Сокращение длительности работ добавлением ресурсов

После того, как ресурсы назначены на работу, Microsoft Project будет всякий раз вычислять продолжительность работы при добавлении или удалении ресурсов. Например, если Вы добавляете еще одну единицу ресурса к работе с пропорциональной интенсивностью, имеющей четырехдневную продолжительность и одну единицу назначенного ресурса, то работа будет сокращена до двух дней. Если имеется достаточное количество ресурсов, то, добавляя ресурсы, можно существенно сократить про­должи­тель­ность работ по графику.

Обратите внимание на то, что если продолжительность работы не изменяется при добавлении ресурсов, то это означает, что неправильно выбран тип работы. Щелкните по кнопке Сведения о задаче, и затем откройте вкладку Дополнительно. Убедитесь, что включен флажок Фиксированный объем работ, и выбран тип работы - фиксированный объем ресурсов или фиксированные трудозатраты.

Тип работы определяет, какое воздействие оказывает изменение трудоемкости, количества единиц ресурса или продолжительности работы на другие параметра этой работы.

Задание 2.5. Сократите продолжительность работ проекта до 100 дней.

Технология выполнения

1. Установите значения численности рабочих и величины перекрытий для строительных работ в соответствие с данными таблицы 2.2.

Таблица 2.2.

Наименование работы	Численность	Перекрытие
Подготовка помещений, демонтаж перегородок, очистка помещений, уборка мусора	500%
Замена оконных рам и установка стеклопакетов	500%
Установка межкомнатных перегородок	300%
Ремонт пола и настилка линолеума	200%	-4d
Монтаж подвесных потолков	300%	-5d
Выполнение электромонтажных работ	200%	-4d
Выполнение сантехнических работ	200%
Окраска стен и потолков	500%	-2d
Замена дверей	400%

При правильном выполнении действий Вы можете сократить продолжительность работ проекта до 100 дней, не допустив перегрузки ресурса «рабочие» (см. рис. 2.10).

Рис. 2.10. Вид Диаграммы Ганта после устранения перегрузок

Лабораторная работа № 3. Управление финансами проекта

Определение стоимости проекта

Общая стоимость (затраты) проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и работ, а также стоимости назначений. Стоимость назначений на работы определяется ценами и тарифами для ресурсов (цены на материальные ресурсы и ставки оплаты труда).

В Microsoft Project можно учитывать следующие типы затрат:

• Нормированные затраты;

• Затраты на использование;

• Фиксированные затраты.

Нормированные затраты на ресурс — это затраты на трудовые ресурсы, например люди или арендуемое оборудование, для которых назначаются стандартная ставка и (при необходимости) ставка сверхурочных. Такие ресурсы обычно рассчитываются на почасовой основе. При назначении ресурса задаче в Microsoft Project рассчитываются итоговые затраты на ресурс с использованием указанных почасовых ставок затрат на ресурс и времени (или длительности) выполнения задачи.

Нормированные затраты на материалы — это затраты на расходные материальные ресурсы, такие как отделочные материалы или принадлежности, которым назначаются стандартные нормы. Нормы материальных ресурсов назначаются единице материала (например, норма на метр или норма на тонну). Если задаче назначен материальный ресурс, Microsoft Project рассчитывает общие затраты на материалы, умножая норму материального ресурса на количество единиц измерения материала, используемого для выполнения задачи.

Стоимость ресурса может изменяться в ходе реализации проекта или ресурс может оплачиваться по различным ценам для различных работ, например, при работе с различными сортами материала. Microsoft Project позволяет для ресурса назначить до пяти наборов норм и сохранить их в виде таблицы норм затрат.

Затраты на использование — это разовая плата за пользование ресурсом. Затраты на использование никогда не зависят от объема выполняемых работ. Для трудовых ресурсов такие затраты начисляются при каждом использовании ресурса и зависят от числа назначений, а для материальных ресурсов — только один раз.

Если затраты на работу точно известны, например затраты на оборудование, то можно ввести фиксированную стоимость работы в поле Фиксированные затраты. Фиксированные затраты — это установленные затраты, которые остаются постоянными независимо от длительности работы, величины выполненного объема трудозатрат или количества назначенного материального ресурса.

Планируя стоимость проекта, необходимо для каждого ресурса определить метод начисления затрат. Метод начисления затрат определяет момент времени, когда следует учесть стоимость ресурса. По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако можно выбрать и другие методы распределения стоимости: В начале и По окончании, при которых затраты на ресурсы будут отнесены на начало или конец работы.

