Лабораторная работа № 4. Управление выполнением проекта

После создания проекта наступает вторая стадия работы с проектом - управление выполнением проекта. На этой стадии осуществляется:

Управление графиком проекта

• Проверка выполнения работ в соответствии с планом

• Ввод дат фактического начала и окончания работы

• Ввод фактической продолжительности работы

• Корректировка выполнения работы в процентах

• Корректировка фактической трудоемкости работ на временной шкале

• Просмотр работ, трудоемкости которых отличаются от запла­ниро­ван­ных.

• Сравнение фактической информации о работе с информацией базового графика

Управление финансами

• Учет фактических затрат в ходе выполнения проекта

• Просмотр общей стоимости проекта

• Анализ фактических затрат

Управление производственным ресурсами и персоналом

• Поиск перегруженных ресурсов (исполнителей)

• Передача работ другим исполнителям

• Изменение графика работ исполнителей

Прежде всего необходимо всю информацию о работах, ресурсах и затратах проекта сохранить как вариант первоначального плана, который называется базовый план. Базовый план может служить в дальнейшем в качестве эталона, с которым можно сравнивать текущее состояние проекта. В базовом плане сохраняются:

Сведения о работах:

• Начальная и конечная даты

• Длительности

• Трудозатраты

• Затраты

• Прерванные задачи

• Повременные данные о трудозатратах

• Повременные данные о затратах

Сведения о ресурсах:

• Трудозатраты

• Затраты

• Повременные данные о трудозатратах

• Повременные данные о затратах

Сведения о назначениях:

• Начальная и конечная даты

• Трудозатраты

• Затраты

• Повременные данные о трудозатратах

• Повременные данные о затратах

Базовый план, как правило, утверждается руководством проекта и редко подвергается изменению. Сравнение с ним текущего состояния проекта позволяет выявить отклонения и принять меры по их устранению, чтобы в конечном счете максимально приблизится по срокам выполнения работ и затратам к первоначальному плану. В одном плане проекта можно сохранять до 11 базовых планов. Им присваиваются названия «Базовый план» (первый сохраненный базовый план), «Базовый план 1» - «Базовый план 10».

После того, как проект начнет выполняться, можно вводить фактическую информацию о датах начала и окончания работ, о трудоемкости работ, фактической стоимости ресурсов и сравнивать эти данные с данными базового плана (опорной линии).

Кроме этого, фактическое продвижение по проекту можно отслеживать, сохраняя периодически промежуточные планы и сравнивая изменения по отношению к базовому плану. Промежуточный план - это набор начальных и конечных дат работ, которые Вы можете сохранить в памяти на некоторой стадии проекта. Сравнивая базовый план или текущую информацию с промежуточным планом, можно следить только за изменениями дат начала и конца работ, но не за изменением стоимости и трудоемкости работ. Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном плане проекта сохраняются два набора сведений (начальные и конечные даты текущих задач). Можно сохранять до 10 промежуточных планов.

Если необходимо сделать снимки большого количества данных проекта на стадии планирования, сохраните несколько базовых планов. Например, это можно сделать для основных вех планирования. Затем, после начала проекта, если необходимо сохранить только даты начала и окончания задач, можно сохранить несколько промежуточных планов. Например, эти действия можно выполнять ежемесячно или один раз в квартал

После сохранения промежуточного плана можно просматривать даты начала и окончания работ промежуточных планов, вставляя соответствующие поля в таблицы работ. Например, если вы сохранили три промежуточных плана, то можно рассматривать даты, сохраненные в третьем плане, вставляя поля Начало3 и Окончание3 в представлении Таблица.

Сохранение базового и промежуточного планов

Microsoft Project позволяет сохранять 11 вариантов базового плана и до 10 вариантов промежуточного плана. Базовый план и промежуточные планы сохраняются в едином файле проекта.

Показатели базового плана размещаются в полях: Базовое начало, Базовое окончание, Базовая длительность, Базовые трудозатраты, Базовые затраты.

Показатели промежуточных планов (даты начала и окончания работ) размещаются в группе полей, условно обозначаемых: Начало1/Окон­ча­ние1 - для 1-го промежуточного плана, Начало2/Окончание2 - для 2-го промежуточного плана и т.д.

Показатели текущего плана размещаются в группе полей, условно обозначаемых Начало/Окончание. Эти показатели являются активными и выводятся в таблицах и диаграммах. При сохранении промежуточного плана группа показателей Начало/Окончание копируется в группу показателей НачалоN/ОкончаниеN. Можно скопировать даты начала и окончания работ из одного промежуточного плана в другой или в базовый план.

Задание 4.1. Сохраните текущий план как базовый. Просмотрите показатели базового плана. Удалите и восстановите базовый план.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ и диаграмму Ганта. Для этого выполните команду ВИД/Диаграмма Ганта и затем команду ВИД/Таб­ли­ца/Тру­дозатраты.

2. Выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Задать базовый план. В окне Задание базового плана выберите переключатели Задать базовый план и "всего проекта", Если выбран переключатель "выбранных задач", то в базовом плане будут сохранены только выделенные в графике работы. Щелкните Ok.

