Завданя до практичної роботи:

Використовуючи особисту базу даних, створити кнопкову форму з ім’ям таким як і ім’я бази даних. Головна кнопкова форма повинна мати дві залежні форми, кожна з яких повинна мати не менше ніж по три кнопки для виконання дій відповідного характеру.

Надрукувати вікно головної кнопкової форми (як на Рис.9.1) та вікна залежних форм (рис.9.1, 9.3).

Основи офісного програмування практична робота №10

Тема роботи: Автоматизація роботи за допомогою макросів

Мета роботи: закріплення навичок створення, редагування макросів в Word та здійснення автоматизованої обробки документів в Excel, Access з їх допомогою.

План:

1. Поняття макросів. Види макросів.

2. Створення макросів в Microsoft Word.

3. Призначення макросу кнопці. Призначення макросу клавішам.

4. Завантаження макросу. Редагування макросу.

5. Структура макросу на мові VBA.

6. Створення макросів в Excel

7. Редагування макросів. Призначення макросу кнопці.

8. Безпека при роботі з макросами.

9. Створення макросів в Access.

Теоретичні відомості

Поняття макросів. Види макросів. Досить часто при роботі з документами, які створені за допомоою програм пакету Microsoft Office, користувачеві доводиться повторювати ті чи інші команди в певній послідовності (наприклад, оформлюваи текст курсивом, кеглем 10, гарнітурою Arial). Щоб виконати таке невелике форматування, може знадобитися велика кількість часу, особливо якщо таким чином необхідно виділити кілька десятків слів. Виходить, що для кожної ділянки потрібно виконувати кілька операцій. Зазвичай, можна відформатувати лише одну ділянку і створити власний стиль, але і це не найшвидший спосіб застосування оформлення.

Якщо вам часто доводиться виконувати одні й ті ж дії, то ефективність вашої роботи можна помітно збільшити за допомогою макросів. Макроси - це невеликі програми мовою Visual Basic. Вони можуть допомогти не тільки в ситуаціях, коли потрібно багато разів виконати складне форматування, але і при вставці об'єктів, друку виділеного тексту і в інших випадках.

Макроси завжди виконуються в активному документі. Дія деяких макросів залежить від позиції вставки. Інші можуть звертатися тільки до певного об'єкту (наприклад, до абзацу або виділеній ділянці тексту). У даному випадку перед виконанням макросу потрібно вибрати цей елемент. Якщо ж макрос не звертається до певного об'єкту (наприклад, виконує команду переходу до наступного вікна), то його можна виконати в будь-який час.

Макроси бувають двох типів: внутрішні і зовнішні. Внутрішні впроваджуються безпосередньо в документ або шаблон і можуть бути виконані, тільки якщо користувач працює з цим файлом. Якщо був створений макрос для шаблону Normal, то його можна буде виконувати тільки для документів, створених на основі цього шаблону. Перевага таких макросів в тому, що вони разом з документом переміщуються по жорсткому диску, а також з комп'ютера до іншого комп'ютера.

Зовнішній макрос можна застосовувати у випадку, якщо він корисний при роботі з документами, створеними на основі різних шаблонів. Якщо користувач працює з великою кількістю шаблонів, то вносити в кожний з них макрос буде незручно, як приходиться робити при використанні внутрішнього макросу. Зовнішній ж макрос можна застосовувати для роботи з будь-якими документами, а також вільно переносити з комп'ютера на комп'ютер. Для створення зовнішнього макросу його потрібно зберегти з розширенням BAS.

Створення макросів в Microsoft Word. Найпростіший спосіб створення макросу - запис потрібних дій в документі. Записавши послідовність команд один раз, можна буде викликати макрос клацанням мишею, коли потрібно виконати такі ж дії. Для запису макросів необхідно зробити наступне:

• клацнути по стрілці під кнопкою Макросы в однойменній групі на вкладці Вид на стрічці;

• вибрати команду Запись макроса в меню:

• у діалоговому вікні Запись макроса необхідно дати макросу ім'я, а також ввести його опис. Не нехтуйте можливістю дати макросу опис, так як це дуже допоможе надалі, особливо, якщо ви користуєтеся великою кількістю макросів.

Макрос можна буде завантажувати за допомогою кнопок на панелі швидкого запуску або клавіш. Визначити це можна в тому ж діалоговому вікні, натиснувши кнопку або клавішу в області Назначить макрос.

