Ввод фактической трудоемкости работ на временной шкале

Вы можете прослеживать фактическую трудоемкость работ, используя поля, расположенные в календарной части окна просмотра. Это помогает периодически актуализировать информацию проекта, позволяя вводить информацию, соответствующую конкретному дню графика.

Задание 4.4. Введите в календарную часть окна просмотра текущего плана фактическую трудоемкость работ.

Технология выполнения:

1. Выполните команду ВИД/Использование задач. Установите масштаб времени - месяц с разбивкой по неделям.

2. В меню ФОРМАТ щелкните пункт Подробности, а затем - Фактические трудозатраты. В календарной части окна появятся дополнительные строки Факт. труд. (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Вид окна для корректировки фактической трудоемкости работ

3. В календарной части окна введите в поле Факт. труд. одного из ресурсов типа Трудовой (например, рабочие) фактическую трудоемкость работы за неделю. Заметьте, что после ввода сразу изменяются значения трудоемкости этой работы, составной работы и всего проекта.

4. В календарной части окна введите в поле Факт. труд. одной из работ (например, Подготовка помещений, демонтаж перегородок, очистка помещений, уборка мусора) фактическую трудоемкость работы за неделю. Заметьте, что после ввода сразу изменяется значение трудоемкости людского ресурса этой работы.

Проверка выполнения работ в соответствии с планом

Режим просмотра Диаграмма Ганта с отслеживанием помогает найти "горячие точки", т.е. работы, которые отклоняются от базового плана. На основании этого можно корректировать зависимости между работами, переназначать ресурсы или удалять некоторые работы, чтобы уложиться в ограничения.

Режим просмотра Диаграмма Ганта с отслеживанием сопоставляет текущий график с первоначальным графиком (базовым планом).

На диаграмме верхняя линия внутри полосы отображает фактическое выполнение работы и может перемещаться, показывая отклонение от плана.

Задание 4.5. Сравните текущее состояние работ с базовым планом и выведите на экран отклонения от него.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ, выполнив команду ВИД/Другие представления/Лист задач.

2. Определите вид таблицы со списком работ с помощью команды ВИД/Таблица/Отклонение. Отключите панель управления просмотром. Для удобства просмотра содержимого столбцов увеличьте по возможности их ширину (рис. 4.4).

3. Просмотрите отклонения от базового плана по стоимости работ, выполнив команду ВИД/Таблица/Затраты.

4. Просмотрите отклонения от базового плана по трудоемкости работ, выполнив команду ВИД/Таблица/Трудозатраты.

5. Используя фильтрацию ограничьте просмотр только перечнем завершенных работ. Для этого выполните команду ПРОЕКТ/Фильтр/Завер­шенные задачи. После просмотра отмените фильтр.

Рис. 4.4. Вид окна с отклонениями от базового плана.

Использование линий продвижения работ

Линии продвижения работ (линии хода выполнения) позволяют наглядно отобразить на линейной диаграмме продвижение фронта работ. Линия продвижения работ соединяет точки работ, соответствующие готовности на некоторую дату. Если работа выполняется медленнее запланированного, то точка будет находиться слева от линии хода выполнения, а если быстрее – то справа. Если работа выполняется точно в соответствии с планом, то точка находится на линии хода выполнения. Одновременно в диаграмме можно вывести любое количество линий продвижения работ, каждая из которых соответствует некоторой фиксированной дате.

Задание 4.6. Выведите на линейной диаграмме 2 линии продвижения, соответствующие текущей дате и относительной (статусной) дате проекта, отстоящей от начала его выполнения на 2 месяца. Выведите зеленым цветом еще 3 линии продвижения, соответствующие началу каждого месяца работы над проектом.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ, совмещенный линейной диаграммой (Диаграмма Ганта).

2. Выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Линии хода выполнения. В диалоговом окне Линии хода выполнения на вкладке Даты и интервалы включите флажок Всегда показывать текущую линию хода выполнения. Для отображения линии продвижения, включите переключатель На дату отчета о состоянии проекта. Щелкните по кнопке Ok. Прочитайте сообщение Microsoft Project и щелкните по кнопке Ok. Просмотрите линию продвижения на диаграмме. Определите дату линии хода выполнения.