3. Просмотрите таблицу со списком работ (Вид/Таблица/Трудозатра­ты) и убедитесь, что в ней столбец Базовые оказался заполненным данными, совпадающими со столбцом Трудозатраты.

4. Сохраните проект в файле на диске.

5. Удалите базовый план из проекта. Для этого выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Очистить базовый план. В окне Очистка базового плана выберите переключатели Очистить базовый план и всего проекта. Щелкните Ok.

6. Восстановите базовый план, выполнив пункты 2 и 3 данного задания.

7. Просмотрите, появились ли данные базового плана в окне Сведения о проекте.

Задание 4.2. Внесите изменения в текущий план и сохраните его как промежуточный. Просмотрите значения полей (даты работ) промежуточного плана на экране.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран список работ и диаграмму Ганта.

2. Выведите на экран таблицу с отклонениями от базового плана. Для этого выполните команду ВИД/Таблица/Отклонение.

3. Добавьте в таблицу поля Начало1 и Окончание1, соответствующие 1-му промежуточному плану. Для этого выделите поле, перед которым будете вставлять новые поля и выполните команду ВСТАВКА/Столбец. Выберите в диалоговом окне нужное поле. После добавления указанных полей Вы обнаружите отсутствие в них данных (значение НД).

4. Сохраните 1-ый промежуточный план. Для этого выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Задать базовый план. В окне Задание базового плана выбрать переключатель Задать промежуточный план.

5. В поле Скопировать выберите название текущего промежуточного плана Начало/Окончание.

6. В поле В щелкните по имени первого промежуточного плана Начало1/Окон­чание1 (можно выбрать другое название).

7. Включите переключатель всего проекта, чтобы сохранить промежуточный план всего проекта. Щелкните Ok.

8. После сохранения просмотрите содержимое добавленных полей - в них появятся значения, совпадающие с текущим планом.

9. Измените дату окончания одной из работ текущего плана, например, увеличьте на 3 дня. Сохраните текущий план Начало/Окончание в промежуточном плане Начало1/Окончание1. Соответственно изменится дата окончания выбранной работы в поле Окончание1.

Ввод фактических данных о выполнении работ

Microsoft Project позволяет вводить в проект сведения о ходе выполнения работ в различном виде. Это могут быть даты фактического начала или окончания работ (Фактическое начало, Фактическое окончание), процент выполнения работ (% завершения, % завершения по трудозатратам), фактическая или оставшаяся продолжительность работы (Фактическая длительность, Оставшаяся длительность), а также фактические затраты или фактическая трудоемкость (Фактическая стоимость, Фактические трудозатраты). При вводе значений одних показателей автоматически пересчитываются другие, а также производится пересчет оставшейся части графика. Фактические данные о выполнении работ могут вводиться как для отдельных работ, так и сразу для группы предварительно выделенных работ.

По умолчанию Microsoft Project показывает на диаграмме процент выполнения работы в виде тонкой черной линии, проведенной горизонтально через середину каждой полоски Ганта, при этом, если работа выполнена на 100%, то Microsoft Project отображает галочку в поле индикаторов.

Microsoft Project вычисляет итоговый процент выполнения составной работы на основании выполнения всех ее подработ. Можно также вводить итоговый процент выполнения составной работы, который Microsoft Project будет использовать для вычисления процента выполнения всех ее подработ.

Задание 4.3. Введите данные о выполнении полностью всех работ первого этапа и выполнении 1-ой работы второго этапа на 50 %. Затем введите итоговый процент выполнения всех работ 2-го этапа на 30%.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран Диаграмму Ганта.

Рис.4.1. Диалоговое окно Обновление задач

2. Выделите все работы 1-го этапа и выполните команду СЕРВИС/Отслеживание/Обновить задачи. На экране появится диалоговое окно Обновление задач (рис. 4.1)

3. Введите в поле % завершения значение 100 и щелкните по кнопке Ok.

4. Просмотрите значения полей Фактические и Оставшиеся для представлений таблицы Затраты, Трудозатраты, Отслеживание и Ввод, выполнив соответствующие команды ВИД/Таблица/…

5. Выделите 1-ую работу второго этапа "Наем рабочих для выполнения ремонта" и введите данные об ее выполнении на 50%.

6. Просмотрите линейный график работ в масштабе времени месяц/неделя. Внутри полос, отображающих выполненные работы, появятся черные линии отслеживания, свидетельствующие о фактическом выполнении работ.

7. Просмотрите диаграмму Ганта в режиме слежения (трассировки). Для этого щелкните по кнопке Диаграмма Ганта с отслеживанием на панели управления просмотром. Рядом с каждой полоской работ вместо линии слежения появится метка со значением процента ее выполнения (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Вид окна трассировки проекта с линиями отслеживания работ

8. Для ввода итогового процента выполнения всех работ 2-го этапа щелкните по этой составной работе правой клавишей и выберите пункт Сведения о задаче. В диалоговом окне Сведения о суммарной задаче введите на вкладке Общие в поле Процент завершения значение 30%. Щелкните по кнопке Ok. Просмотрите на диаграмме проценты выполнения входящих работ, проставленные Microsoft Project.