Призначення макросу кнопці. Якщо користувачу зручно буде викликати макрос з панелі швидкого запуску, то слід натиснути кнопку в області Назначить макрос. Потім – у діалоговому вікні необхідно зробити наступне:

• виділити назву макросу в області зліва і натиснути кнопку . Макрос буде додано на панель швидкого доступу;

• щоб змінити коротке ім'я макросу і його значок, необхідно виділити рядок з його назвою в області справа і натиснути кнопку . У вікні Изменение кнопки вибрати відповідний значок для макросу:

• ввести у полі Отображаемое имя ім’я, яке буде показуватися при наведенні курсору на його кнопку;

• натиснути кнопку ОК, щоб підтвердити свій вибір. Значок макросу з'явиться на панелі швидкого запуску:

Призначення макросу клавішам. Багато користувачів вважають за краще використовувати для виконання різних дій поєднання клавіш. Можна призначити комбінацію клавіш макросам, які найбільш часто застосовуєте. Для цього слід зробити наступне:

• у діалоговому вікні Запись макроса натиснути кнопку клавишам у області Назначить макрос;

• встановити курсор у поле Новое сочетание клавиш діалогового вікна Настройка клавиатуры :

• натиснути комбінацію, за допомогою буде викликатись макрос. Зазвичай, зручно використовувати "гарячі" клавіші F1-F12, а також поєднання клавіш Alt і Ctrl з цифрами.

Коли потрібна комбінація клавіш буде підібрана, натиснути кнопку Назначить, а потім - Закрыть.

Коли підготовча робота буде завершена, необхідно перейти, власне, до створення макросу. Після того, як будуть закриті вікна призначення макросу панелі інструментів або клавішам, покажчик миші прийме форму. Тепер можна виконувати необхідні дії, передбачені для подальшого збереження.

Створимо макрос, за допомогою якого можна клацанням мишею застосувати до виділеної ділянки тексту гарнітуру Arial, напівжирний шрифт і розмір шрифту 10.

Для цього, коли з'явиться панель запису макросу, необхідно зробити наступне:

• клацнути по кнопці у вигляді стрілки, спрямованої вниз, у нижній частині групи Шрифт на вкладці Главная:

• у діалоговому вікні Шрифт виберіть шрифт Arial, накреслення - Полужирный, размер – 10;

• натиснути кнопку ОК і зупинити запис. Для цього клацнути по стрілці під кнопкою Макросы в однойменній групі на вкладці Вид на стрічці;

• вибрати команду Остановить запись:

Макрос готовий. Для того, щоб перевірити дію макросу, потрібно відкрити будь-який документ, виділити необхідну ділянку тексту і викликати макрос за допомогою кнопки з панелі швидкого запуску або комбінації клавіш.

Погодьтесь з тим, що форматувати текст, використовуючи макрос, набагато зручніше, ніж будь-яким іншим способом.

Виконувати макроси можна не тільки за допомогою призначеної комбінації клавіш або кнопок на панелі швидкого запуску, але і використовуючи діалогове вікно Макрос. Щоб викликати дане вікно, потрібно натиснути кнопку Макросы в однойменній групі на вкладці Вид на стрічці або натиснути комбінацію клавіш Alt + F8.

У діалоговому вікні Макрос представлений повний список макросів, доступних для виконання. Щоб застосувати один з них, потрібно вибрати його зі списку і натиснути кнопку . Діалогове вікно Макрос дає можливість не тільки завантажувати макроси, але і керувати ними - змінювати і видаляти. Якщо є макроси, які потрібно завантажувати при кожному відкритті Microsoft Word, то можна зробити їх виконання автоматичним. Для цього макрос потрібно назвати AutoExec.

Оскільки всі звичайні для користувачів команди Microsoft Word також є макросами, їх можна виконувати за допомогою вікна Макрос. Щоб побачити їх повний перелік, необхідно вибрати в вікні .

Редагування макросу. Якщо під час записування макросу зроблена помилка, її можна виправити в режимі редактора. Макрос можна редагувати як будь-який документ. При цьому можна видаляти і модифікувати некоректні команди, додавати нові.

Щоб відредагувати макрос потрібно:

• виконати меню Сервис, Макрос;

• вибрати потрібний макрос, а далі клацнути по кнопці . Макрос з’явиться в вікні редактора;

• внести в макрос необхідні зміни: виправити помилки, видалити непотрібні команди і додати нові;

• для збереження змін слід скористатисьь командою File, Save;

• закрити вікно макросу можна командою з системного меню його вікна.

