Стадия 1. Создание проекта

Создать проект организации офиса компании, включающий комплекс подготовительных мероприятий, строительно-отделочные работы, установку оборудования и проведение рекламной кампании. Проект должен обеспечить начало функционирования офиса компании не позже чем через 3-3,5 месяца после начала реализации. У проекта нет жесткой даты окончания работ, поэтому следует применить первый способ планирования, при котором фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть закончен.

Ввод общей информации проекта

Задание 1.1. Открыть новый файл проекта, определить опорную дату начала проекта и выполнить настройку календаря проекта. Ввести общую проектную информацию.

Технология выполнения

1. Загрузите Microsoft Project, выбрав через Главное меню соответствующую команду в папке Microsoft Office.

2. В окне Microsoft Project выполните команду ПРОЕКТ/Сведения о проекте.

Рис.1.1. Диалоговое окно Сведения о проекте

3. В диалоговом окне Сведения о проекте… (см. рис.1.1) установите в качестве начальной даты проекта указанную преподавателем дату. Установите тип календаря: Стандартный. Дату окончания проекта не вводите, и щелкните по кнопке Ok.

4. Сохраните новый проект, выполнив команду ФАЙЛ/Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение документа присвойте имя проекту, например Проект организации офиса компании, и щелкните по кнопке Сохранить.

5. Для настройки календаря проекта выполните команду СЕРВИС/Изме­нить рабочее время.

Рис. 1.2. Окно настройки календаря

По умолчанию рабочим временем календаря считается время с 8:00 утра до 18:00 пополудни с часовым перерывом на обед с понедельника по пятницу. Измените настройку календаря так, чтобы рабочее время с понедельника по четверг было с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00, а по пятницам работа заканчивалась в 17:00.

Для этого в списке Для календаря (см. рис. 1.2) выберите календарь Стандартный (календарь проекта), откройте вкладку Рабочие недели, чтобы изменить рабочую неделю по умолчанию. Щелкните по кнопке Подробности и в окне Сведения о «[По умолчанию]» в списке дней выберите пятницу, установите переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов, и замените время окончания работы на 17:00.

Рис. 1.3. Создание исключения в стандартном календаре

6. Объявите нерабочим днем государственный праздник России – Международный женский день 8 марта. Для этого в окне команды Изменение рабочего времени (см. рис.1.3) в календаре выберите ячейку с соответствующей датой (8 марта) и на вкладке Исключения создайте новое исключение для этого дня. В окне Сведения о «8 марта» (вызывается нажатием кнопки Подробности) выберите переключатель Нерабочее время, укажите повторять Ежегодно и задайте пределы повторения, например год с даты начала проекта.

7. Создайте исключение для каждого дня, являющегося государственным праздником России.

8. В окне команды Изменение рабочего времени щелкните по кнопке Параметры и установите количество часов рабочей недели равной 39. Щелкните по кнопке Ok.

9. Введите общую для проекта информацию. Для этого выполните команду ФАЙЛ/Свойства и откройте вкладку Документ. Введите в поля вкладки (Название, Автор, Руководитель) необходимую информацию о названии проекта, о людях, которые будут управлять им и поддерживать файл проекта. Щелкните Ok.

10. Для удобства дальнейшей работы настройте параметры начальной загрузки Microsoft Project: отключите отображение окна помощи и обеспечьте открытие вашего файла проекта. Для этого выполните команду СЕРВИС/Параметры и установите вкладку Общие. Снимите флажок Помощь мастера планирования и включите флажок Открывать последний файл при запуске.

11. Установите на вкладке Планирование в качестве единицы измерения по умолчанию для полей «Длительность вводится в» и «Трудозатраты вводятся в» значение: днях. Выберите для поля "Новые задачи:" значение: начинаются в день начала проекта. Установите на этой же вкладке в качестве типа задач по умолчанию значение Фикс. трудозатраты. Щелкните Ok.

Создание списка работ

Задание 1.2. Создайте список работ. Сначала составьте список этапов, необходимых для достижения цели вашего проекта. Начните с большого этапа работы и затем разбейте каждый большой этап на работы с одной контрольной точкой. Введите работы в том порядке, в котором они будут выполняться. Определите типы работ. Затем оцените их трудоемкость или продолжительность. Microsoft Project использует данные о продолжительности работы, чтобы вычислить интенсивность выполнения работы.

Не следует вводить даты начала и окончания каждой работы. Microsoft Project вычисляет даты начала и конца на основании связей между работами.

Создайте в проекте работы-вехи, отмечающие завершение каждого этапа работ.