Планирование бюджета проекта возможно двумя методами: снизу вверх или сверху вниз.

Метод оценки стоимости снизу сверх заключается в определении стоимости использования единицы каждого ресурса, расчете стоимости отдельных работ проекта и определении стоимости всего проекта исходя из суммарной стоимости всех работ.

Метод сверху вниз используется в том случае, когда на проект выделен фиксированный объем денежных средств. В этом случае бюджетные ресурсы назначаются суммарной задаче, а общие показатели по затратам на ресурсы, работы оцениваются на основе аналогичных прошлых проектов.

Определение стоимости всего проекта

Задание 3.1. Определите стоимость проекта (сумму затрат на его реализацию) по данным, введенным в предыдущих лабораторных работах.

Технология выполнения:

1. Выполните команду ПРОЕКТ/Сведения о проекте.

2. Щелкните по кнопке Статистика. На экране появится окно Статистика проекта для (рис.3.1). Просмотрите суммы в столбце Затраты, соответствующие общим планируемым затратам проекта.

3.Сравните значение текущей, базовой, фактической и оставшейся (неосвоенной) стоимости проекта, чтобы видеть, укладываетесь ли Вы в границы бюджета (если он вам известен). Эти стоимости модифицируются каждый раз, когда Microsoft Project пересчитывает затраты на весь проект.

Рис.3.1. Вид окна с общими статистическими данными проекта

Примечание

В процессе управления выполнением проекта можно отслеживать фактические затраты, сравнивая поля Базовые затраты и Фактические затраты. Это позволяет увидеть, изменилась ли стоимость всего проекта по сравнению с ожидаемой, а также имеется ли достаточно средств для завершения проекта.

Определение метода начисления затрат

Задание 3.2. Выберите метод начисления затрат для ресурсов проекта.

Технология выполнения:

1. Откройте одно из двух представлений: Лист ресурсов или Использование ресурсов и дважды щелкните мышью в строке ресурса Топ менеджер.

2. В открывшемся окне Сведения о ресурсе перейдите на вкладку Затраты (рис.3.2).

3. С помощью раскрывающегося списка Начисление затрат выберите метод начисления затрат Пропорциональное.

4. Аналогично для остальных людских ресурсов выберите метод пропорционального начисления затрат, а для оборудования и материалов – метод начисления затрат В начале.

Рис 3.2. Выбор метода начисления затрат ресурса Топ-менеджер

Оценка затрат проекта по работам

Задание 3.3. Просмотрите стоимости отдельных работ, этапов и полную стоимость проекта. Откройте на экране второе окно и выведите в него информацию о стоимости ресурсов, назначенных на работы.

Технология выполнения

1. Выполните команду ВИД/Другие представления. В окне Другие представления выберите пункт Лист задач и нажмите кнопку Применить.

2. Выполните команду ВИД/Таблица/Затраты

3. Установите необходимую ширину столбцов таблицы достаточной для просмотра значений стоимостей.

4. Выполните команду ОКНО/Разделить. Перейдите во вновь открытое окно в нижней половине экрана.

5. Выполните команду ВИД/Лист ресурсов.

6. Выделите в верхнем окне одну из работ с ресурсами (например, Выполнение электромонтажных работ). В нижнем окне установится список ресурсов, назначенных на эту работу. Чтобы увидеть объем назначений ресурсов на работу дважды щелкните мышью в Листе задач по названию работы. Вид окна должен соответствовать рис. 3.3. Проверьте правильность вычисления стоимости выделенной работы.

Примечание

Вычисление стоимости трудового ресурса назначенного работе осуществляется по формуле:

Стандартная ставка руб./д * объем назначений * длительность задачи

Рис. 3.3. Вид окна с представлением затрат по работе

7. Просмотрите затраты на другие работы и этапы работ.

8. В нижнем окне (Лист ресурсов) измените ставку и/или цену на материалы. Убедитесь, что изменяются и затраты на соответствующую работу, этапа работ и всего проекта.

Задание 3.4. Выведите на экран полную информацию о запланированных работах, стои­мо­сти назначенных на них ресурсов, трудоемкости и стоимости работ.

Технология выполнения

1. Отключите второе окно экрана, выполнив команду ОКНО/Снять разделение

2. Выполните команду ВИД/ Использование задач.

