Глава 2. Результат внедренияMsSharepoint.

2.1. Результат внедренияMsSharepoint. Внутренний документооборот

MS Sharepoint – набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных продуктах:

• Web SQL Server

• Web SharePoint Designer

• Sharepoint Services

Web SQL Server – база данных, в которой хранится вся информация, пользовательские настройки и документы.

Web SharePoint Designer – отвечает за интерфейс и формы. Именно благодаря этому средству доступно заполнение полей и отсылка к коду.

SharePoint Services – ядро данной системы. Оно соединяет web-формы и базу данных. SharePoint Services – средство формирования алгоритма процедур.

Ниже приведены формы и отчеты, которые разработаны на базе MS SharePoint и призваны облегчить документооборот организации.

На рисунке 2.0 представлена стартовая страница, пользователь подхватывается автоматически после захода в Windows.

Рисунок 2.0 Стартовая страница

На рисунке 2.1 представлена форма ввода информации о потенциаль-ной продаже. Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является возможность одновременного введения различных вариантов «opportunity», возможность уведомления руководителей практик и партнеров о заведенных «opportunity» и о смененном статусе.

Рисунок 2.1 Форма ввода информации о потенциальной продаже - «opportunity»

На рисунке 2.2 представлен аналог документа «Задачи по проектам». Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является наглядное отображение всех открытых задач. Кроме того, задачи могут заноситься одновременно, каждую задачу можно пошагово детализировать до необходимого уровня и отписать о мере ее готовности. Каждый пользователь, заходя под своим логином и паролем, видит лишь тот список задач, к которому он имеет отношение. Либо он их создал, либо отвечает за тот или иной проект.

Рисунок 2.2 Активные задачи

На рисунке 2.3 представлен аналог документа «Календари проектов». Документ отражает периодические работы и имеет преимущество над своим документарным аналогом благодаря оповещениям, не требующим следить за просрочками и упущениями.

Рисунок 2.3 Календарь

На рисунке 2.4 представлен аналог документа «список клиентов на аутсорсинге». Преимуществом веб-формы является автоматическое добавление клиента в данный список после заведения продажи. Не требуется ни заполнение, ни проверка.

Рисунок 2.4 Список проектов

Такие документы, как заявления на отпуск, кадровые документы, расчетные листки и таблицы с остатками отпусков могут автоматически выкладываться на портал в раздел Personal Documents. При этом будет сохранена конфиденциальность, поскольку есть возможность установить связь с базой бухгалтерии, откуда документы и будут попадать в профиль сотрудника. (рисунок 2.5)

Рисунок 2.5 Профиль сотрудника

На рисунке 2.6 представлен список папок с загруженными полезными документами. Основными преимуществами является удобный поиск, и в отличие от сетевого диска показан родитель данного файла, дата загрузки и существует возможность привязки файл к проекту.

Рисунок 2.6 Образование

На рисунке 2.7 представлен аналог «списку выявленных продаж и возможностей». Основными преимуществами является автоматический расчет стоимости бонуса при проставлении счета на оплату (рисунок 2.8), и после того как бонус подтвержден уполномоченным пользователем – поощрение попадает в форму качества работы.

Рисунок 2.7 Список бонусов с продаж

Рисунок 2.8 Форма формирования бонуса с продаж

На рисунке 2.9 представлен аналог документа «Заявка на курьера». Веб-форма требует проставления проекта и после сохранения подгружается в сервис-репорт клиенту.

Рисунок 2.9 Список заявок на курьера

На рисунке 2.10 представлен список документов, отсканированных в систему, требующих добавление атрибутов. В свойствах документу присваивается проект, дата документа и тип документа. На основании этих атрибутов документ распределяется в хранилище.

Рисунок 2.10 Библиотека отсканированных документов

При анализе эффективности внедрения системы оптимизации внутреннего документооборота выделены следующие основные преимущества:

• Одновременный доступ к документам/многопользовательский вход

• Интеграция различных форм между собой, позволяющая минимизировать затраты на заполнения документов

• Уведомление ответственных лиц при заходе в систему об изменениях в документах, которые им нужно проверить

• Распределение и хранение документов в разделах соответствующих проектам, типам и датам документов в Библиотеке отсканированных документов

Проведенные расчеты показали, что эффективность внедрения системы позволила сократить издержки на внутренний документооборот в 1,5 раза. Основными факторами сокращения издержек послужили средства полуавтоматического заполнения форм и ускоренного поиска документов за счет средств их систематизации.