Веха или маркер выполнения - это условное обозначение, которое используется, чтобы идентифицировать существенное событие в графике, например, завершение какой-либо стадии работ. Для того, чтобы создать веху можно ввести работу с нулевой продолжительностью. Microsoft Project покажет символ вехи на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня.

Примечание.

1. Обозначение типов работы:

FD – фиксированная длительность (Fixed Duration)

FW – фиксированные трудозатраты (Fixed Work)

FU – фиксированные численность или объем ресурсов (Fixed Unit)

2. Трудоемкость работ, представленная в таблице 1.1, соответствует той продолжительности, которая будет иметь место, если работу будет выполнять 1 человек.

Технология выполнения

1. Выполните команду ВИД/Диаграмма Ганта.

2. Заполните столбец «Название задачи» в соответствии с данными столбца «Наименование работ» таблицы 1.1 данного задания.

3. Сформируйте иерархию работ. Для этого выделите работы 1-го этапа, щелкнув по номеру 1-ой работы этого этапа (2-ая строка), а затем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните по номеру строки с последней работой 1-го этапа. Щелкните по кнопке На уровень ниже , расположенной на инструментальной панели форматирования. Проделайте то же и для других этапов.

4. Для отображения суммарных данных проекта создайте суммарную работу проекта, соответствующую всему проекту, включающую в себя работы всех этапов. Для этого выполните команду СЕРВИС/Пара­метры. Включите на вкладке Вид в группе Параметры структуры для проекта…Показывать флажок Суммарную задачу проекта. В графике первой появится суммарная составная работа, в которую войдут все работы графика с продолжительностью равной продолжительности работ критического пути. Если содержимое полей суммарной работы не видно (выводятся символы решетки, то увеличьте ширину столбцов или уменьшите размер шрифта).

5. Вставьте в список работ перед полем Длительность поле Трудозатраты. Для этого щелкните правой клавишей по имени поля Длительность и в контекстном меню выберите пункт Вставить столбец. В диалоговом окне Определение столбца раскройте список имен полей и выберите имя Трудозатраты, выберите вариант выравнивания заголовка: по левому краю. Щелкните кнопку OK.

6. Определите тип работы. Для этого с помощью команды ОКНО/Разделить выведите в нижнюю половину экрана информацию о работах. Переходя от работы к работе в верхней половине окна, устанавливайте тип работы в поле Тип в соответствии с табл. 1.1. Затем снимите разделение ОКНО/Снять разделение.

7. Для работ типа FD введите продолжительности работ в поле Длительность.

8. Для работ типа FW введите трудоемкости работ в поле Трудозатрат и введите ориентировочное значение продолжительности равное половине трудоемкости.

9. Вставьте в конце каждого этапа работы-вехи. Для вставки вехи 1-го этапа выделите ячейку с названием 2-го этапа и выполните команду ВСТАВКА/Новая задача. Введите название вехи – «Завершение подготовительного этапа». Установите нулевую продолжительность работы. В графике появится значок вехи по умолчанию. Аналогично создайте еще 3 вехи для других этапов работ: Завершение строительных работ, Завершение монтажа оборудования и Ввод офиса в эксплуатацию.

10. Освойте приемы форматирования отрезков, изменив значок используемый для работы-вехи. Для этого щелкните по значку правой клавишей мыши и выберите в контекстном меню команду Форматировать отрезок. В окне Формат отрезка на вкладке Форма отрезка выберите вид значка – звездочка и цвет – красный. Щелкните по кнопке Ok.

11. Сохраните проект в файле, выполнив команду ФАЙЛ/Сохранить.

Настройка зависимостей между работами

Задание 1.3. Создайте зависимости между работами.

Зависимость работ определяет, как одна работа связана с началом или концом другой работы. Microsoft Project позволяет учитывать четыре вида зависимостей между работами графика: окончание-начало (обычно используемая зависимость), начало-начало, начало- окончание и окончание - окончание. Используя эти зависимости эффективно, можно изменять критический путь и сокращать срок окончания проекта.

Microsoft Project назначает зависимость типа окончание - начало при первоначальном связывании работ. Если другие отношения лучше моделируют ваши работы, измените вид зависимости. Например, когда две работы должны начаться в одно и то же время, можно создавать связь начало-начало. Когда работы должны закончиться в одно и то же время, можно использовать связь окончание - окончание.

Технология выполнения

1. Выполните команду ВИД/Диаграмма Ганта.

2. Для установления связи между всеми работами проекта выделите все работы, щелкнув на пересечении заголовков строк и столбцов, а затем - по кнопке инструментальной панели Связать задачи .