Структура макросу на мові VBA. Будь-який макрос починається рядком Sub Main і закінчується End Sub. ЦІ рядки відмічають початок і кінець макросу, всі інші команди повинні знаходитись між ними.

Команди Word записуються наступним чином: спочатку йде ім’я меню команди, а потім без пробілів ім’я самої команди. Найбільш поширені команди Word і їх еквіваленті в VBA:

Файл, Открыть	FileOpen
Файл, Сохранить как	FileSaveAs
Правка, Отемнить	EditUndo
Вид, Обычный	ViewNormal
Формат, Список	FormatBulletsAndNumbering

Наступним кнопкам панелі інструментів відповідають такі команди VBA:

полужирный	Bold
курсив	Italic
на страницу вниз	PageDown
в начало документа	StartOfDocument
Выравнивание по центру	CenterPara
отступ	Indent

Команда Insert використовується для вставки тексту в документ. При використанні цієї команди будь-яка інформація, яка слідує за командою і та, що розміщена в лапках, буде вставлена прямо в документ.

Створення макросів в Excel за допомогою конструктору. Якщо необхідно виконати багато разів одні й ті самі дії, то цей процес можна автоматизувати за допомогою макросів. Макроси можуть здійснювати широкий спектр завдань від простих обчислень до створення інтерфейсу додатка користувача. Для створення макросів є вбудований засіб - конструктор, який дозволяє всі дії перетворити в макроси.

Розглянемо технологію створення макросів на прикладі макросу, який створює нову робочу книгу, що складається з одного робочого листа Звіт з шаблоном звітної таблиці, яку залишається тільки заповнити за зразком як на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Зразок шаблону для звіту

Для активізації конструктору використовується вкладка Вид, кнопка , . В діалогове вікно, яке з’явилось необхідно ввести ім’я макросу та мету його створення, як на рисунку 10.2.

Рис.10.2. Діалогове вікно Запись макросу

Після натискування на клавішу можна записувати дії до макросу у наступній послідовності:

• виконати , , ;

• вибрати ярлик аркушу Лист 1 цієї книги і в контекстному меню виконати команду Переименовать. Змінити ім’я аркушу на Звіт;

• вибрати комірку а2 і ввести до неї Відділ продаж;

• вибрати комірку А3 і ввести до неї Відділ покупок;

• вибрати комірку А4 і ввести до неї Разом;

• вибрати стовпець А (клацнути по назві стовпця), а потім контекстне меню, , ;

• вибрати комірку В1 і ввести до неї Витрати;

• в комірку В4 за допомогою кнопки ввести формулу =СУММ(В2:В3);

• для створення границь , , ;

• натиснути в рядку стану вікна.

Щоб переглянути макрос, який був створений, необхідно скористатись кнопкою , . Текст створеного макросу на мові VBA показаний нижче:

Sub Звіт()

'

' Звіт Макрос

' Створення робочої книги із звітною таблицею.

Workbooks.Add

Sheets("Лист1").Select

Sheets("Лист1").Name = "звіт"

Range("A2").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Відділ продаж"

Range("A3").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Відділ покупок"

Range("A4").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Разом:"

Range("A2:A4").Select

Selection.Columns.AutoFit

Range("B1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Витрати"

Range("B4").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-2]C:R[-1]C)"

End Sub

Редагування макросу. Створений макрос можна редагувати, спрощуючи його код, надаючи йому інтерактивність. Спробуємо відредагувати тільки-но створений макрос.

Перша інструкція створює новий робочий аркуш. ЇЇ залишимо без змін:

Workbooks.Add.

Наступні інструкції обирають робочий аркуш Лист 1, а потім перейменовують його в Звіт:

Sheets("Лист1").Select

Sheets("Лист1").Name = "звіт".

Ці інструкції можна замінити однією. По-перше, код буде коротшим , а по-друге, він не буде залежити від локальної версії MS Office, тому що доступ до аркушу буде відбуватись не за ім’ям , а за номером: Sheets(1).Name = "звіт".

Перша з наступних двох інструкцій вибирає комірку А2, а друга - вводить в цю комірку значення - Відділ продаж.

Range("A2").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Відділ продаж"

Ці дві інструкції краще замінити однією , яка водить значення безпосередньо в комірку А2: Range("A2").Value = "Відділ продаж".

