- •Правительство Российской Федерации
- •Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения ms SharePoint. Описание документооборота выбранной компании
- •1.1 Общие понятия документооборота компании
- •1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint
- •1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота
- •1.4 Описание документооборота выбранной компании
- •1.4.1 Внутренние документы
- •1.4.2 Внешние документы
- •1.5 Общие характеристики решения ms SharePoint
- •Глава 2. Результат внедренияMsSharepoint.
- •2.1. Результат внедренияMsSharepoint. Внутренний документооборот
- •2.2. Результат внедренияMsSharepoint. Внешний документооборот
- •Заключение
- •Список использованной литературы
1.4 Описание документооборота выбранной компании
Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и принцип их выполнения будут далее описаны для московского (он же основной) офиса.
На момент прохождения преддипломной практики решение MS SharePoint уже было внедрено. Информация по организации документооборота и типам документов была получена от старших по должности коллег. Некоторые документы были изменены или упразднены.
Описание документооборота поделено на две группы:
Внутренние документы
Внешние документы
Внутренние документы – документы, которые используются только внутри компании и не присылаются/предоставляются клиентам.
Внешние документы – документы, которые компания получила или предоставила клиенту.
Помимо описания документов, будет представлена информация о пользователях/участниках документооборота, жизненном цикле документа и периодичности: процедура может иметь разовый характер или обмен происходит с заданной периодичностью.
1.4.1 Внутренние документы
Документ потенциальных продаж
Документ предназначен для отображения, какие дополнительные услуги, в какой срок и по какой цене могут быть предложены каждому из клиентов (преимущественно клиентам, находящимся на аутсорсинге и имеющим открытый контракт с компанией). Кроме того, документ отражает, кто будет вести предпродажные консультации, продажу, а кто оказывать проданную услугу. После продажи и оказания услуги, в документе ставятся соответствующие обозначения.
|
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик, включая партнеров |
|
Периодичность заполнения: |
Раз в месяц |
|
Жизненный цикл: |
По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется сначала всеми консультантами, работающими на этом проекте, затем сама услуга утверждается руководителем каждой из практик аутсорсинга, а затем цена подтверждается у партнера |
Документ задач по проектам
Документ предназначен для отображения, какие задачи и перед какими сотрудниками стоят по каждому из проектов. Данные задачи могут быть обозначены при начале работы с клиентом (задачи по «сет-апу»), а впоследствии дополняются по мере поступления новых запросов или самостоятельной продажи дополнительных услуг. Документ отражает, для какой практики стоит задача и срок ее выполнения. После выполнения задачи, в документе ставятся соответствующие обозначения.
|
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик |
|
Периодичность заполнения: |
Ежедневно |
|
Жизненный цикл: |
По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами, в случае изменения условий задачи вносятся правки. По мере готовности задач консультанты ставят соответствующие обозначения. Данный документ проверяется руководителем практики на еженедельных планированиях. |
Календари проектов
Документ предназначен для отображения периодичных работ по данному проекту с указанием в какое время задача должна быть выполнена, в какое время проверена (если нуждается в проверке) и когда ответ по задаче должен быть направлен клиенту.
|
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля |
|
Периодичность заполнения: |
При «сет-апе» клиента и в случае изменения его бизнес-процессов |
|
Жизненный цикл: |
По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами. Контроль за исполнением и реальностью данного документа лежит на сотрудниках внутреннего контроля. Они периодически проверяют данный документ во избежание просрочек и упущений. |
Список клиентов на аутсорсинге
Документ включает в себя весь список проектов на аутсорсинге с указанием практик, обслуживающих клиента, а также особенностей компании и ее характеристик. Данный документ используется для тематических рассылок, для сверки подачи документов в государственные органы, например, уведомления в ФМС, подача налоговой отчетности, проверки проведения обязательных собраний участников обществ по итогам финансового года и т.д.
