Уокенбах Формулы в Excel

бой часы, заключить в квадратные скобки. Применение данного формата к ячейке В9 позволит правильно отобразить сумму значений времени:

[ч]:мм

Рассмотрим другой пример расчета времени. На следующем рабочем листе (рис. 6.9) отслеживаются нормативные и сверхурочные часы, отработанные в течение недели.

Дата начала работы введена в ячейку D5. Столбец В содержит формулы, которые вычисляют дни недели, соответствующие каждой дате. Таким образом, определяются рабочие дни недели. Отработанное время вводится в диапазон ячеек D8 :G14. Следующий столбец — Н, содержит формулы, которые вычисляют общее количество часов, отработанное за каждый день. Например,формула, содержащаяся в ячейке Н8,выглядит следующим образом:

Рис. 6.9. Примеррабочей книги для расчета времени,отработанного слуэюащилш

В первой части данной формулы определяется количество часов, отработанных служащими до обеда. Время, содержащееся в столбце D, вычитается из времени в столбце Е. Вторая часть формулы вычисляет часы, отработанные после обеда: столбец F вычитается из столбца G. Функция ЕСЛИ используется для того, чтобы учесть в расчете различные сдвиги во времени начала смены. Например, один из служащих может начинать работу в 10:00 РМ, соответственно с перерывом на обед в 2:00 AM. Имейте в виду, что без функции ЕСЛИ формула может возвращать отрицательный результат.

Следующая формула, введенная в ячейку HI7, подбивает итог по столбцу Ни вычисляет общее количество часов, отработанных в течение недели.

=СУММ(Н8:Н14)

В этом примере принята 40-часовая рабочая неделя. Поэтому все часы, отработанные сверх 40 часов, рассматриваются как сверхурочные часы. Ячейка, отображающая сверхурочное время, не отображена на рис. 6.9. Эта ячейка вычисляет установленное нормами количество рабочих часов в неделю, используя следующую формулу:

=1+ВРЕМЯ(16;0;0)

Данная формула возвращает значение 40 : 00, то есть 24 часа плюс 16 часов. Однако, если стандартная рабочая неделя в расчетах пользователя содержит более или менее 40 часов, эта формула может быть изменена в соответствии с частными условиями.

Следующая ячейка (Е18) содержит формулу, которая вычисляет нормативные часы. Формула возвращает меньшее из двух значений, введенных в качестве аргументов: общее, установленное стандартами, количество часов или сверхурочные часы.

=МИН(Е17;Overtime)

И, наконец, последняя формула, содержащаяся в ячейке Е19, вычитает нормативные часы из общего количества отработанных часов и возвращает количество сверхурочных часов:

=Е17-Е18

Все значения времени в диапазоне ячеек Е17 :Е19 отображают время, превышающее 24 часа, поскольку используют собственный числовой формат:

[ч]:мм

Определение разницы между двумя временными значениями

Поскольку Excel позволяет преобразовать значение времени в числовой формат, мы можем легко вычитать более ранее время из более позднего, определяя таким образом разницу во времени. Например, если ячейка А2 содержит значение времени 5:30:00, а ячейка В2 — 14:00:00, то следующая формула возвратит значение времени 08:30:00, то есть разница во времени составляет 8 часов 30 минут:

=В2-А2

Если же разница во времени отрицательная, что является недопустимым результатом, Excel отображает несколько знаков "решетки" (#######), поскольку при отсутствии даты точка отсчета времени — это 0. Отрицательное время, соответственно, означает отрицательное числовое значение, что само по себе уже недопустимо.

В том случае, если направление вычитания времени не имеет для пользователя никакого значение, можно использовать функцию ABS, которая возвращает абсолютное значение:

=ABS(B2-A2)

Проблема "отрицательного времени" часто возникает при вычислении разницы между более ранним и более поздним временем. Вернемся к задаче вычисления количества отработанных часов. Чтобы определить его, достаточно просто вычесть начальное время работы из конечного времени. Это не представляет никакой проблемы, если два этих значения приходятся на один и тот же день. Но как быть, если рабочее время начинается незадолго до конца текущих суток, а заканчивается на следующие сутки. Например, служащий начинает работать в 10:00 РМ, а заканчивает в 6:00 AM. В этом случае, результатом вычитания будет отрицательное время. Таким образом, определить отработанные часы для смены, начинающейся в одних сутках, а заканчивающейся в других, становится проблемой (рис. 6.10).

ночь, Excel возвращает ошибочное значение

Какой может быть выход изэтой ситуации? Использование функции ABS и вычисление абсолютного значения в этом случае неподходит, поскольку формула возвращает неправиль1 ный результат— 16 часов. Тем не менее, приведенная ниже формула может сработать:

= (В2+(В2<А2)-А2)

Можно использовать другую, более простую формулу:

=ОСТАТ(В2-А2;1)

Как мы уже говорили, работа с отрицательным временем возможна, если рабочая книга использует систему дат 1904. Чтобы перейти кэтой системе дат, выберите команду Сервис^Параметры и щелкните на вкладке Вычисления. Установите флажок опции система дат 1904. Будьте внимательны! Приизменении системы дат, все даты, имеющиеся в рабочей книге, будут увеличены начетыре года.

