Теоретичні відомості

Призначення СУБД MS Access 2007. Система управління базами даних MS Access (від анг. - доступ) продовжує лінію Access попередніх версій і має багато спільного з ними. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування. Це означає, що Access доступна для широкого кола непрофесійних користувачів ПК. Для професійних користувачів підтримується мова VBA (Visual Basic for Applications). Іншими словами , MS Access 2007 - це набір інструментальних засобів для створення й експлуатації інформаційних систем.

Об’єкти MS Access 2007. Об’єктами бази даних є таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, сторінки.

Таблиці призначені для зберігання інформації бази даних, крім того, дозволяють виконувати введення, перегляд, коригування інформаційних даних. Їх вважають основними об’єктами бази даних. Кожна таблиця, як відомо, складається з певної сукупності полів (стовпців) і записів (рядків).

Всі поля характеризуються наступними властивостями:

• ім'я поля, яке може мати не більш, ніж з 64 символів, включаючи пропуски ;

• тип поля , що визначає значення, яке можна зберігати в цьому полі.

В наведеній нижче таблиці 1 вказані деякі типи даних в Microsoft Access, їх призначення і розміри.

Крім імені та типу кожне поле має і деякі додаткові властивості:

• розмір поля (Field Size) - визначає максимальну довжину текстового поля або обмежує припустимі значення для числових полів;

• формат (Format)- визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створеного списку форматів або створити заново;

• маска введення (Input Mask) - визначає шаблон, якому повинні відповідати дані, що водяться в поле. Маска введення обмежує введення за рахунок встановленої фіксованої довжини і типу символу, а також може автоматично при введенні встановлювати фіксовані символи;

• дробова частина (Decimal Places) – визначає кількість цифр після десяткової коми. Число виведених десяткових знаків керує формою виведених чисел, але не обмежує їх введення, тобто якщо число десяткових знаків дорівнює 0, то в комірках будуть зберігатись все одно повні числа;

Таблиця 1

Типи даних в Microsoft Access, їх призначення і розміри

Тип даних	Призначення	Розмір
Текстовый	Текст або комбінація тексту і чисел, наприклад, адреси, а також числа, що не вимагають обчислень, наприклад, номери телефонів, інвентарні номери або поштові індекси.	до 255 символів
МЕМО	Довгий текст або числа, наприклад, примітки або описи.	до 64  000 символів
Числовой	Числові дані, що використовуються для математичних обчислень, за винятком фінансових розрахунків (для них слід використовувати тип «Денежный»). Наприклад, в поле розміром 1 байт на диску допускається введення тільки цілих чисел від (без десяткових знаків) від 0 до 255.	1, 2, 4 або 8 байтів
Денежный	Грошовий тип поля використовують для запобігання округлення під час обчислень. В грошових полях забезпечується 15 знаків зліва від десяткової коми і 4 знаки справа.	8 байт
Дата/время	Для дати і часу	8 байтів
Счетчик	Автоматична вставка послідовних (що збільшуються на 1) або випадкових чисел при додаванні запису	4 байти
Логический	Поля, що містять тільки одне з двох можливих значень, таких як «Да/Нет», «Истина/ложь, «вкл/выкл».	1 біт

• підпис ( Caption) - визначає мітку, яка буде з’являтись у формах і звітах. За відсутності даного значення як підпис використовуватиметься ім'я поля;

• значення за замовчуванням (Default Value) - значення автоматично додається в полі при створенні нового запису;

• умова на значення (validation Rule) - вираз, що накладає обмеження на значення, які вводяться в дане поле, наприклад >=0 and <=35;

• повідомлення про помилку (Validation Text) – текст, що з'являється при введенні з порушенням накладеної умови, наприклад, кількість співробітників більше допустимого;

• обов’язкове поле (Required)- визначає, чи обов’язково вводити в поле дані.

Звіти є макетом, який використовуватиметься для здійснення виведення даних під час друкування підсумкового документу. Звіти можуть забезпечувати виведення зв'язаних даних з багатьох таблиць, їх угрупування, обчислення підсумкових даних. Перед створенням звіту необхідно визначити склад і зміст розділів звіту (заголовок, верхній і нижній колонтитули, область даних, примітка), розміщення в ньому значень, що виводяться з полів таблиць БД, а також поля, по яких потрібно групувати дані. Для кожного рівня угрупування визначаються заголовки і примітки, підсумкові значення. Крім того, оформлюються заголовки і підписи реквізитів звіту і визначається порядок виведення даних в звіті. При необхідності виведення результатів рішення задачі може бути використаний багатотабличний запит. На запит можуть бути покладені найскладніші види вибірки і попередньої обробки даних.