3. Выполните команду ВИД/Таблица/Затраты. На экране появится таблица с перечнем работ и ресурсов, отнесенных к этим работам, а также стоимостные данные. Правая часть окна будет содержать значения трудозатрат по временным периодам.

4. Настройте отображение таблицы так, чтобы для каждой работы выводились строки с данными о трудоемкости и затратах. Для того, чтобы отражать и стоимостные характеристики, щелкните правой кнопкой мыши в правом окне и отметьте нужную характеристику (Затраты) или выполните команду Формат/Подробности.

5. Для облегчения просмотра таблицы скройте столбцы с незаполненными значениями стоимостей (Фиксированные затраты) и столбец Начисление фиксированных затрат, определяющий порядок оплаты ресурсов типа Фиксированные трудозатраты. Для этого, щелкнув по заголовку столбца, выберите пункт контекстного меню Скрыть столбец.

6. Установите для временной части окна масштаб времени, позволяющий просматривать месяцы с разбивкой по дням недели. Для этого выполните команду ФОРМАТ/Шкала времени и установите в диалоговом окне соответствующие параметры среднего и нижнего уровня. Вид экрана должен соответствовать рис. 3.4.

7. Выделите одну из строительных работ (например, Выполнение электромонтажных работ) и прокрутите по горизонтали временную шкалу так, чтобы можно было увидеть трудоемкости и затраты для выделенной работы.

Рис. 3.4. Вид окна для просмотра комплексной информации о работах и ресурсах

Оценка затрат проекта по ресурсам

Задание 3.5. Просмотрите полный перечень затрат на ресурсы проекта с расшифровкой их расхода по работам. Оставьте в перечне только материалы (невозобновляемые ресурсы) или только трудовые ресурсы (возобновляемые).

Технология выполнения:

1. Для вывода списка ресурсов выполните команду ВИД/Лист ресурсов.

2. Для вывода в списке значений полных затрат на каждый ресурс выполните команду ВИД/Таблица/Затраты.

3. Выведите в нижнюю половину экрана форму для просмотра перечня работ, на которые назначен отдельный ресурс. Для этого выполните команду ОКНО/Разделить. Изображение на экране должно соответствовать рис. 3.5.

Рис. 3.5. Вид окна со сводным перечнем ресурсов проекта

4. С помощью команды ПРОЕКТ/Фильтр/Ресурсы-трудовые выполните фильтрацию списка возобновляемых ресурсов. Просмотрите использование ресурса "рабочие" и затраты на оплату их труда всего и по отдельным работам. Чтобы увидеть затраты по каждой работе, добавьте в таблицу Формы ресурсов столбец Затраты (команда Затраты из контекстного меню таблицы работ)

5. Выполните фильтрацию невозобновляемых ресурсов, а затем ресурсов с превышением доступности. Отмените фильтрацию.

6. С помощью команды ПРОЕКТ/ Группировка сгруппируйте ресурсы по ресурсным группам и проанализируйте полученные для групп значения итоговых затрат. Отмените группировку.

Задание 3.6. Выведите диаграмму распределения во времени затрат на рабочих. В качестве временной шкалы выберите месяц с разбивкой на недели. Выведите график затрат на этот же ресурс в виде накопленных затрат с начала проекта. Совместите график затрат на рабочих с линейной диаграммой работ.

Технология выполнения:

1. Для вывода диаграммы затрат выполните команду ВИД/График ресурсов.

2. Настройте диаграмму для отображения стоимостей, выполнив команду ФОРМАТ/Подробности/Затраты.

3. Настройте временную шкалу диаграммы, установив для среднего уровня в качестве единицы измерения месяц, а для нижнего – неделя.

4. Используя клавиши PgDn и PgUp (или прокрутку в левой части окна) установите на экране диаграмму затрат на ресурс Рабочие.

5. Преобразуйте текущую диаграмму в диаграмму с накоплением. Для этого выполните команду ФОРМАТ/Подробности/Совокупные затраты.

6. Откройте на экране второе окно (команда ОКНО/Разделить) и выведите в него линейную диаграмму работ, щелкнув по кнопке Диаграмма Ганта. Изображение на экране должно принять такой вид как на рис. 3.6.

Создание таблицы норм затрат для ресурса

Задание 3.7. Выполните описание схемы оплаты ресурса Электрики в связи с возможными изменениями нормативных ставок оплаты труда.

