Тема 7. Информация в организационном процессе

7.1. Определение информации

Информация есть обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств (Норберт Винер).

Следует разделять информацию и данные: как только данные начинают влиять на процесс выработки и принятия решений, они превращаются в информацию.

7.2. Характеристики информации

1 Полезность информации. Из-за психологического барьера возможность восприятия информации находится в диапазоне отношения полезной к бесполезной от 0,1 до 0,5. В противном случае возникает “информационная болезнь”.

2 Полнота информации. Отношение полученной или найденной информации к запрошенной. Для принятия хозяйственных решений необходимый уровень полноты 70%.

3 Информационные барьеры (до 28): языковой, эмоциональный, психологический, сопротивление изменениям, ошибочность понимания сигналов и т. д.

4 Плотность информации (для научно-технической информации) – отношение числа дескрипторов к числу страниц текста.

5 Достоверность информации.

6 Точность информации.

7 Ценность информации.

8 Возраст информации.

7.3. Коммуникации в среде организации.

Коммуникации – обмен информации между людьми.

Основные элементы коммуникационного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель. Основные этапы коммуникационного процесса: разработка идеи, кодирование, выбор канала, передача, расшифровка.

Важным признаком коммуникационного процесса является обратная связь, показывающая, понята или не понята информация получателем. Обратная связь - реакция получателя.

7.4. Конфигурация коммуникационных связей.

В 50-х г.г. в результате многочисленных опытов исследователями Г. Ливиттом и А. Бавелосом были выявлены несколько устойчивых типов пространственных конфигураций каналов общения:

1 . Цепочка

2. Круг или колесо

3 . Штурвал

4 У-образная

5. Случайная связь

В

А

Штурвал, У-образная и цепочка в формальных связях являются наиболее дискриминационными конфигурациями, ограничивающими участие большинства субъектов, в них проявляются централистские тенденции.

Особенно важно знать о типах конфигурации, функционирующих в неформальных группах. Штурвал, У-образная описывают коммуникации в неформальных группах с лидерами. Характеризуются значительной скоростью распространения информации.

По цепочке распространяются слухи, сплетни, то есть неформальная информация.

Колесо функционирует в неформальной группе для участников с равными взаимными интересами.

Самой дискриминационной является случайная схема, где налицо селекция (отбор) коммутантов. Субъекты А и В либо намеренно выключены из информационного процесса, либо не оказались в нужное время в нужном месте.

Тема 8. Формальная организация. Бюрократия

8.1 Определение формальной бюрократии

В любой организации существует сеть отношений, так называемая формальная организация. Основные элементы формальной организации следующие:

1 Разделение труда как результат специализации, по должностям. Должностные позиции упорядочены в иерархическую структуру. Такая структура должностей есть в то же время структура власти.

2 Система коммуникаций, образующих каналы организационных связей. Эти каналы обеспечивают прохождение деловой организации.

3 Регуляторы, нормирующие и планирующие деятельность данной социальной организации. Это нормы и образцы служебного поведения, программы деятельности, принципы и формы вознаграждения.

Формальная организация рациональна, безлична и однозначна. В любой социальной организации присутствуют признаки формальной организации. Высшая форма формальной организации – бюрократия – описана М. Вебером.