|
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля, сотрудники PR отдела |
|
Периодичность заполнения: |
При появлении нового клиента |
|
Жизненный цикл: |
Данный документ заполняется консультантам и проверяется внутренними контролерами. Впоследствии данный документ используется консультантами, сотрудниками внутреннего контроля и PR отдела для сверки списка компаний. |
Заявление на отпуск
Документ представляет собой заявление на отпуск от сотрудника на имя генерального директора.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
Практически ежедневно |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудник пишет заявление и отдает/высылает директору. После подписания документа директором, заявление отправляется в бухгалтерию и хранится там. |
Прочие кадровые документы
Могут быть как приказы, так и дополнительные соглашения к договору или прочие кадровые документы.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
Еженедельно |
|
Жизненный цикл: |
Бухгалтерия создает кадровые документы и присылает/приносит сотрудникам под роспись. После подписания, документы отправляются в бухгалтерию, и хранятся там. |
Расчетные листки и таблицы с остатками отпуска
Это бухгалтерские отчеты, высылаемые отдельно каждому сотруднику, которые отражают, как была рассчитана заработная плата за каждый месяц, а также сколько осталось дней неиспользованного отпуска.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
Еженедельно |
|
Жизненный цикл: |
Бухгалтеры формируют данные отчеты и высылают сотрудникам на почту, сотрудники смотрят данные отчеты и в случае несогласия задают вопросы. |
Документы для обучения
Это документы, которые лежат на сетевом диске и являются примерами составленных ранее консультаций, которые используются в качестве шаблонов или обучающие файлы, которые отражают, как следует выполнять различные задачи.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
Еженедельно |
|
Жизненный цикл: |
Данные документы выкладываются руководителями практик или партнерами по итогам удачно составленной консультации или описания оптимального выполнения различных задач. Впоследствии консультанты ищут и просматривают данные документы для использования в работе. |
Список разовых продаж
Документ предназначен для отражения, какие клиенты пришли в компанию на разовые консультации, а также тема консультации и срок ее выполнения. Впоследствии с данными клиентами назначается дополнительная встреча и выдвигается коммерческое предложение.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления запросов на консультации |
|
Жизненный цикл: |
Руководители практик или партнеры вносят в документ консультацию и обозначают сроки ее выполнения, консультант выполняет задачу и отчитывается перед руководителем практики. После получения оплаты, партнеры назначают встречи с клиентами из списка и по итогам встречи заносят туда ее результаты. |
Тайм репорт
Документ заполняется на основе работы проделанной в течение дня, для ее последующего анализа и включения в отчет для клиента.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик |
|
Периодичность заполнения: |
Ежедневно |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники вносят все проделанные работы в документ, который впоследствии используется при составлении отчета (Сервис репорта) клиенту. Данный отчет заполняется руководителем практики и высылается клиенту. Данные в тайм репортах анализируются административным отделом для расчета рентабельности проектов и эффективности работы сотрудников. |
Документ качества работы
Документ заполняется на основе отзывов от клиентов, а также включает в себя отзывы внутреннего контроля и наличие штрафов от государственных органов или контрагентов клиента, если таковые имеются.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, клиентская служба, внутренний контроль |
|
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
|
Жизненный цикл: |
Клиентская служба и внутренний контроль получают данные для заполнения документа и поочередно вносят их. По итогу, документ оценивается руководителями практик и представляется консультанту для ознакомления. Консультант может обжаловать у руководителя некоторые из пунктов. |
Список лично проведенных продаж и выявленных возможностей
Документ заполняется на основе продаж и выявленных возможностей для потенциальных продаж, которые консультант провел без помощи руководителя практики или партнеров. Он включает в себя список дополнительных услуг, вклад консультанта и информацию об оплате. Кроме того, в нем содержится информация о плане продаж, и насколько сотрудник его выполнил. На основании данных документов административная служба заполняет таблицу поощрений сотрудника.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба |
|
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
|
Жизненный цикл: |
Консультант заполняет документ и отправляет руководителю практики на проверку. После исправленных замечаний и/или одобрения документа руководитель сообщает об этому административной службе, которая занимается заполнением таблицы поощрений сотрудников. |
Таблица поощрений сотрудников
Документ содержит поощрения и штрафы сотрудника, а также причины их получения.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба |
|
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
|
Жизненный цикл: |
Административная служба заполняет данный документ и представляет консультанту и руководителю практики для ознакомления. Консультант может обжаловать некоторые из пунктов. |
Список ИТ задач
Документ содержит внутренние задачи для ИТ отдела, которые добавляют сотрудники.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления задач |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ задачи, которые необходимо выполнить, а также срок и важность. По итогам выполнения ИТ отдел отчитывается в документе о результате. |
Заявка на курьера
Документ содержит дату, место, срочность заказываемого курьера и проект, для которого это понадобилось.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на курьера и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает курьера и проставляет статус поездки. |
Заявка на канцелярские товары
Документ содержит тип, срочность, количество заказываемой продукции.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на канцелярские товары и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает канцелярию и проставляет статус. |
Документ доступа к проектам на сетевых дисках и в бухгалтерские базы (для сотрудников финансового аутсорсинга)
Документ представляет собой список сотрудников и их доступ к указанным выше данным.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на открытие доступа к тем или иным данным, а затем сотрудники внутренней ИТ поддержки связываются с руководителем практики и в случае одобрения проставляют доступ. |
Прочие внутренние документы используются реже или не включают в себя взаимодействие нескольких сотрудников, поэтому не были использованы для показа оптимизации.