Преобразование "военного времени"

Военное время, какправило, представляет собой четырехразрядное значение в пределах от 0000 до 2359. Например, 1:00AM отображается как 0100 часов, а 3:30РМ как 1530 часов. Формула, приведенная ниже, преобразует это значение (ячейка А1) вобщепринятый формат времени:

=ВРЕМЗНАЧ(ЛЕВСИМВ(А1;2)&":"&ПРАВСИМВ(А1;2))

Если ячейка А1, содержит больше или меньше четырех чисел, торезультат, который возвратит данная формула, будет неверным. Следующая формула корректирует этуошибку и возвращает допустимое значение времени для любого времени ввоенном формате от0до 2359:

= В Р Е М З Н А Ч ( Л Е В С И М В ( Т Е К С Т ( А 9 ; " 0 0 0 0 " ) ; 2 ) & и : " & П Р А В С И М В ( А 9 ; 2 ) )

Следующая, более простая формула, использует функцию ТЕКСТ, которая форматирует строку как текст, а затем использует функцию ВРЕМЗНАЧ, чтобы отобразить результат в формате времени:

=ВРЕМЗНАЧ(ТЕКСТ(А9;"00\:00"))

Преобразование часов, минут, секунд вдесятичном исчислении

Иногда часы, минуты или секунды времени представляются в виде значений в десятичном исчислении. Для того чтобы преобразовать их в стандартный формат времени, просто разделите значение на24.Предположим, чтоячейка А1 содержит значение часа 9,25. Следующая формула возвращает 09 :15: 00 (9часов 15минут):

=А1/24

Подобная формула может использоваться и для преобразования минут в десятичном исчислении. Нов знаменателе должно быть число 1440 — количество минут в сутках. Например, если ячейка А1 содержит значение 500 (минут), то следующая формула возвращает 08 : 20 : 00 (8 часов 20 минут):

=А1/1440

Для преобразования секунд в стандартный формат времени десятичные секунды делятся на 86 400 (число секунд в сутках). Например, если ячейка А1 содержит число 65 000 (секунд), то формула, приведенная ниже, возвращает 18:03:20 (18 часов 3 минуты и 20 секунд):

=А1/86400

Добавление часов, минут или секунд к заданному времени

Функция ВРЕМЯ может также использоваться для добавления часов, минут или се-

вана всего одна формула

Работа свременными поясами

Представьте, что вам необходимо использовать рабочий лист, который содержит дату и время по Гринвичу (Greenwich Mean Time — GMT), которое иногда еще называется универсальным временем. Как перейти от этого времени ко времени текущего часового пояса?Для того чтобы привести дату и время в соответствие определенному часовому поясу, необходимо, в первую очередь, установить разницу между этими временными поясами. К примеру, разница между временем по Гринвичу и Стандартным центральноамериканским временем США (U.S.Central Standard Time) составляет -6 часов.

В данном случае, функцию ВРЕМЯ с отрицательным аргументом использовать нельзя, потому эта задача требует несколько иного подхода. Один час эквивалентен 1/24суток. Таким

Округлениевремени

Иногда у пользователя может возникнуть необходимость округлить время доопределенного значения. Например, округлить записи в отчете обиспользовании времени доближайшего значения 15минут. В этом разделе мы обсудим несколько возможных решений задачи округления временных значений.

Следующая формула округляет время, содержащееся вячейке А1 до ближайшей минуты:

=ОКРУГЛ(А1*1440;0)/1440

Эта формула работает следующим образом: заданное время умножается на 1 440, чтобы вычислить общее количество минут. После этого, полученный результат обрабатывается с помощью функции ОКРУГЛ и делится на 1 440. Например, если ячейка А1 содержит 11:52:34, формула возвращает 11:53:00.

Следующая формула несколько похожа на предыдущую, за исключением того, что она округляет время вячейке А1 до ближайшего часа:

=ОКРУГЛ(А1*24;0)/24

Если ячейка А1 содержит 5:21:31, данная формула возвращает 5:00:00.

Формула, приведенная ниже, округляет время, содержащееся в ячейке А1 до ближайших 15 минут:

=ОКРУГЛ(А1*24/0/25;0)*(0,25/24)

В этой формуле значение 0,25 означает часть часа, тоесть 15 минут. Аналогично, чтобы округлить время до ближайших 30минут, просто измените 0,25 на 0,5, как это сделано вследующей формуле:

=ОКРУГЛ(А1*24/0/5;0)*(0,5/24)

Работа со значениями, не имеющими отношения ко времени суток

Вы когда-нибудь сталкивались с задачей составления списка результатов гоночных соревнований или, например, подсчета времени ежедневной пробежки? Эти временные значения, фактически, никак не связаны с определенным временем дня, а, скорее, характеризуются длительностью определенного события в часах, минутах, секундах. Какработать с этими значениями? Предположим, например, что время, отведенное на тест, составляет 35 минут 40 секунд. Этозначение может быть введено в ячейку следующим образом:

00:35:45

Excel воспринимает эту запись достаточно хорошо и интерпретирует ее как 12:35:45AM. Остается только установить для этой ячейки подходящий формат времени. Однако имейте в виду, что при вводе времени, которое не содержит часа, для значения часа необходимо указать хотя бы один ноль. В противном случае, если данные часа будут опущены, Excel интерпретирует эту запись как35 часов 45 минут.

