Правительство Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Факультет бизнес-информатики

Кафедра инноваций и бизнеса в сфере информационных технологий

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

На тему «Использование решения MS SharePoint для оптимизации документооборота организации»

Студент группы 122ББИ

Назаров Дмитрий

Владимирович

Научный руководитель

доцент, к.т.н. Авдеева

Зинаида Константиновна

Москва, 2016 г.

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения MS SharePoint. Описание документооборота выбранной компании 6

1.1 Общие понятия документооборота компании 6

1.2 Описание компании, в которой внедряется решение Microsoft SharePoint 7

1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота 8

1.4 Описание документооборота выбранной компании 10

1.4.1 Внутренние документы 11

1.4.2 Внешние документы 19

1.5 Общие характеристики решения MS SharePoint 21

Глава 2. Результат внедрения MS Sharepoint. 24

2.1. Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот 24

2.2. Результат внедрения MS Sharepoint. Внешний документооборот 32

Заключение 37

Список использованной литературы 38

Введение

Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой открывает свой бизнес или занимается частной практикой, в любом случае он становится частью глобального экономического пространства, внутри которого происходит обмен товарами, услугами, информацией и знаниями. Сначала этот обмен происходил на словах, следовал за рукопожатием или обещанием, но с течением времени и ростом законодательной составляющей, бюрократии, да или просто количеством сделок или действий, документов стало все больше и больше. Да, в эпоху информационных технологий под словом документы редко понимается кипа бумаг на столе или в шкафу, информация все чаще хранится в электронном виде.

Однако даже хранение, обработка и получение нужных электронных документов занимает немалое количество времени, а соответственно и средств. Данная проблема особенно актуальна в крупных компаниях или в пусть даже небольших организациях, но с активным документооборотом.

В условиях современной конкуренции, которая преобладает на рынках развивающихся и развитых стран (куда также входит Российская Федерация), добавленная стоимость продаваемых товаров и услуг далеко не в разы превышает себестоимость, а в условиях экономического кризиса и в совокупности с возросшей стоимостью импортных составляющих и подавно. Как следствие, компании стараются оптимизировать свои производственные процессы и сокращать издержки.

Данная работа посвящена анализу и применению решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота организации, на примере консалтинговой компании «Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг».

Целью данной работы является изучение типов документов и системы для оптимизации документооборота MS SharePoint, описание и анализ документооборота выбранной компании. На основании изученных данных, показать и проанализировать измененный документооборот компании после внедрения Microsoft SharePoint.

В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:

• Исследовать документооборот консалтинговой компании «Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг»

• Описать Microsoft SharePoint в качестве решения для оптимизации документооборота

• Описать и проанализировать процесс документооборота после внедрения Microsoft SharePoint

• Описать и проанализировать процесс документооборота после создания внешнего облачного портала, базированного на SQL Server решения Microsoft SharePoint

• Оценить эффективность документооборота после внедрения Microsoft SharePoint в совокупности с взаимодействием с облачным порталом

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

В первой главе описывается теоретико-методологическая база для внедрения MS SharePoint: раскрываются общие аспекты документооборота компании, ее функциональные особенности и актуальность выбранной темы в разрезе компании.

Глава первая также содержит детальную основу для проведения анализа документооборота – перечень используемых документов в компании Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг, с указанием субъектов документооборота, периодичности и жизненного цикла документов.

Во второй главе приводится описание конкретных проектных решений на базе MS SharePoint , направленных на улучшение системы документооборота организации.

В первой части второй главы описываются разработанные веб-формы внутреннего портала на базе MS SharePoint, проводится анализ и сравнение данных форм с предшествующим внутренним документооборотом организации.

Во второй части второй главы описано использование MS SharePoint для создания внешнего облачного портала, находящегося на удаленном сервере. Также в главе представлены разработанные формы перпективного портала и их влияние на эффективность внешнего документооборота компании.

Конечной целью данной работы является проектирование и разработка внутреннего и облачного функционала MS SharePoint и оценка его влияния на эффективность документооборота компании.