- •Правительство Российской Федерации
- •Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения ms SharePoint. Описание документооборота выбранной компании
- •1.1 Общие понятия документооборота компании
- •1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint
- •1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота
- •1.4 Описание документооборота выбранной компании
- •1.4.1 Внутренние документы
- •1.4.2 Внешние документы
- •1.5 Общие характеристики решения ms SharePoint
- •Глава 2. Результат внедренияMsSharepoint.
- •2.1. Результат внедренияMsSharepoint. Внутренний документооборот
- •2.2. Результат внедренияMsSharepoint. Внешний документооборот
- •Заключение
- •Список использованной литературы
1.4.2 Внешние документы
Документ коммерческого предложения клиенту
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты |
|
Периодичность заполнения: |
По мере запроса на предложение |
|
Жизненный цикл: |
На основании входных данных, полученных от клиента, партнер или руководитель практики отправляет консультанту драфт с вводными данными, консультант заполняет пропоузал по шаблону, находящемуся в документах для обучения и отправляет промежуточный вариант руководителю практики. После комментариев консультант дорабатывает предложение и высылает его клиенту. В дальнейшем по данному предложению идет переписка между консультантом и клиентом. |
Сервис-репорт
Это заполняемый на основе тайм-репортов отчет клиенту, в котором указывается количество часов, затраченных на разовый проект или в месяц и сумма к доплате, если цена не была зафиксирована.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты |
|
Периодичность заполнения: |
Ежемесячно |
|
Жизненный цикл: |
На основании тайм-репортов, полученных от консультантов, руководитель практики готовит сервис-репорт. Данный отчет проверяется клиентской службой и отправляется клиенту вместе со счетом (если цена не была зафиксирована). |
Договор с клиентом
Договор с клиентом заполняется на основании принятого предложения.
|
Участники документооборота: |
Консультанты юридической практики, партнеры и клиенты |
|
Периодичность заполнения: |
По мере принятия предложений |
|
Жизненный цикл: |
После принятого предложения, партнер присылает его консультанту, который заполняет договор и отсылает руководителю практики на проверку. После проверки договор высылается клиенту на подписание. |
Отчеты клиенту
Это могут быть как отчеты практик аутсорсинга, так и разовые консультации.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, руководители практик |
|
Периодичность заполнения: |
По запросу (обычно ежемесячно) |
|
Жизненный цикл: |
Консультанты различных практик отправляют отчеты руководителям, они их проверяют и возвращают консультантам. После проверки консультанты отправляют отчеты клиентам. |
Документы, закрывающие сделку с клиентом
Обычно это акты о выполненных услугах и счета-фактуры.
|
Участники документооборота: |
Бухгалтерия, клиентская служба, клиент |
|
Периодичность заполнения: |
Ежемесячно для проектов аутсорсинга и еженедельно по разовым консультациям |
|
Жизненный цикл: |
На основании сервис репортов, получаемых от клиентской службы, бухгалтерия выставляет счета и закрывающие документы. Затем данные документы пересылаются клиентской службе, которая в свою очередь отправляет их клиенту. |
Документы, полученные от клиента
Данная группа документов характерна в основном для практики финансового аутсорсинга, которые ведут учет компаний. Это могут быть акты, договоры, товарные накладные, счета и прочие документы клиента. В зависимости от типа документа клиент ожидает от работников финансового аутсорсинга различных действий. Например, для договоров и регистрационных документов это проверка и хранение, для счетов - это оплата, а для документов закрывающих сделки – проведение их в учете.
|
Участники документооборота: |
Консультанты финансового аутсорсинга, клиенты |
|
Периодичность получения: |
Ежедневно |
|
Жизненный цикл: |
Консультант либо принимает присланные документы и выполняет задачу, а после хранит документы и сортирует, либо возвращает документы клиенту в связи с не-корректностью. |
Документы, полученные от поставщика
Это могут быть счета, договоры, документы, закрывающие сделки.
|
Участники документооборота: |
Административная служба, бухгалтерия, директор |
|
Периодичность получения: |
Ежедневно |
|
Жизненный цикл: |
Административная служба получает документы от поставщиков, передает их бухгалтерии и, в случае необходимости, документы отправляются на исправление административной службе, которая возвращает их поставщику, либо они подписываются у директора. |