Обратите внимание,нарис. 6.13 приведен пример рабочего листа, в котором отслеживаются тренировки по бегу спортсмена. Столбец А содержит обыкновенные даты. Столбец В— расстояние в милях. А столбец С содержит время, которое потребовалось на преодоление каждой соответствующей дистанции. Формулы, содержащиеся в столбце D, вычисляют скорость спортсмена в милях за час. Например,формула в ячейке D2 выглядит следующим образом:

=В2/(С2*24)

Рис. 6.13. На этом рабочем листе приведены временные значения, не связанные с определенным временемсуток

В столбце Е содержатся формулы, которые определяют темп, спортсмена, в минутах за милю. Например,формула в ячейкеЕ2:

=(С2*60*24)/В2

Ячейки в столбцах F и G содержат формулы, которые вычисляют кумулятивные итоги пройденного расстояния (данные взяты из столбца В) и использованного времени (данные взяты из столбца С).Все ячейки столбца Gиспользуют числовой формат, который позволяет отображать время, превышающее 24 часа:

[чч]:мм:ее

Резюме

В этой главе мы рассмотрели возможности приложения Excel, позволяющие работать с данными даты и времени. В общих чертах мы обсудили существующие системы дат и работу с последовательными датами и временем. В данной главе приведено множество примеров формул, использующихся для работы с датой и временем.

В следующей главе мы рассмотрим различные возможные методы расчета данных в электронной таблице.

Глава7

Способы суммирования и подсчета данных

Вэтой главе...

•Подсчет и суммирование ячеек электронной таблицы

•Подсчет или суммирование записей в базах данных и сводных таблицах

•Основные формулы подсчета

•Дополнительные формулы подсчета ячеек

•Формулы суммирования

•Условное суммирование по одному критерию

•Условные суммы на основе множества критериев

•Использование функцийVB А для подсчета и суммирования данных

•Резюме

Большая часть вопросов, чаще всего возникающих при создании электронных таблиц, как правило, касается подсчета и суммирования значений или других элементов рабочего листа. Поэтому многие пользователи заинтересованы в специальных формулах подсчета и суммирования данных. Работая над этой главой, мы постарались помочь найти решение большинства задач, стоящих практически перед любым пользователем Excel.

Подсчет исуммирование ячеек электронной таблицы

Формулы подсчета, как правило, возвращают число ячеек заданного диапазона, отвечающих определенному условию. Суммирующие формулы Возвращают сумму значений в ячейках заданного диапазона, также отвечающих определенному условию. В свою очередь, диапазон ячеек, которые должны быть подсчитаны или суммированы, может либо содержать данные электронной таблицы, либо просто пустые ячейки.

Более подробно о формулах массива, используемых для подсчета и суммирования ячеек, см. в части V этой книги.

В табл. 7.1 приведены функции, которые используются при создании формул суммирования и подсчета. Если ни одна из приведенных функций не подходит для решения вашей задачи, вы можете использовать формулы массива, которые не рассматриваются в этой главе.

Таблица 7.1. Функции суммирования иподсчета вприложении Excel

Подсчет или суммирование записей в базах данных исводных таблицах

Приложение Excel предоставляет в распоряжение пользователя специальные функции подсчета и суммирования значений, содержащихся в базах данных и сводных таблицах. Функции БСЧЁТ и БДСУММ — функции базы данных, которые работают с базой данных электронной таблицы и требуют указания определенного диапазона ячеек, удовлетворяющего условиям суммирования и подсчета.

Информацию офункциях базы данных и использовании формул подсчета и суммирования базы данных электронной таблицы см. вглаве 9.

Эффективный способ подсчета или суммирования элементов электронной таблицы — это создание сводной таблицы. Как ифункция базы данных, сводная таблица используется в том случае, если данные представлены в форме базы данных.

Для получения дополнительной информации о сводных таблицах обратитесь к главе 18.

Быстрый подсчет исуммирование

Начиная с Excel 97, компания Microsoft включила в приложение функциональную особенность под названием Автосумма, которая отображает в строке состояния информацию о выбранном диапазоне. Как правило, это сумма значений выбранного диапазона. Но вы можете изменить эту опцию. Для этого, правой кнопкой мыши щелкните на панели автосуммы в строке состояния ивыберите из контекстного меню необходимую команду.

При выборе команды Количество значений, строка состояния будет отображать число непустых ячеек ввыбранном диапазоне. При выборе команды Количество чисел —число ячеек вчисловом формате ввыбранном диапазоне.

Основные формулы подсчета

В этом разделе мы рассмотрим основные формулы подсчета, которые предоставляет пользователю приложение Excel. Все эти формулы достаточно просты в использовании идемонстрируют принципы применения функций, подсчитывающих количество ячеек заданного