^up

Документ. Коммуникативная функция.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон 77ФЗ).

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль. Возникают и различные категории документов:

●двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

●многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);

●документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.);

●документы, ориентированные снизу вверх от исполнителя и подчиненного к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

^up

Документ. Свойства документированной информации.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон 77ФЗ).Документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации.

К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество.

Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают:

●релевантность — способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя ;

●полнота — оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией;

Всвою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовнонравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация это повторяющаяся, дублирующая информация.

Абсолютно полной информации не существует. Вычисление полноты производят только на глаз.

●полезность (полезная\бесполезная)— ценность информации в определенных конкретных условиях;

●своевременность — способность соответствовать запросам потребителя в данный момент. Связана с новизной;

●достоверность — отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. Связана с полнотой. Зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создается человеком, постольку содержащаяся в нем

информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации какихлибо фактов.;

●новизна — то новое, что присутствует в сообщении;

●доступность — возможность получения потребителем;

●защищенность — свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц;

●ценность — потребительская значимость выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов;

●эргономичность — оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя;

^up

●адекватность (определенность) — соответствие отраженных в документе фактов, событий,

показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Наконец, важным свойством документированной информации является ее Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

^up

Информация. Измерение информации.

Информация — 1. Сведения, уменьшающие неопределенность события.

2.Сведения о событиях, фактах независимо от формы их представления.

3.Та часть материального сообщения, которая изменяет состояние тезауруса (набор дескрипторов, словарь) получателя, т.е. то, что изменяет состояние мышления.

Влюбом передаваемом или получаемом сообщении содержится какое-то количество информации. Разные люди, получившие одно и то же сообщение, по разному оценивают его информационную ёмкость, то есть количество информации, содержащееся в нем. Причина в том, что знания людей о событиях, явлениях, о которых идет речь в сообщении, до получения сообщения различны. Поэтому те, кто знал о сообщаемом мало, сочтут, что получили много информации, те же, кто знал больше, могут сказать, что информации не получили вовсе. Количество информации в сообщении, таким образом, зависит от того, насколько новым стало это сообщение для получателя.

Втаком случае, количество информации в одном и том же сообщении определяется отдельно для каждого получателя, то есть имеет субъективный характер. Однако все субъективное не поддается сравнению и анализу, для его измерения трудно выбрать одну общую для всех единицу измерения.

Таким образом, с точки зрения информации как новизны, нельзя однозначно и объективно оценить количество информации, содержащейся даже в простом сообщении. Поэтому, когда информация рассматривается как новизна сообщения для получателя, не ставится вопрос об измерении количества информации.

Измерение информации в технике

В технике (теория кодирования и передачи сообщений) под количеством информации понимают количество кодируемых, передаваемых или хранимых символов.

При этом информацией считается любая хранящаяся, обрабатываемая или передаваемая последовательность знаков, символов. Часто используют простой способ определения количества информации, который может быть назван объемным. Он основан на подсчете числа символов в сообщении, т. е. связано с его длиной и не учитывает содержания.

В вычислительной технике применяются две стандартные единицы измерения: бит и байт.

Информационный объем сообщения (информационная емкость сообщения) количество информации в сообщении, измеренное в битах, байтах или производных единицах.

Длина сообщения зависит от числа различных символов, употребляемых для записи сообщения. Например, слово "мир" в русском алфавите записывается тремя знаками, в английском пятью (peace), а в КОИ8 двадцатью четырьмя битами.

Стоит отметить, что для измерения информации используется следующая формула: