1.3. Общие методические рекомендации

Основная задача первого этапа преддипломной практики - оценка реального состояния деятельности предприятия (учреждения, организации)– базы практики. Приступая к выполнению заданий первого этапа преддипломной практики студент должен четко понимать, что от полноты и надежности результатов предпроектного обследования заданной предметной области (объекта автоматизации) в определяющей степени зависит успех создания автоматизированной информационной системы. В этой связи им должны быть приложены все усилия для выявления всего комплекса документов и данных, дающих всестороннюю оценку состояния функционирования объекта автоматизации, позволяющих не только видеть проблемы в организации и технологии работы с информацией на предприятии (учреждении, организации) или заданном структурном подразделении и определять пути их устранения. Все это должно стать залогом построения не только модели деятельности организации, отвечающей на вопрос «как есть» («as-is»), но и модели, отвечающей на вопрос «как должно быть» («to-be»).

В ходе практики студент должен проявлять активность и самостоятельность в выполнении заданий практики. Вместе с тем на данном этапе преддипломной практики от студента в особой мере требуется умение установить необходимые деловые контакты с работниками предприятия (учреждения, организации) – базы практики, обеспечивающие успешное выполнение заданий практики.

1.4. Методические рекомендации по выполнению заданий практики

1. Общее знакомство с предприятием (учреждением, организацией) – базой практики. Общее знакомство с предприятием (учреждением, организацией) – базой практики должно базироваться на изучении действующих в его рамках директивных, организационно-распорядительных и инструктивно-методических документов, а также использовании методов социологического исследования (интервью, бесед, встреч с руководителями, экспертами, пользователями).

1.1. Дать общую характеристику предприятия (учреждения, организации), на базе которого проходит практика. При составлении общей характеристики предприятия (учреждения, организации), на базе которого проходит практика необходимо привести следующие сведения:

- полное наименование учреждения и его условное обозначение;

- принадлежность министерству (ведомству), федеральному агентству, объединению, корпорации и т.п.;

- тип предприятия, вид производства;

- год создания;

- режим и условия работы;

- миссия (цель);

- виды производимых продуктов и услуг;

- категория и численность персонала;

- особенности функционирования.

2. Представить организационную структуру предприятия (учреждения, организации) – базы практики. Организационную структуру предприятия (учреждения, организации) – базы практики следует представить, указав в ней не только всю совокупность его подразделений, но и схему управления ими.

1.3. Дать общую характеристику структурного подразделения предприятия (учреждения, организации) в котором проходит практика. Общая характеристика структурного подразделения предприятия (учреждения, организации) в котором проходит практика, дается в случае, если непосредственным объектом прохождения преддипломной практики является одно из структурных подразделений, а не предприятие (учреждение, организация) в целом и представляется по той же схеме, что и характеристика самого предприятия (учреждения, организации).

1.4. Представить организационную структуру подразделения предприятия (учреждения, организации) в котором проходит практика. Организационная структура подразделения предприятия (учреждения, организации) в котором проходит практика, дается в случае, если непосредственным объектом прохождения преддипломной практики является одно из структурных подразделений, а не предприятие (учреждение, организация) в целом и дается аналогично организационной структуре самого предприятия (учреждения, организации).

1.5. Представить внешние связи предприятия (учреждения, организации) или заданного структурного подразделения – базы практики. Внешние связи предприятия (учреждения, организации) или заданного структурного подразделения – базы практики должны быть охарактеризованы по всем направлениям его деятельности, включая связи с поставщиками, клиентами, контролирующими органами и др. Для каждого внешнего учреждения следует указать его реквизиты и вид связи с предприятием (учреждением, организацией) или заданным структурным подразделением – базой практики.

2. Выявление состава и характеристика задач, решаемых на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики. Выявление состава и характеристика задач, решаемых на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики должны обеспечить детализированное представление о содержании его деятельности.

2.1. Установление перечня задач. В отчете должен быть отражен перечень задач, решаемых на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики, с позиций удовлетворения требований пользователей.

2.2. Описание характеристик каждой задачи. В составе характеристик каждой задачи должны быть представлены: наименование задачи; периодичность решения; исполнитель; вид результата; уровень автоматизации решения; характер труда; трудоемкость; пользователи. Данные должны быть представлены соответственно приведенному ниже формату.

Характеристика задач, решаемых на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики

№ п/п	Наименование задачи	Периодич- ность решения	Исполни- тель	Вид результата	Уровень автоматиза -ции решения	Характер труда	Трудоем- кость	Пользова- тели

По каждой задаче необходимо представить форматы входных и выходных документов.

2.3. Изучение алгоритмов решения задач. Для каждой задачи должны быть выявлены действующие алгоритмы и определена область применения этих алгоритмов (типовые, единичные). Результаты должны быть представлены как в текстовой, так и в графической (блок-схемы) формах.

3. Изучение информационных потоков, функционирующих на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики. Изучение документооборота на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики предполагает выявление состава и структуры информационных потоков, частоты их возникновения, объемов за определенный период, направления движения потоков, процедур обработки информации. Источниками таких данных являются сведения, получаемые от специалистов предметной области в ходе бесед и интервью; служебная документация, результаты наблюдений и расчетов.

3.1. Изучение состава входных и выходных документов. В составе документов, функционирующих в изучаемой предметной области, должны быть выделены входные и выходные документы. Для каждого вида документа должен быть определен уровень унификации и источник формирования, получатель (круг получателей), периодичность поступления (формирования) в структурное подразделение или предприятие (организацию, учреждение), объем документа, время обработки. Результаты следует представить с использованием следующего формата.

Характеристика информационных потоков

№ п/п	Наименование документа	Вид документа	Уровень унификации	Источник формирования	Получатель	Периодичность поступления (формирования)	Объем документа	Время обработки одного документа

3.2. Изучение состава реквизитов входных и выходных документов. Состав реквизитов входных и выходных документов должен быть представлен в следующем виде.

Характеристика состава реквизитов документов

Наименование документа Наименование реквизита	Входные документы			Выходные документы
	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .

3.3. Анализ технологии создания, хранения и контроля документов. Результаты анализа технологии создания, хранения и контроля документов должны быть представлены в виде оперограмм, являющихся графической интерпретацией процессов работы с документами в разрезе технологических операций и их исполнителей. Пример оформления оперограммы представлен ниже.

Оперограмма подготовки документа …

Наименование техно-логической операции	Исполнители
	руководитель	гл. специалист	специалист	секретарь	. . .
Выдача указания о подготовке документа
Подготовка проекта документа
Согласование проекта документа
Визирование документа
Передача документа для размножения

Наряду с оперограммами для фиксирования движения документов следует построить технологические маршрутные карты в которых последовательно отражаются технологические процессы и операции, проводимые над документами, указываются их исполнители; приводятся данные о временных и финансовых затратах по каждой технологической операции. Кроме этого, могут использоваться графики и схемы.

3.4. Выявление описания информационно-поисковых систем. Необходимо выявить и описать все имеющиеся у обследуемого объекта информационно-поисковые системы (картотеки, каталоги, базы данных и т.п.). Полученные результаты следует представить с использованием следующего формата.

Характеристика информационно-поисковых систем

№ п/п	Наименование ИПС	Год создания	Назначение	Состав реквизитов-признаков	Состав реквизитов-оснований	Объем хранимой информации	Частота обновления	Состав пользователей

4. Анализ нормативно-справочной информации, используемой на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики. Анализ нормативно-справочной информации используемой в деятельности объекта автоматизации предусматривает выявление нормативно-технических, организационно-распорядительных, справочных документов. Наряду с составлением перечней каждого вида документов в отчете необходимо охарактеризовать используемые подходы к организации массивов этих документов, методы поиска информации в них.

4.1. Выявление состава нормативно-технических документов. В составе нормативно-технических документов должны быть выявлены стандарты различных уровней (межгосударственные, государственные, отраслевые, местные), руководящие документы, правила, нормы и т.п.

4.2. Выявление организационно-распорядительных документов. В составе организационно-распорядительных документов должны быть приведены указы, приказы, распоряжения по организации функционирования объекта автоматизации

4.3. Выявление состава справочных документов. В составе справочных документов должна быть приведена характеристика используемых справочников и классификаторов. Данные должны быть представлены соответственно приведенному ниже формату.

Характеристика справочников и классификаторов, используемых на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики

Наименование справочника, классификатора	Уровень утверждения	Наименование документов, в которых используется	Используемая система кодирования	Длина кода

5. Анализ состояния автоматизации на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики. Анализ состояния автоматизации осуществляется при наличии на предприятии (учреждении, организации) или в заданном структурном подразделении – базе практики системы автоматизации документооборота. Эксплуатируемая система автоматизации должна быть охарактеризована с указанием наименования; организации разработчика; года создания; состава модулей; состава задач, решаемых в разрезе каждого модуля.

5.1. Установление состава автоматизированных рабочих мест. Установление состава автоматизированных рабочих мест сопровождается составлением перечня автоматизированных рабочих мест с указанием состава решаемых задач.

5.2. Выявление и анализ используемых программных средств. Анализ используемых программных средств осуществляется в разрезе существующих автоматизированных рабочих мест. При этом должны быть выявлены как общесистемные, так и прикладные программные средства. Для каждого программного средства необходимо установить их достоинства и недостатки с позиции решаемых в объекте автоматизации задач.

5.3. Установление характеристик используемых технических средств. Установление характеристик используемых технических средств осуществляется в разрезе существующих автоматизированных рабочих мест. Для каждой единицы технических средств должны быть указаны: марка, тип, страна–производитель, потребительские характеристики. При выполнении задания необходимо воспользоваться сопроводительной документацией к техническим средствам, а также справочной литературой. Необходимо оценить достаточность и надежность имеющейся технической базы с точки зрения задач автоматизированной информационной системы.

6. Оценка состояния функционирования предприятия (учреждения, организации) или его структурного подразделения - объекта автоматизации и выявление требований пользователей к автоматизированной информационной системе (подсистеме). Оценка состояния функционирования предприятия (учреждения, организации) или его структурного подразделения - объекта автоматизации осуществляется с учетом сопоставления фактических результатов его деятельности и предъявляемых к нему требований.

6.1. Выявление проблем снижающих эффективность функционирования предприятия (учреждения, организации) или его структурного подразделения - базы практики. Среди проблем, снижающих эффективность функционирования предприятия (учреждения, организации) – базы практики, особое внимание следует уделить установлению проблем, решение которых возможно за счет средств автоматизации.

6.2. Описание требований к автоматизированной информационной системе (подсистеме). Выявление и описание требований пользователей к автоматизированной информационной системе должно касаться как состава решаемых задач, так и условий из реализации, а также качества предоставляемых пользователям информационных продуктов и услуг.

7. Составление отчетной документации о прохождении практики. Документы, подготавливаемые студентами-практикантами в ходе I этапа преддипломной практики, включают дневник практики и отчет о предпроектном обследовании объекта автоматизации.

7.1. Составление дневника практики. Дневник практики должен содержать титульный лист и информацию, характеризующую содержание и объем работ, выполненных студентом-практикантом.

Форма титульного листа дневника практики приводится в приложении 2. Структура записей в дневнике практики дана в приложении 3.

7.2. Составление отчета о предпроектном обследовании предприятия (учреждении, организации) или его структурного подразделения как объекта автоматизации. Структурными элементами отчета о предпроектном обследовании в соответствии с ГОСТ 7.32-2001 «СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» являются:

1. титульный лист;

2. содержание;

3. введение;

4. основная часть;

5. заключение;

6. приложения.

Образец титульного листа отчета о предпроектном обследовании приводится в приложении 4.

Содержание включает введение, наименования всех разделов и подразделов, заключение, наименование приложений с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы отчета.

Введение должно содержать оценку актуальности и социальной значимости темы дипломного проекта; анализ современного состояния уровня разработанности темы в профессиональной литературе; цель и задачи, объект и предмет предпроектного обследования; состав используемых методов сбора и обработки информации; рабочую гипотезу; краткую характеристику основной части отчета.

В основной части отчета приводят данные, полученные по результатам выполнения заданий I этапа преддипломной практики. Каждому заданию должен соответствовать определенный раздел отчета. При составлении разделов отчета необходимо учесть требования Приложения 1 РД 50-34.698-90 «Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

Заключение должно содержать оценку полученных результатов и рекомендации по их использованию для совершенствования функционирования объекта автоматизации.

В приложения могут быть включены промежуточные материалы; документы, подтверждающие представленные в основной части отчета результаты.