Технология выполнения:

1. Откройте форму Сведения о ресурсе для ресурса Электрики (см. задание 3.2).

2. Просмотрите распределение затрат ресурса Электрики в представлении Использование задач (рис. 3.4.) . Запомните размер затрат на работу Выполнение электромонтажных работ и даты начала и окончания, а также ее продолжительность.

3. Внесите изменения в таблицу норм затрат электриков в связи с тем, что во время выполнения этой работы планируется изменение стандартной ставки оплаты труда электриков (например, начиная с 10 января). Для этого в окне Сведения о ресурсе в таблицу норм затрат А (по умолчанию) следует добавить в столбец Дата действия – дату, начиная с которой расчет затрат будет осуществляться по новому тарифу (например, в нашем примере 10.01.2011) и в столбец Стандартная ставка – 10000 р./мес. (рис. 3.7).

Рис.3.6. Вид экрана с диаграммой совокупных затрат на рабочих, совмещенной с линейной диаграммой работ

Рис.3.7. Создание таблицы норм затрат для ресурса Электрики

4. Просмотрите распределение затрат ресурса Электрики с учетом изменений Стандартной ставки. Произошло ли увеличение затрат на работу Выполнение электромонтажных работ и на сколько?

Создание таблиц с разными нормами затрат для ресурса и их использование при планировании затрат

Задание 3.8. Выполнить создание двух таблиц норм затрат для ресурса Рабочие: таблицу А (используемую по умолчанию) и таблицу В, используемую при оплате работы Замена оконных рам и установка стеклопакетов.

Технология выполнения:

1. Откройте форму Сведения о ресурсе для ресурса Рабочие (см. задание 3.2). Таблица А (по умолчанию) содержит тарифы по оплате ресурса установленные при создании ресурса во время выполнения лабораторной работы №2.

2. На вкладке таблицы В задайте размер стандартной ставки 7000р./мес и размер ставки сверхурочной 700р./д. (рис.3.8). Нажмите Ok.

Рис. 3.8. Создание таблиц с нормами затрат для ресурса Рабочие

3. Установите действие тарифов таблицы В при планировании затрат на ресурсы работы Замена оконных рам и установка стеклопакетов. Для этого откройте представление Использование задач. Найдите в столбце Название задач работу Замена оконных рам и установка стеклопакетов и дважды щелкните по ресурсу Рабочие. В окне Сведения о назначении ресурса Рабочие из списка Таблица норм затрат выберите В. Нажмите Ok (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Определение тарифов ресурса Рабочие для оплаты работы Замена оконных рам и установка стеклопакетов

5. Просмотрите затраты на ресурс Рабочие с учетом применения разных ставок оплаты труда. Произошло ли увеличение затрат и на сколько? Для этого откройте представление Использование ресурсов (рис. 3.10) и рассчитайте стандартные ставки (р./д) которые Project использовал при определении затрат на работы Подготовка помещений…. и Замена оконных рам и установка стеклопакетов.

Рис. 3.10. Распределение трудозатрат и затрат по ресурсам

Планирование фиксированных затрат на работы проекта

Задание 3.9. Необходимо запланировать расходы на консультации юриста, оказываемые на первом этапе при выполнении работ Подготовка заявки в КУГИ на аренду помещения и Выбор варианта, и заключение договора на аренду помещения. Расходы, связанные с оплатой консультаций учесть в виде фиксированных затрат.

Технология выполнения:

1. Выполните команду ВИД/ Использование задач.

2. Выполните команду ВИД/Таблица/Затраты и запомните общие затраты на работы первого этапа.

3. Настройте отображение таблицы так, чтобы для каждой работы выводились строки с данными о трудоемкости и затратах.

4. Если таблица задач не содержит столбец Фиксированные затраты, щелкните правой клавишей мыши в области заголовков столбцов и выберите команду Вставить столбец. В окне Определение столбца из списка Имя поля выберите Фиксированные затраты.

5. Выполните добавление в таблицу столбца Начисление фикс. затрат. Вид окна должен соответствовать рисунку 3.11.

6. Для работы Подготовка заявки в КУГИ на аренду помещения задайте размер фиксированных затрат 3000р. и метод начисления затрат В начале. Для работы Выбор варианта и заключение договора на аренду помещения определите тот же метод начисления затрат и введите фиксированные затраты в размере 5000р.

