42 (12). Необходимость, сущность и виды контроля в менеджменте. Организация процесса контроля. Характеристики эффективного контроля. Контроллинг.

Необходимость контроля обусловлена:

1) неопределенностью и изменчивостью внешней среды организации;

2) необходимость предупреждения возникновения кризисных ситуаций в организации;

3) необходимость поддержания успеха.

Контроль - процесс, при помощи которого руководство определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке. Работники чаще всего воспринимают контроль, как средство удерживать их в определенных рамках. Это верно, но контроль, чаще всего используется, чтобы обнаружить проблему прежде чем она разовьётся в кризис. Отсюда, контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Три вида контроля:

1) предварительный - осуществляется до начала работ (разработка и реализация определенных правил, процедур и линий поведения. ПК трудовых ресурсов - определение требований к персоналу, набор работников, соответствующих этим требованиям, их подготовка, обучение и т. д. ПК мат ресурсов - выработка требований к сырью и мат, отбор поставщиков (сроки, ритмичность поставки, условия оплаты). ПК финансовых ресурсов - составление текущего финансового плана.

2) текущий - проводится в ходе осуществления работ - руководители контролируют работу своих подчинённых. ТК должен иметь обратную связь (она позволяет получать информацию от подчиненных о непредвиденных проблемах).

3) заключительный - дает информацию для планирования, поощрения, наказания.

Процесс контроля осуществляется в 3 этапа:

1) выработка стандартов и критериев. Стандарты - конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Стандарты должны иметь временные рамки, в течении которых оцениваются работы, и количественные критерии по отношению к которым можно оценивать и выполнение работы.

2) измерение фактически достигнутых результатов и их сопоставление со стандартами. Здесь менеджер должен определить насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям и насколько допустимы или безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. (2) предполагает 4 шага:

а) установление масштаба дополнительных отклонений,

б) измерение результатов - установления степени соответствия стандартам,

в) сообщение полученной информации сотрудникам по правилам: точность, адресность, своевременность, корректность,

г) оценка информации о результатах. Цель - руководитель определяет, необходимо ли действовать и если да, то как.

3) принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из линий поведения: а) ничего не предпринимать - т.е. цели достигаются в соответствии с планом, а отклонения находятся в допустимых масштабах, но прерывать контроль в этой ситуации нельзя; б) устранить отклонения - установить причины и добиться возвращения организации в желаемое русло; способы в зависимости от ситуации; в) пересмотреть стандарты - если они устарели, или не отражают цели предприятия, их надо менять.

Масштаб допустимых отклонений - в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует мною времени.

Характеристики эффективного контроля:

1) Стратегическая направленность контроля.

2) Ориентация на результаты.

3) Своевременность контроля - это проявляется в выбранных промежутках для осуществления контроля. Данный интервал зависит от скорости изменения в орг-ции, затрат на проведение измерений и распространения полученного рез-та, т.е. эффективный контроль - это система, которая дает информацию в нужное время, нужным людям до того, как проблема разовьется в кризис.

4) Гибкость контроля - способность адаптироваться к изменениям.

5) Простота контроля.

6) Экономичность контроля, т.е. издержек на контроль не должны превышать эффекта от него.

Ошибки контроля – по случаю, скрытый, поверхностный, чрезмерный, в целях поиска крайнего, не информировать сотрудников о результатах.

Поведение работников пред-ия ориентировано на контроль. Они обычно знают, что для оценки результативности их деят-ти руководство применяет различные методы контроля. Они знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и наиболее последовательно выполняет процедуру контроля, послужат со всей очевидностью основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому, если сказать, что подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них при проверке, то это будет чаще всего правдой.

Основой контроллинга является количественная оценка контролируемого объема и его составляющих, оказывающих фактическое влияние на объект.

Объектом контроллинга м.б. финансовый рез-тат - прибыль, направления финансовой деятельности, контроллинг оборотного капитала, различные аспекты деятельности (формирование прибыли).

Главная задача контроллинга - формирование и соотношение управления «цель-средства». Контроллинг предполагает в единую систему финансового анализа, информационного обеспечения финансового менеджмента и собственно финансового контроля.

Мониторинг – специально организованное, систематическое наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза.

Основная сфера практического применения мониторинга – это информационное обслуживание управления в предметных областях деят-ти. Мониторинг является одной из компонент контроллинга.

Можно говорить об определенном уровне зрелости в решении проблем мониторинга, как на прикладном, так и на теоретическом уровнях в сфере экономики. Здесь понятие мониторинга определено и принимается большинством научного сообщества. Достаточно глубоко проработан его методологический аппарат, созданы средства измерения, адекватные поставленным задачам, существует отлаженная система реализации мониторинга, включающая в себя сбор, хранение, обработку и распространение получаемой информации, статус его закреплен на законодательном уровне.