Наступні 4 інструкції вводять значення в комірки А3 і А4:

Range("A3").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Відділ покупок"

Range("A4").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Разом:"

Замість них можна використати Range("A3"). Value = "Відділ покупок"

Range("A4"). Value = "Разом:"

Перша з наступних двох інструкцій виділяє діапазон А2:А4, а інша автоматично підбирає у обраного діапазону ширину:

Range("A2:A4").Select

Selection.Columns.AutoFit

Ці дві інструкції можна замінити однією: Range("A2:A4").AutoFit.

Наступні дві інструкції, які вводять значення в комірку В2:

Range("B1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Видатки"

Можна замінити однією: Range("B1"). Value = "Видатки".

Перша з двох наступних інструкцій вибирає комірку В4, а друга вводить в вибрану комірку формулу =СУММ(В2:В3) в відносному R1C1 форматі:

Range("B4").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-2]C:R[-1]C)"

Їх можна замінити однією інструкцією, яка вводить безпосередньо в комірку В4 дану формулу в форматі локальної версії:

Range("B4").FormulaLocal = "=СУММ(B2:B3)"

Отже, кінцевий варіант програми на VBA , що міститься між словами Sub і End Sub матиме вигляд:

Sub Звіт()

Workbooks.Add

Sheets(1).Name = "Звіт"

Range("A2").Value = "Відділ продаж"

Range("A3").Value = "Відділ покупок"

Range("A4").Value = “Разом:"

Range("A2:A4").AutoFit

Range("B1").Value = "Видатки"

Range("B4").FormulaLocal = "=SUM(B2:B3)"

End Sub

Призначення макросу об’єкту. Призначимо виклик макросу кнопці. Для цього створимо на панелі швидкого запуску кнопку (через вікно ) .

За допомогою цієї кнопки можна викликати панель . Потім мишею перетягнемо елемент керування Кнопка (button) з панелі керування на робочий аркуш. Після цього натиснемо на неї правою кнопкою та змінимо текст, який відображується на її поверхні з кнопка1 на звіт. Потім з контекстного меню цієї кнопки виберемо команду Назначить макрос. В вікні Назначить макрос объекту виберемо посилання на даний макрос і натиснемо кнопку ОК.

Аналогічно завантаження макросу можна призначити будь-якому графічному об’єкту (автофігурі, малюнку).

Безпека при роботі з макросами. Макроси є не тільки дуже зручним засобом для роботи з програмами пакету Microsoft| Office|, але і не менш зручним засобом перенесення вірусів з одного комп'ютера на іншій. Тому відноситься до макросів, отриманих з невідомих або неперевірених джерел, обережно. Віруси, що містяться в макросах, називаються макровірусами.

Коли необхідно відкрити документ, отриманий по електронній пошті або переданий вам співробітником на ЗНІ, ви можете не підозрювати, що в ньому містяться макроси. Проте програма визначає наявність макросів в документі і повідомляє вас про це. Для цього необхідно встановити відповідний рівень довіри макросам у вікні (вікно ).

Потім у діалоговому вікні

необхідно вибрати один з чотирьох варіантів довіри|довір'я|:

— макроси не відкриваються|відчиняють|;

— при відкритті|відчиняти| документа програма питатиме|запитуватиме|, чи хочете ви запустити макрос;

— відкриваються|відчиняють| тільки|лише| макроси, забезпечені цифровим підписом;

— всі документи, що містять|утримують| макроси, відкриватимуться|відчинятимуть| без запиту.

Створення макросів MS Access. В MS Access крім таблиць, форм, звітів дуже часто використовуються й макроси. Щоб створити макрос в вікні бази даних використовується вкладка , а далі - кнопка. Після цього відкриється вікно макросів :

Макрокоманди, які складають макрос, вводяться в стовбець Макрокоманда.

Макрос для послідовного виконання запитів. Створимо макрос, який послідовно відкриває створені в попередніх роботах запити. Для введення першої макрокоманди потрібно натиснути кнопку розкриття списку макрокоманд і виконати . В нижній частини додати:

Аналогічно можна записати до цього макросу відкриття інших запитів.

Рис.10.3.Вікно макросу в режимі конструктора

Після закриття вікна можна задати ім’я для збереження створеного макросу. Завантажити макрос можна з області переходів в вікні бази даних.

Макрос для виведення даних з бази даних до файлу. Використовуючи команду Вывести ВФормате можна організувати виведення даних з бази даних в файл формату .xls,.rtf,.txt.