E_A_Lopatnikova_Deloproizvodstvo_Obraztsy_dok

Глава III. Информационно-справочные документы

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Прото­ колы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важ­ ных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы простав­ ляются на левом поле документа).

Протокол датируют тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольки)( дней, то через тире указывают даты его начала и окончания.

До сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде ко­ пии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНО­ ВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Существует два вида протоколов:

—полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен

вписьменном виде, то текст доклада прилагается);

—краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно,

ав разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступив­ ших. Возможен также вариант краткой формы, включающий в себя только сведения о председателе и секретаре, количество участников, пе­ речень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решени11.

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

Формы протоколов

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

собрания производственного отдела

Председатель:

(Ф.И.О.)

Секретарь:

(Ф. И.О.)

Присутствовали:

(должности, Ф. и. о.)

Приглашенные: _

(должности, Ф. и. о.;

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1.

1. СЛУШАЛИ:

(текст доклада прилагается)

30

Общество с ограниченной ответственностью (наименование общества)

ПРОТОКОЛ

общего собрания учредителей

Председатель:

(Ф.И.О.)

Секретарь:

(Ф. и.о.)

Присутствовали учредители:

ООО, в лице Генерального директора

действующего на основании Устава.

31

Глава III. Информационно-справочные документы

ПОВЕСТКАДНЯ"

1. О создании Общества с ограниченной ответственностью

ветственного за оформление и подготовку документов на регистрацию эс

1.ОЛУШАЛ И:

Осоздании Общества с ограниченной ответственностью

(наименование)

Голосовали: за - единогласно.

2. СЛУШАЛИ:

Об утверждении Устава и заключении Учредительного договора

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить Устав и заключить Учредительный договор ООО

(наименование)

Голосовали: за - единогласно.

3. СЛУШАЛИ:

Об избрании Генерального директора

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать Генеральным директором

32

Протоко.1

4. СЛУШАЛИ:

Об определении размера уставного капитала

который вносится денежными средствами и распределяется следующим

К моменту государственной регистрации Общества оплачено 50 % уставно­

го капитала. Остальные 50 % оплачиваются в течение года с момента госу­ дарственной регистрации Общества.

Голосовали: за - единогласно.

ПОСТАНОВИЛИ:

Определить местом нахождения Общества следующий адрес:

6.СЛУШАЛИ:

Опроведении регистрации учредительных документов

Голосовали: за - единогласно.

33

Глава III. Информационно-справочные документы

ственного за оформление и подготовку документов на регистрацию эскиза

Назначить ответственным за оформление и подготовку документов на ре­

собрания производственного отдела

Председатель:

(Ф.И.О.)

Секретарь:

(Ф.И.О.:

Общее количество сотрудников:

Присутствовали:

(Ф. и. О., количество)

Кворум соблюден.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

34

полный, неполный, неверный (подчеркнуть)

полный, неполный, неверный (подчеркнуть)

полный, неполный, неверный (подчеркнуть)

полный, неполный, неверный (подчеркнуть).

полный, неполный, неверный

(подчеркнуть)

35

Глава III. Информационно-справочные документы

по специальности

(указать какой) Замечания, предложения аттестационной комиссии_

Замечания, предложения аттестуемого специалиста.

36

Акт

2. Акт

Актдокумент, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов. Зачастую в соот­ ветствии со специальным распорядительным документом, подписан­ ным руководителем предприятия, для составления акта создают спе­ циальную комиссию.

Важнейшей задачей при составлении акта является правильное от­ ражение фактического состояния дел. Основой акта могут служить чер­ новые записи, которые члены комиссии ведут во время работы, фик­ сируя количественные показатели и другие основные сведения.

Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Состав­ ление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицирован­ ных форм, утвержденных Госкомстатом России*. В других случаях акт оформляется на обихем бланке организации и содержит следующие ос­ новные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организа­ ции), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.

Текст акта состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части акта указывают основания его составления (рас­ поряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т. д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном по­ рядке) и инициалы).

Основная часть содержит установленные факты и описание проделан­ ной работы, X е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т. д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдель- н>'ю - заключительную — часть. Основная часть может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.

После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтере­ сованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.

Об исполнении обязательств по договору

Участник вновь образованного 0 0 0

(наименование)

в лице Генерального директора

(Ф. И.О.]

*Осо6еннести оформления таких актов рассмотрены в других главах настоя­ щего издания.

37

именуемая в дальнейшем Исполнитель, - с другой стороны, составили на­

стоящий Акт о нижеследующем:

- оказание услуг по государственной регистрации и постановке на нало­ говый и иные виды учета 0 0 0 ;

- представление интересов Заказчика в регистрирующем органе, нало­ говых и иных органах по вопросам, связанным с государственной регистра­ цией Заказчика и постановкой его на налоговый учет.

2.Заказчик не имеет претензий к качеству оказанных услуг.

3.Заказчик полностью выполнил свои обязательства по оплате услуг Ис­

38

Письмо

3. Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию доку­ ментов, которые служат для обмена информацией между организация­ ми и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, посредством факсимильной связи и т. п.

В большинстве случаев объем письма не превышает одной страни­ цы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две час­ ти - вводную и основную. Он должен быть понятным и лаконичным.

Во вводной части объясняются причины составления письма (опре­ деленные факты, события); если поводом для написания послужил до­ кумент, необходима ссылка на него. В основной части излагается суще­ ство вопроса. В некоторых случаях можно выделить и третью, так на­ зываемую заключительную, часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т.д.).

Как правило, письма составляются в двух экземплярах, первый из которых сначала регистрируется в журнале исходящих документов, а затем отправляется адресату; второй же (копия) хранится в деле.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

•гарантийное письмо;

•информационное письмо;

•сопроводительное письмо;

•письмо-извещение;

•пксьмо-приглашение;

•письмо-подтверждение и т. д.

Гарантийное письмо — служебное письмо, которое содержит обяза­ тельство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки постав­ ки, выполнение работы и др.

Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес кор­ респондента с использованием обязательного юридического стандар­ та: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем». При этом обя­ зательно указываются банковские реквизиты.

Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

39