководитель отдела (группы) или старший бухгалтер, который подчиняется главному бухгалтеру и руководителю организации.

Если в составе организации есть подразделения с законченным самостоятельным производственным циклом (например, авторемонт, ремонт квартир, туристические услуги и др.), то в них могут выделяться самостоятельные бухгалтерии, которые проводят работу в пределах установленной компетентности.

При отсутствии в организации бухгалтера руководитель (лицо, ведущее дела в соответствии с возложенными на него обязанностями) вправе передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту (п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерская отчетность в такой организации подписывается руководителем централизованной бухгалтерии или специализированной организации либо бухгалтером-специалистом, ведущим бухгалтерский учет (п. 5 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Расчетные документы (в том числе банковские и кассовые) принимаются банком к исполнению при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи для совершения расчетно-кассовых операций по счетам в банке. Согласно правилам Сбербанка России право первой подписи принадлежит руководителю, а также должностным лицам, им уполномоченным, право второй подписи — главному бухгалтеру и уполномоченным им лицам.

Действующим законодательством установлена ответственность в случаях:

• неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

• принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

• несвоевременной и неправильной выверки операций по счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

• нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

• составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии; других нарушений положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер несет ответственность наравне с руководителем организации:

• за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

• за нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

Дальнейшее повышение качества и эффективности бухгалтерского учета неотделимо не только от методологии, но и научной организации труда учетного персонала. В системе мер научной организации труда важное место занимает целесообразная организация рабочих мест учетного персонала на основе достижений науки и техники. Научной организацией труда в централизованных бухгалтериях фактически руководит главный бухгалтер, а поэтому очень многое зависит от его знаний и деловых личных качеств. Вот почему необходима рациональная организация рабочих мест в централизованной бухгалтерии.

Рабочее место — участок рабочей площади, закрепленный за бухгалтером и оснащенный необходимым оборудованием, приспособлениями, средствами оргтехники и т. д. Проектирование (создание) рабочих мест бухгалтеров централизованной бухгалтерии неотделимо от разумно обоснованной технологии учетного процесса, поэтому планировке рабочих мест должен предшествовать анализ содержания учетного процесса. Например, нередко рабочие столы бухгалтеров, работающих с одними и теми же документами, находятся не только в противоположных углах комнаты, но и в соседних помещениях.

Одним из основных направлений совершенствования организации бухгалтерского учета и труда работников бухгалтерской службы является создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в помещении бухгалтера.

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. д.)

Автоматизированное рабочее место бухгалтера организуется по функциональному признаку, применительно к участкам бухгалтерской службы: учет основных средств и капитальных вложений, учет материально-производственных запасов, учет затрат на производство (основную деятельность), учет труда и расчетов с персоналом по заработной плате, учет готовой продукции и ее реализации, учет финансово-расчетных операций, сводный учет и составление баланса и отчетности.