Макрос - це набір спеціальних макрокоманд, який дозволяє об’єднати різні операції обробки даних у програму. Макроси автоматизують виконання певної кількості команд.

Модуль – це програма на мові VBA, яка використовується для реалізації нестандартних процедур при створенні програм.

Сторінки доступу до даних –web – сторінки, які використовуються для додавання, редагування, перегляду або маніпулювання поточними даними в базі даних Access.

З кожним об’єктом в Access можна працювати в окремому вікні , при цьому передбачено два режими роботи:

• режим конструктора. У цьому режимі створюються об’єкти або змінюється структура об’єктів;

• оперативний(звичайний) режим. Об’єкт використовується для обробки даних у базі і для перетворення їх в осмислену інформацію.

MS Access має потужний, зручний і гнучкий засіб візуального проектування об’єктів за допомогою Майстрів. Це дає змогу при мінімумі попередньої підготовки швидко створити повноцінну інформаційну систему – на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.

Одна з найкорисніших рис Access полягає в тому, що при роботі з об’єктами різних типів, а також при переході з одного режиму в інший, панелі інструментів змінюються відповідно до тих завдань, які будуть виконуватись. При активізації різних вікон стають доступними ті засоби, які призначені для роботи з поточним вікном.

Реляційною базою даних називається сукупність, зв’язаних між собою таблиць.

Вимоги до апаратного забезпечення ПК для встановлення MS Access 2007. MS Access 2007 пакету Microsoft Office є 32-бітним додатком і може працювати на 64-розрядній платформі Windows (Windows XP, Windows Server 2003 и Windows Vista). Системні вимоги до апаратної частини ПК такі: тактова частота процесора 500 Мгц або вище, оперативна пам'ять - 256 Мбайт або вище, HDD - 1,5 Гбайт, наявність drive DVD-ROM, монітору з роздільною здатністю 1024*768 або більше.

Визначення логічної структури бази даних згідно з призначенням. Для здійснення автоматизованого обліку співробітників підприємства створимо реляційну базу даних «Штатний розклад підприємства», яка складається з трьох таблиць: «Відділи», «Співробітники», «Заробітна плата».

І етап. Визначення структури реляційних таблиць. Для обліку інформації про кількість відділів на підприємстві, їх керівників, загальну кількість співробітників та місце розташування їх відділів використовується таблиця «Відділи», яка має структуру таку, як на Рис.1.1

Ім’я поля	Тип поля	Розмір поля, кількість символів	Підпис
відділ (ключове поле)	текстовый	10	Назва відділу
начальник	текстовый	30	ПІБ начальника відділу
кіл-ть	числовой	1	Кількість співробітників у відділі
№ кімнати	текстовый	10	Номер кімнати, в якій розташований відділ

Рис.1.1. Структура таблиці «Відділи»

бази даних «Штатний розклад»

Для обліку всіх співробітників підприємства використовується таблиця «Співробітники», яка має структуру таку, як на Рис. 1.2.

Ім’я поля	Тип поля	Розмір поля, кількість символів	Підпис
таб_ном (ключове поле)	числовой		Табельний номер співробітника
піб	текстовый	30	ПІБ співробітника
дата народження	дата	-	дата народження співробітника
адреса	текстовый	20	домашня адреса
посада	текстовый	10	посада співробітника
відділ	текстовый	10	назва відділу
фото	поле об’єкта OLE	-	фото співробітника

Рис.1.2. Структура таблиці «Співробітники»

бази даних «Штатний розклад»

Для обліку інформації щодо нарахованої заробітної плати співробітникам підприємства використовується таблиця «Зарплата», яка має структуру таку, як на Рис. 1.3.

ім’я поля	Тип поля	Розмір поля, байт	Підпис
№_з/п (ключове поле)	Счетчик	длинное целое	№ згідно порядку в журналі обліку
таб_ном	числовой	длинное целое	Табельний номер співробітника
місяць	текстовий	10	Місяць нарахування заробітної плати
оклад	числовой	4	значення окладу згідно штатного розкладу
ранг	текстовый	5	ранг співробітників (для державних службовців)
пільги	логический	1 біт	наявність соціальних пільг (так чи ні)

Рис.1.3. Структура таблиці «Зарплата»

бази даних «Штатний розклад»

ІІ етап. Міжтабличні зв’язки бази даних. Зв’язки між таблицями бази даних «Штатний розклад» мають вигляд як на Рис. 1.4 (1:м - зв'язок один-ко-многим)

Рис.1.4. Міжтабличні зв’язки бази даних «Штатний розклад»