3. Для отображения линии продвижения, соответствующей некоторой дате отчета необходимо заранее установить эту дату. Для этого выполните команду ПРОЕКТ/Сведения о проекте и введите в диалоговом окне в поле Дата отчета дату, отстоящую от начала работ на 2 месяца (переключатель На дату отчета о состоянии проекта должен быть выбран). Щелкните по кнопке Ok. Просмотрите, как переместится линия продвижения на диаграмме. График проекта должен принять примерно такой вид как на рис. 4.5.

4. Для добавления на диаграмме дополнительных линий продвижения, соответствующих датам начала месяцев, дважды щелкните по линии хода выполнения. Появится диалоговое окно Линии хода выполнения. Включите флажок Показывать линии продвижения через равные интервалы и переключатель Ежемесячно. Установите режим показа по первым числам каждого месяца. Для отображения линии продвижения, соответствующей относительной дате проекта, включите переключатель Начиная с начала проекта.На вкладке Стили линий выберите зеленый цвет для всех линий продвижения (Остальные линии). Включите флажок Показывать дату для всех линий хода выполнения. Щелкните по кнопке Ok. Просмотрите линии продвижения на диаграмме (см. рис. 4.6).

Рис.4.5. Вид линейной диаграммы с линией хода выполнения

Рис.4.6. Вид линейной диаграммы с ежемесячными линиями продвижения

Выравнивание загрузки ресурсов

Что такое выравнивание загрузки ресурсов

Выравнивание загрузки ресурсов — это способ разрешения конфликтных ситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается слишком много работы; такое состояние называется превышением доступности ресурсов. Операцию выравнивания загрузки ресурсов часто приходится делать в процессе оперативного управления проектом.

Превышение доступности - это ситуация, когда ресурсу назначено больше работы, чем он может выполнить в доступное рабочее время. Microsoft Project определяет превышение доступности по трудозатратам и длительностям назначенных работ, по максимальному числу единиц для ресурса и по календарю, используемому ресурсом.

Вообще говоря, загрузку ресурсов можно выравнивать двумя способами:

• задерживая задачу до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время для работы над ней;

• прерывая задачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а оставшаяся часть — позже, когда назначенный ресурс освободится.

Выравнивать загрузку ресурсов можно вручную или автоматически. Если Microsoft Project выполняет автоматическое выравнивание загрузки, то при отборе работ, подлежащих задержке или прерыванию, анализируется имеющийся временной резерв, приоритет работы, зависимости работ, ограничения работы и плановые даты.

Выравнивание загрузки ресурсов в проекте можно проводить разными способами. Например, можно выровнять загрузку всех ресурсов, для которых отмечено превышение доступности, или только выбранных ресурсов. Пользователь может задать автоматическое выравнивание загрузки ресурсов или устранить превышение доступности самостоятельно. Последний вариант применяется в случае, когда автоматическое выравнивание загрузки не помогает или когда требуется более тщательно контролировать устранение случаев превышения доступности.

Задание 4.7. Задайте временную недоступность ресурса Менеджер в начале работ четвертого этапа. Выровняйте загрузку по ресурсу Менеджер, так как по нему должно наблюдаться превышение доступности. После выравнивания загрузки определите, насколько увеличится общая продолжительность работ по проекту.

Технология выполнения:

1. Запомните текущую длительность проекта (Проект/Сведения о проекте, Статистика).

2. Определите даты выполнения работ четвертого этапа. по проекту в режиме просмотра Диаграммы Ганта

3. Укажите временную недоступность для ресурса Менеджер. Для этого откройте форму Сведения о ресурсе для ресурса Менеджер. В окне формы определите в таблице Доступность ресурса временную недоступность ресурса этого ресурса в течение трех дней (например, с даты начала первой работы четвертого этапа) (см. 4.7).