7. Просмотрите затраты на работы первого этапа. Как распределились фиксированные затраты по дням выполнения работ и по работам этапа?

Рис. 3.11. Планирование фиксированных затрат на работы

проекта

Вычисление стоимости сверхурочных работ

По умолчанию Microsoft Project вычисляет стоимость работы, используя стандартный тариф для каждого назначенного ресурса. Он не вычисляет стоимость дополнительной часов работы (часов перегрузки) по введенным сверхурочным тарифам, пока эти часы специально не будут указаны как сверхурочные. После этого стоимость сверхурочной работы вычисляется по сверхурочным ставкам.

Необходимо знать, что количество (трудоемкость) сверхурочных работ включается в общую трудоемкость работы, а не добавляется к суммарной трудоемкости работы.

Задание 3.10. Установите сверхурочную ставку оплаты для часов перегрузки менеджера, определите величину времени его перегрузки, пересчитайте стоимость оплаты менеджера и новую величину общих затрат на весь проект.

Технология выполнения:

1. Выведите на экран диаграмму загрузки менеджера (ВИД/График ресурсов) и с помощью клавиш PgDn и PgUp установите диаграмму нужного ресурса. Выполните команду ФОРМАТ/Под­роб­ности/Пиковые единицы и убедитесь, что в последний месяц работы менеджера над проектом имеет место его перегрузка. Разделите окно и в нижнюю часть выведите Диаграмму Ганта. Вид экрана с результатами работы приведен на рис.3.12. Определите, на каких работах возникает перегруз.

Рис. 3.12. Анализ перегруза ресурса Менеджер

Менеджер одновременно выполняет две работы: Наем офисного персонала и Проведение рекламной компании. Интенсивность его использования в первой работе 50%, во второй -100%. В течение некоторого времени выполнения работ (5 дней) возникает перегруз в 50%. Необходимо 50% времени выполнения работы Проведение рекламной компании перевести в сверхурочные (т.е. 2,5 часа).

2. Выполните команду ВИД/Использование задач. Появится окно со списком работ и назначенными на них ресурсами. Выполните команду ВИД/Таб­лица/Трудо­затраты.

3. Добавьте в таблицу столбец Сверхурочные трудозатраты для ввода в не­го сверх­­урочного времени. Для этого щелкните правой клавишей где-нибудь в заголовке столбцов и вы­берите в контекстном меню пункт Вставить столбец. В диалоговом окне Определение столбца выберите Сверхурочные трудозатраты и затем щелкните OK.

4. Добавьте во временную часть окна строки для вывода значений затрат, трудоемкости и сверхурочной трудоемкости работ, если их нет. Для этого выполните соответственно команды ФОРМАТ/Подробности/Затраты, ФОРМАТ/Под­роб­ности/Трудозатраты и ФОРМАТ/Стили подобных данных. Настройте временную шкалу так, чтобы на нижнем уровне выводились даты дней месяца.

5. Откройте второе окно (ОКНО/Разделить) и выведите в нем Лист ресурсов. Выведите в этом окне таблицу входных данных, определяющих параметры ресурсов. Для этого выполните команду ВИД/Таблица/Ввод.

6. Установите в верхнем окне работу Проведение рекламной компании и выделите расположенный под ней ресурс Менеджер. В нижнем окне появится строка с параметрами этого ресурса. Прокрутите временную шкалу так, чтобы видимыми стали дни с трудоемкостью и затратами менеджера на этой работе.

7. В нижнем окне введите в поле Ставка сверхурочных значение 500,00 р/д. Вид экрана с результатами работы приведен на рис.3.12.

8. Определите объем трудозатрат менеджера в каждый день перегруза.

9. В верхнем окне представления для ресурса Менеджер обнулите поле Трудозатраты. В поле Сверхурочные трудозатраты введите сверхурочные в размере 2,5 дня, а в поле Трудозатраты введите общий объем трудозатрат 5 дней. Вы должны увидеть, что сразу произойдет пересчет стоимость ресурса и работы в правой части окна. Проверьте, что стоимость работы рассчитана с учетом тарифа менеджера на сверхурочные работы. Вид экрана с результатами работы приведен на рис.3.13.

Рис.3.12. Вид окна с характеристиками перегруженного ресурса менеджер

Рис.3.13. Вид окна с вычислениями сверхурочных трудозатрат и затрат на работу Проведение рекламной компании