2. Өріс типтері және қасиеттері

Access мәліметтер қорын басқару жүйесінде төмендегідей өріс типтері қолданылады:

1. Мәтіндік. Мәтіндік тип 255-ке дейінгі альфавитті-цифрлық мәліметтерді енгізу үшін қолданылады. Көбінесе қасиеті көрсетілмеген өрістерге көп қолданылатын қасиет ретінде беріледі. Мысалы: өріс аты «тегі және қызметі» болса;

2. MEMO өрісі. Ол 65535 символға дейінгі үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған өріс. Ол ашық өріс, онда ескертулер, түсініктемелер жазылады;

3. Сандық. Нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі. Мысалы: өріс аты «дәрі-дәрмектің саны» болса;

4. Күні/уақыты. Күн және уақытты көрсетуге арналған. Мысалы: өріс аты «туылған күні» болса;

5. Қаржылық. Қаржылық шаманы жазу үшін қолданылады. Мысалы: өріс аты «құны және бағасы» болса;

6. Санауыш – жазбаларды ретпен нөмірлеуге арналған. Ол автоматты түрде толтырылып отырылатын, нақты мағына бермейтін, кесте бастамасы ретінде қолданылатын өріс;

7. Логикалық. Логикалық мән (ақиқат немесе жалған) қабылдауға арналған тип.

8. OLE объектісі - объектілер орналастыруға болатын өріс. OLE объектісіне файл қоюға болады.

9. Гиперсілтеме. Гиперсілтеме өрісі интернеттің Web объектілерінің URL адрестерін сақтайтын арнайы өріс.

Енді өрістің қасиеттеріне тоқталайық. Кез-келген өрістің атауы болады. Ол әдетте кесте бағанының тақырыбы ретінде қолданылады. Өріс типі берілген өріске енгізілетін мәліметтердің типін анықтайды. Өріс өлшемі мәтіндік өрістің максимальды ұзындығын анықтайды. Мәліметтерді енгізу форматын өріс форматы анықтайды.

Енгізу маскасы мәліметтерді өріске енгізетін форманы анықтайды, мәліметтерді енгізуді автоматтандырады. Ол мәліметтерді енгізуді жеңілдету үшін пайдаланылады. Енгізу маскасындағы # символы бос орын міндетті емес екенін білдіреді. Формада немесе басылымда өрістің жанына жазу жазуға, яғни қолтаңба қалдыруға болады. Жаңа жазба құрғанда өріске автоматты түрде енгізілетін мәнді үнсіз қабылданатын мән деп атайды. Пайдаланушы әрекетін шектеу үшін мәнге шарт қою қажет. Өрістің типіне сәйкес емес мән бергенде экранға қате туралы мәлімет жазылады. Өрістің мәнін міндетті түрде енгізуді талап ету үшін оны міндетті өріс ретінде көрсету керек. Бос жолдар енгізуге рұқсат ету үшін бос жолдар қасиетін пайдаланамыз. Индексті өріс деректерді іздеу және сұрыптауды тездетеді.

Ms Access программасының негізгі объектілері

MS Access мәліметтер қорын басқару жүйесінің негізгі объектілеріне кесте, сұраныс, есеп беру, қалып, макрос, модуль жатады.

Кесте объектісі мәліметтерді сақтау үшін қолданылады. Әр кестеде әртүрлі субъект жайлы ақпарат болады. Мәліметтер қорының кестесін бес түрлі режимде құруға болады:

1. Кесте режимі өрістердің атауларын өзгерте отырып, оған мәліметтерді енгізуге мүмкіндік береді. Өрістің типі автоматты түрде анықталады. Символдық және сандық мәліметтерді енгізуге тиімді. Бірақ, уақыттық және логикалық мәліметтерді енгізуде қиындықтар туындауы мүмкін.

2. Конструктор режимі өрістің атауын, типін және форматын өзгертуге мүмкіндік береді. Конструктор режимінде кестені құру кезінде мәліметтерді енгізу мүмкін емес. Конструктор режимде кесте құрылымына өзгертулер жасалады, өрістің түрі таңдалады.

3. Кесте шебері режимі дайын нұсқалардан өріс атауларын таңдауды ұсынады.

4. Кестені кірістіру (импорттау) режимі қандай да бір мәліметтер қорынан дайын кестенің көшірмесін алуды ұсынады.