Рис. 4.7. Задание временной недоступности ресурса

4. Определите, имеется ли превышение доступности ресурса Менеджер и если имеется, то для каких работ. Для этого выведите комбинированное представление: график ресурсов с диаграммой Ганта (см. рис 4.8).

Примечание

Если превышение доступности не произошла, измените даты временной недоступности менеджера в соответствии с календарным графиком вашего проекта.

5. Выведите на экран представление Использование ресурсов. Настройте правую часть таблицы так, чтобы видеть распределение трудозатрат по дням месяца. Прокрутите таблицу по вертикали и горизонтали, чтобы видеть выведенные красным цветом дневные трудозатраты менеджера (рис. 4.9). Щелкните по наименованию того ресурса, загрузку которого Вы хотите выровнять.

Рис. 4.8. Анализ превышения доступности ресурса Менеджер

Рис. 4.9. Вид окна с трудозатратами ресурса менеджер, имеющего превышение доступности

6. Откройте окно выравнивания загрузки ресурсов, выполнив команду СЕРВИС/ Выравнивания загрузки ресурсов. В окне Выравнивания загрузки ресурсов включите переключатель Выполнять вручную. В поле Поиск превышений доступности установите значение По дням. Включите флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым вырав­нива­нием. Включите флажок Выравнивание во всем проекте. Установите значение в поле Порядок выравнивания - Стандартный. Включите все флажки в области Устранение превышений доступности кроме флажка Выравнивание только в пределах имеющегося резерва.. Щелкните по кнопке Выровнять.

7. Появится окно Выравнивание. В этом окне включите переключатель Выбранных ресурсов и щелкните по кнопке Ok.

8. После выполнения операции выравнивания изменится значения дневных трудоемкостей загрузки ресурса, исчезнет выделение ресурса красным цветом и исчезнет индикатор перегруженного ресурса в столбце индикаторов. Вы можете отменить выравнивание, щелкнув по кнопке отката назад, а затем снова вернуться к выровненному состоянию.

9. Просмотрите график загрузки ресурсов после выравнивания. Поскольку выравнивание выполнено за счет увеличения продолжительности отдельных работ (отдельные работы прерваны или отложены), посмотрите на сколько увеличилось общая продолжительность работ по проекту. Она должна увеличиться всего на несколько дней (на время недоступности ресурса).

При выравнивании ресурсов учитывается приоритет задачи.

Приоритеты изменяются в диапазоне 0–1000 (самый высокий приоритет 1000, самый низкий 0). Широта этого диапазона обеспечивает максимальную гибкость при выравнивании загрузки. По умолчанию приоритет задачи равен 500.

Приоритеты задач используются, когда необходимо контролировать порядок выравнивания загрузки задач друг относительно друга. Наивысший приоритет, 1000, фактически запрещает выравнивать загрузку соответствующей задачи, т. е. Microsoft Project никогда не вправе задержать или прервать ее выполнение в целях выравнивания загрузки, как не вправе и отменить уже заданные задержки и прерывания.

На примере нашего проекта мы рассмотрели только два возможных варианта решения проблемы перегрузки ресурсов. Вы можете также:

1. • переместить перегруженный ресурс для выполнения работы в другое время или изменить график данной работы так, чтобы она выполнялась, когда ресурс будет свободен;

1. • уменьшить объем работы, которую должен выполнять перегруженный ресурс;

2. • изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он имел большее количество рабочих часов;

3. • задержать начало выполнения работы до тех пор, пока перегруженный ресурс не сможет приступить к ней;

4. • назначить данному виду работ дополнительные ресурсы. Это позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;

5. • разделить работу, которую должен выполнять перегруженный ресурс, на части так, чтобы он мог выполнять ее в другое время.

В зависимости от конкретных обстоятельств вы можете применять любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.

Приложение 1

Офис компании занимает помещения на двух этажах Бизнес центра. Ниже приведена планировка помещений с указанием их размеров. Высота помещений 3,00м.