Назначение и порядок проведения инвентаризации

В целях обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности в организациях производится инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация — это способ выявления фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату путем их подсчета, измерения, оценки, а также состояния расчетов предприятия и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Кроме того, в процессе деятельности предприятия происходят явления, которые невозможно сразу оформить документально, например, естественная убыль, хищение, ошибки в учете и т.д. Для того чтобы выявить фактическое состояние средств предприятия проводится инвентаризация, при которой сверяют документацию с фактическим наличием средств. Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки бухгалтерских записей.

Основными целями инвентаризации являются:

- установление фактического наличия основных и оборотных средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;

- наличие неполноценного и ненужного имущества;

- сохранность материальных ценностей и денежных средств;

- устранение недостатков в организации первичного и бухгалтерского учета;

- выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

В соответствии с федеральным законодательством все организации независимо от организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами организации самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» при формировании учетной политики организации необходимо определять порядок и сроки проведения активов и обязательств организации. Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В зависимости от назначения и характера различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят согласно плану (графику), в заранее намеченные сроки. Внеплановые - проводят по распоряжению руководителя организации, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

По полноте охвата различают полные, частичные, выборочные и сплошные инвентаризации. Полную инвентаризацию проводят в предусмотренные инструкцией сроки, при этом проверяют не только товарно-материальные ценности и денежные средства организации, но и правильность расчетов с другими юридическими и физическими лицами, выверяют сальдо по другим статьям баланса, например, в связи с составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подвергается лишь часть ценностей. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Сплошные инвентаризации проводят одновременно в ряде организаций одной системы или во всех структурных подразделениях одной организации.

Руководитель организации для проведения инвентаризации издает приказ, в котором отражаются дата, место проведения, состав инвентаризационной комиссии с указанием председателя и ее членов; что подлежит инвентаризации ( имущество, финансовые обязательства), время начала проведения и окончания, причина инвентаризации и в какие сроки следует сдать в бухгалтерию материалы по инвентаризации. Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах. В инвентаризационной описи отражается расписка материально-ответственного лица. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с помощью средств вычислительной техники, так и ручным способом.

Инвентаризационные описи, составленные вручную, заполняются шариковой ручкой. Никаких помарок и подчисток не допускается. Незаполненные строки описей прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, арендованное или находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные списки.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, либо увеличение финансирования у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации относится на издержки производства или обращения, сверх норм - за счет виновных лиц.

• взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы с разрешения руководителя организации может быть допущен только в виде исключения. При этом товарно-материальные ценности должны быть одного и того же наименования, в тождественных количествах, за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. руководитель организации принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости.

Для отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации используются следующие счета:

Активный счет 94 « недостачи и потери от порчи ценностей»;

Активно-пассивный счет 73 « расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет 73.1 « Расчеты по возмещению материального ущерба».

Основные проводки по учету результатов инвентаризации

Содержание операции	Дебет	Кредит
1. Выявлены при инвентаризации: А) недостача готовой продукции; Б) излишки материалов.	94 10	43 91
2. Списана сумма недостачи на виновное лицо	73	94
3. Внесена виновным лицом сумма по возмещению ущерба в кассу	50	73
4. Удержана сумма по возмещению ущерба из заработной платы виновного лица	70	73
5. Списана сумма недостачи при отсутствии виновных: А) на затраты производства; Б) как прочие расходы	20 91	94 94