Примечание

Для удаления связей между работами выделите их и щелкните по кнопке Разорвать связи задач . Для установления, изменения или проверки вида связи дважды щелкните по линии связи работ. Появится окно Зависимости задач. В поле со списком Тип проверьте зависимость работ и при необходимости измените вид зависимости. Для удаления связи в окне Зависимости задач выберите (Нет).

3. Удалите связь между началом 2-го этапа и концом 1-го этапа. Для этого дважды щелкните по линии их связи. Появится диалоговое окно Зависимости задач. Если появляется другое диалоговое окно, то Вы щелкали не точно на линии связи работ и должны закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть по связи работ. В окне Зависимости задач щелкните по кнопке Удалить.

4. Установите связь между работой-вехой 1-го этапа и составной работой 2-го этапа. Для этого предварительно выделите их названия в поле Название задачи с использованием клавиши Ctrl и щелкните по кнопке Связать задачи. После появления линии связи дважды щелкните по ней и в диалоговом окне Зависимости задач установите вид связи Окончание-начало и задержку в окне Запаздывание – 1 день. Это необходимо для того, чтобы работы второго этапа начались на следующий день после окончания работ 1-го этапа.

5. Аналогичным образом измените связь составных работ 3-го и 4-го этапов с предшествующими работами-вехами.

6. Для удобства просмотра графика измените масштаб временной шкалы. Для этого выполните команду ФОРМАТ/Шкала времени. Установите в окне Шкала времени на вкладке Верхний уровень режим отображения только двух уровней: среднего и нижнего. Установите на вкладке Средний уровень формат:

Единицы - Месяцы, Интервал - 1, Надписи - Январь, Выравнивание - по центру.

Установите на вкладке Нижний уровень формат:

Единицы - Декады, Интервал - 1, Надписи - Н,С,К, Выравнивание - по центру

Щелкните по кнопке Ok. В результате выполнения задания график проекта должен принять примерно такой вид как на рис. 1.4.

Рис.1.4. Диаграмма Ганта

Задание 1.4. Просмотрите сетевой график проекта и измените порядок выполнения некоторых работ.

Установленные в Задании 1.3 связи определяют последовательное выполнение работ всех этапов (см. рис. 1.4), так как между ними были установлены зависимости типа окончание - начало. Действительно работы 1-го и 3-го этапов могут выполняться только последовательно одна за другой, но некоторые работы 2-го и 4-го этапов могут выполняться параллельно. Работа «Контроль за ходом строительных работ» должна начинаться одновременно с работой «Подготовка помещений..» и заканчиваться одновременно с окончанием работы «Замена дверей».

Технология выполнения

1. Выполните команду ВИД/Сетевой график.

2. Удалите связь работы «Контроль за ходом строительных работ» с работой «Замена дверей». Для этого двойным щелчком мыши по линии связи откройте окно Зависимость задач и нажмите кнопку Удалить (см. рис. 1.5).

Рис. 1.5. Удаление зависимости работ в проекте в представлении Сетевой график.

Затем двойным щелчком по работе «Контроль за ходом строительных работ» откройте форму Сведения о задаче. Перейдите на вкладку Предшественники (см рис.1.6). В первой строке таблицы Предшественники из списка столбца Название работ выберите работу «Подготовка помещений..», а из списка Тип - вид связи Начало-начало. Во второй строке таблицы выберите работу «Замена дверей» и тип связи Окончание-окончание. Установите ориентировочную продолжительность работы – 80 дней. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 1.6. Установление зависимостей между работами в окне

Сведения о задаче

Задание 1.4. Введите в проект для этапа "Строительные работы в помещении офиса" периодически повторяющуюся по понедельникам работу "Уборка строительного мусора" продолжительностью 1 день.

Технология выполнения

1. В окне представления Диаграмма Ганта выделите строку, перед которой необходимо вставить новую работу («Контроль за ходом строительных работ»), и выполните команду ВСТАВКА/Повторяющаяся задача.

2. В окне Сведения о повторяющейся задаче в соответствии с заданием введите Название задачи (Уборка строительного мусора), Длительность (1) и настройте режим повторения еженедельно по понедельникам.

3. Установите целесообразные временные границы выполнения этой работы (исходя из временных границ 2-го этапа). Введите даты начала и окончания работы, соответствующие понедельникам.

4. Просмотрите список дней по уборке строительного мусора, щелкнув по значку "+", расположенному слева от названия работы. Определите количество раз повторения работы.