5. Кестемен байланыс режимінде жұмыс жасау үшін дайын кестенің адресін көрсету керек.

Access режимдері бас менюдің Вид пункті арқылы ауысады. Кестені біріктіру кезінде түсініктеме жазылады. Кестеде мәліметтерді бір өрістен екінші өріске орнын ауыстыру үшін Tab пернесі қолданылады. MS Аccess мәліметтер базасында есептеулердің нәтижелерін бейнелеу үшін өрнектерді тұрғызушыны (Построитель выражений) қолданылады.

Microsoft Access мәліметтер қорында кестелердің арасында байланыс орнатуға болады. Ол үшін «Мәліметтер схемасы» терезесі қолданылады. Мәліметтер схемасының міндеті: кестелер мен олардың арасындағы байланыстарды бейнелеу.

Сұраныс басқа кестелерден алынған өрістерден виртуалды кестелерді құруға мүмкіндік береді. Сұраныс (запрос) деп қандай да бір шарт бойынша мәліметтерді іріктеп алатын объектіні айтады. Ол мәліметтерді іздестіру үшін қолданылады. Мысалы, өте жақсы оқитын студенттерді анықтау.

Сұранысты конструктор режимінде құру терезесі екі бөліктен тұрады. Терезенің жоғарғы жағында мәліметтер таңдалатын кестелердің арасындағы байланыстар бейнеленеді. Терезенің төменгі жағына кесте өрістері, таңдау шарттары мен есептеу формулалары енгізіледі. Терезенің жоғарғы жағында тышқанның оң жақ пернесін басу арқылы тізімге кесте қосуға болады. Кестені алып тастау үшін Delete пернесі қолданылады.

Қалып(Форма) дегеніміз мәліметтерді экранда бейнелеу және оларды басқаруға қолданылатын құрал. Форма көмегімен мәліметтерді қарап шығуға, талдауға, бірнеше кестелердің мәліметтерін өзгертуге, сұрыптауға, қорытындыларды есептеуге болады. Формада суреттер, графиктер, мәліметтерді өңдеу үшін қазақ тілінде жазылған процедуралар және басқа да объектілер болуы мүмкін. Форма режимінде оң жақ бағыттауыш жұлдызша батырмасын шерткенде жаңа жазба құрылады.

MS Access программасында қалып (форма) құрудың бірнеше тәсілі бар:

1. Конструктор көмегімен қалып құру кезінде пайдаланушы оған кез-келген компоненттерді енгізе алады.

2. Қалыптар шебері бір немесе бірнеше кестелерден өрістерді таңдауды ұсынады.

3. Автоқалып – қалыптың ең қарапайым түрі. Мұнда кесте өрістері тіктөртбұрышты облыс түрінде бейнеленеді. Автоқалып түрлері: бағана бойынша, ленталық және кестелік.

4. Диаграммада мәліметтер диаграмма түрінде бейнеленеді.

5. Құрама кестеде мәліметтер бірнеше кесте негізінде алынады.

Белгілі бір оқиғаға жауап беру үшін, бірнеше әрекетті құрылымды көрсететін объект макрос деп аталады. Ол бір әрекетті құрылымды түрде сипаттайтын және бірнеше амалдарды бір процедураға біріктіретін команда. Макростың әрбір жұмысы макрокомандалармен жүзеге асады. Макростарды құру үшін керекті макрокомандаларды беру және параметрлерін енгізу қажет.

Модульдер – Visual Basic тілінде жазылған программалық процедуралар.

Белгілі бір шарт бойынша жазбаларды іріктеу тәсілі сүзгі (фильтр) деп аталады. Мәліметтерді сүзгіден өткізу міндеті: таңдаудың жалпы шарттарын қанағаттандыратын жазу топтарын табу. Мысалы: мәліметтер базасының «фамилия» өрісіндегі «к» әрпінен басталатын тұрғындардың фамилияларын іріктеп алу шарты - к*. Егер «жасы» өрісіндегі 100 жастан асатын тұрғындарды іріктеу қажет болса, онда 1?? шарты жазылады.

Тізімді қандай да бір сипаттамасы бойынша белгілі бір ретпен орналастыру операциясы сұрыптау деп аталады. Сұрыптау екі бағытта жүзеге асады: өсуі және кемуі бойынша. Мысалы, топ журналындағы студенттер фамилиялары өсу реті бойынша сұрыпталған.