E_A_Lopatnikova_Deloproizvodstvo_Obraztsy_dok

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

70

Номенклатура дел

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации*

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

Дата

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

71

Глава IV. Документы службы делопроизводства

Форма номенклатурыдел структурного подразделения организации*

Наименование организации Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№

(место составления)

На год

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от №

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

72

Формирование и хранение дел предприятия

5. Формирование и хранение дел предприятия

Общие положения

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не бо­ лее 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома. Номер тома указывается в заголовке дела, например: «Входящая кор­ респонденция. Т. I».

Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т д. Прин­ ципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип си­ стематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, неза­ висимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соот­ ветствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их дажровкой. Различают две формы брошюровки — правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т. е. последний документ под­ шивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот— левая. Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюров­ ки документов постоянного и долговременного хранения используют­ ся папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вклады­ вать и изымать документы.

На обложке каждого дела указывают названия вышестоящей орга­ низации, данного учреждения и его структурного подразделения, а так­ же номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество лис­ тов, срок хранения.

Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В нача­ ле каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера лис­ тов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.

Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенк­ латуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листокзаместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня.

73

Глава IV. Документы службы делопроизводства

Взависимости от значимости документов устанавливаются следу­ ющие сроки хранения: 1, 3, 5, 10, 15» 50, 75 лет и постоянно. Докумен­ ты, поступающие из вышестоящих органов, хранятся, как правило, до истечения их актуальности или до замены их новыми.

Впроцессе работы все документы можно подразделить на три фуппы:

• предназначенные для архивного хранения;

• подлежащие уничтожению;

• необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения и подготовки документов к архив­ ному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, орга­ низации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как пра­ вило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секре­ тарь-референт Определение конкретных сроков хранения дел и докумен­ тов производится на основе создаваемых министерствами и ведомствами перечней, которые проходят экспертизу в Архивной службе РФ (основу ведомственных перечней составляют перечни типовых документов и ти­ повых номенклатур дел). Если ведомственный перечень отсутствует, сле­ дует руководствоваться, в частности. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ ков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г

Дата

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда №

(название фонда)

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

74

Формирование и хранение дел предприятия

Дата

75

Глава IV. Документы службы делопроизводства

Внутренняя опись

В случае необходимости (т. е. если заголовок дела не раскрывает со­ держание документов или если в деле содержится специфичная доку­ ментация — секретная, особо ценная и т. д.) для документов постоянно­ го и долговременного (свыше 10 лет) хранения лицо, ответственное за документы, составляет внутреннюю опись.

Форма внутренней описи документов дела *

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. №

Дата

Лист-заверитель дела

Дела, предназначенные для архивного хранения, необходимо оформ­ лять дополнительно. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруют арабскими цифрами. На пронуме­ рованную единицу хранения составляют лист-заверитель, или заверительный лист, который подшивают в конце дела (в картотеках заверительную запись делают на чистой карточке, которую помещают в конце). В заверительном листе указывают количество листов в деле, особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. Его подписывает сотрудник, проводивший нумерацию листов в деле.

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

76

Формирование и хранение дел предприятия

Дата

Опись дел

На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют, как правило, на документы од­ ного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер. В случае, если в опись вносятся доку­ менты за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись подписывается составите­ лем и председателем экспертной комиссии (ЭК) предприятия, а затем она согласовывается и утверждается ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного фонда.

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

77

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

78

Формирование и хранение дел предприятия

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации от №

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы

архивов организаций.

79