Выделение критического пути

Критический путь - это последовательность связанных работ, которые должны быть выполнены вовремя для того, чтобы завершить в заданный срок весь проект. Если какую-либо работу, находящуюся на критическом пути, отсрочить, то это приведет к задержке окончания всего проекта. Работы критического пути имеют нулевой резерв времени.

Задание 1.5. Выделите на временной диаграмме работы критического пути.

Технология выполнения

1. Выполните команду ВИД/Диаграмма Ганта. Вызовите мастера построения диаграммы, выполнив команду ФОРМАТ/Мастер диаграмм Ганта или щелкните по кнопке инструментальной панели с соответствующим названием, расположенной на инструментальной па­нели форматирования .

2. В окне мастера на шаге 1 щелкните по кнопке Далее. На шаге 2 включите флажок Критический путь и щелкните по кнопке Далее. На следующем шаге включите отображение дат на диаграмме Ганта. Далее сохраните отображение связей между зависимыми работами. На последнем шаге щелкните по кнопке Форматировать и покиньте мастера.

3. Просмотрите работы критического пути на временной диаграмме. Они будут выделены красным цветом.

4. Отфильтруйте график так, чтобы отображались только работы критического пути. Для этого выполните команду ПРОЕКТ/Фильтр/Крити­чес­кие задачи. Щелкните по кнопке Все задачи в списке Фильтр, чтобы отобразить все работы снова.

5. Отмените выделение работ критического пути. Для этого повторно вызовите мастера и, в отличие от пункта 2 настоящего задания, на шаге 2 включите флажок Стандартные.

Сокращение критического пути

Как показывает критический путь, общая продолжительность работ составляет не менее 125 дней, а в соответствии с заданием офис должен быть организован за 3-3,5 месяца. Необходимо найти способы сокращения критического пути.

Для сокращения критического пути можно использовать последова­тельно-параллельный способ выполнения работ, а также сокращение продолжительности отдельных работ.

Задание 1.6. Сократите критический путь за счет применения последовательно-параллельного выполнения работ, одновременного выполнения нескольких работ или перекрытия работ во времени.

Технология выполнения

1. Определите продолжительность критического пути. Для этого выполните команду ПРОЕКТ/Сведения о проекте. В окне Сведения о проекте найдите дату окончания работ. Щелкните по кнопке Статистика и найдите значение продолжительности работ проекта в днях на пересечении строки Текущие и столбца Длительность. Закройте окно.

2. Поскольку одновременно можно выполнять электромонтажные и сантехнические работы установите между ними связь вида Начало-Начало Для этого дважды щелкните по линии связи между этими работами и в окне Зависимость задач выберите этот вид связи. После этого продолжительность работ критического пути сократится на несколько дней .

3. Работа по замене оконных рам может быть начата до завершения работы по подготовке помещений, поэтому введите для этой работы перекрытие величиной в 6 дней. Для этого в окне Зависимость задач установите отрицательное значение запаздывания в днях (-6d). Совместите во времени окраску стен и потолков с заменой дверей с запаздыванием (-3d), установку межкомнатных перегородок и ремонт пола с запаздыванием (-4d), а также наем офисного персонала и проведение рекламной компании с запаздыванием (-4d).

4. Измените количество циклов или дату окончания работ «Уборка строительного мусора», а также измените продолжительность (дату окончания) работы Контроль за ходом строительных работ, совместив во времени ее окончание с окончанием работы Замена дверей. В результате Вы должны получить продолжительность работ критического пути приблизительно равную 100 дням (см. рис. 1.7). Дальнейшее уменьшение продолжительности работ можно будет спланировать за счет уменьшения продолжительности отдельных работ при назначении ресурсов.

Рис.1.7. Вид Диаграммы Ганта после сокращения критического пути

5. Просмотрите созданный проект в режиме календаря и в режиме сетевой диаграммы. Для этого выберите соответствующий пункт меню Вид или щелкните соответственно по кнопкам Календарь и Сетевой график, расположенным на вертикальной панели представлений. Если эта панель не включена, включите ее, выполнив команду ВИД/Панель представлений. Просмотрите сетевую диаграмму в режиме предварительного просмотра перед выводом на принтер, щелкнув по соответствующей кнопке. Определите общее количество страниц. Выполните прокрутку листов. Просмотрите одновременно множество листов.

6. Вернитесь к просмотру проекта в виде Диаграммы Ганта, щелкнув по соответствующей кнопке панели представлений. Отключите панель представлений, щелкнув на ней правой клавишей и вызвав соответствующее контекстное меню. Включите панель представлений.