Тема 4. Основы делопроизводства, часть 2. – 10 часов

Лекция-презентация (2 часа). Документы Юридической клиники СПбГУ.

Система документов, оформляющих все и каждый вид деятельности Юридической клиники. Культура делопроизводства. Ответственность за надлежащее оформление документов. Классификация документов по их характеру и целевому назначению. Организационные и кадровые документы Юридической клиники, их место в системе документооборота клиники и роль в ее функционировании. Адвокатское досье, Дело виртуальной приемной, правила формирования дел, правила их хранения, передачи дел другим консультантам, формирование отчетов, архивирование в оперативном и долговременном порядке. Порядок пользования архивными документами клиники, журналы регистрации обращения к архивным материалам. Ответственность за ненадлежащее оформление, ведение, пользование и архивирование документов.

Хранение документов Юридической клиники.

Лекция-презентация (2 часа). Организация работы с документами сотрудников основных функциональных групп диспетчеров и консультантов.

Порядок работы с документами при подготовке к приему заявок. Документальное оформление работы по делу.

Документы, обеспечивающие работу Юридической клиники с гражданами (журналы, графики), порядок их оформления сотрудниками основных функциональных групп. Документы по делу клиента, требования к их оформлению; особенности работы с документами, предоставленными клиентом. Общая характеристика текущих документов информационного характера. Документальное оформление итоговой отчетности сотрудников основных функциональных групп.

Порядок приема заявки. Критерии решения о принятии дела к производству клиники. Признаки относимости обратившегося к той или иной категории клиентов Юридической клиники, проверка отсутствия оснований к отказу в оказании бесплатной юридической помощи, предметный критерий (необходимость использования специальной анкеты), критерий вида требуемой услуги, критерий режима оказания услуги: непосредственного общения с клиентом, либо через виртуальную приемную, критерий отсутствия конфликта интересов. Разъяснение обратившемуся правил работы студентов с клиентами для получения решения клиента получить помощь в клинике. Структурирование обращения по элементам (определение числа и вида проблем и их отраслевой принадлежности) при оформлении заявки. Передача заявки. Определение каналов связи с клиентом (напоминание о встрече, запрос или уточнение информации). Общение по служебному телефону с клиентом под контролем тьютора – гарантия личной безопасности студентов клиники.

Практические занятия (тренинги) – 6 часов

Тренинг № 1 – 2 часа.Тренинг формирования навыков первичного интервьюирования клиента по телефону, документальное оформление приема заявки.

Студентам предстоит по очереди выступать в роли диспетчера. Студент, который играет роль диспетчера бесплатной студенческой консультации, самостоятельно принимает заявку от обратившегося по телефону за юридической помощью, оформляет прием заявки в документальных формах Правовой клиники:

- ЛКК;

- журнале регистрации заявок;

- журнале занятости консультантов;

- графике занятости помещений клиники;

- графике назначения дел консультантам.

Студенты, которые не ведут тренировки первичного интервьюирования обязаны вести наблюдение и делать записи по мониторинговой схеме, заданной тренером. По окончании проведения первичного интервьюирования каждым обучающимся наблюдатели обязаны высказаться об эффективности и корректности работы коллеги, сформулировав в обязательном порядке рекомендации по совершенствованию проявленных навыков и умений в целом.

Тренинг № 2 – 2 часа. Проверка полученных знаний и приобретенных умений и навыков при рассмотрении ситуационных заданий: обсуждение в общей аудитории вопросов содержательного и организационного характера, возникших в ходе проведения тренинга № 1; итоговое практическое занятие в общей аудитории (тест).

Тренинг № 3 – 2 часа.Тренинг формирования навыков первичного интервьюирования клиента по телефону, документальное оформление приема заявок по сквозным играм.

Занятие проводится в тех же группах и по той же методике, что и тренинг № 1.