^up

Электронный документооборот. Система электронного документооборота, электронный документ, ЭЦП.

Электронныйдокументооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс выполнения работы иерархической организации с целью обеспечения в организации функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человекочитаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Электронный документ – документ, созданный с помощью компьютерной обработки.

Электронный документ – документ, созданный с помощью компьютерной обработки.

Он может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая:

∙обеспечивает целостность документа;

∙подтверждает авторство;

∙запрещает отказываться от авторства

ЭЦП регулируется ГОСТ Р 34.102012 и 63-ФЗ

^up

Электронный документооборот. Информационные потоки.

Электронныйдокументооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Информационныепотоки — это пути передачи информации, обеспечивающие существование любой системы. Полная, своевременная и точная информация (то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток), повышает производительность труда на 10-30%.

Объектуправления (ОУ) — это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой входного материального потока МП1 в выходной материальный поток МП2. Кроме того, на вход ОУ поступают также внешний информационный поток ИП1, который сопровождает материальный, например, «Накладные на транспортировку», «Счета-фактуры на оплату» и др. То же можно сказать и о потоке ИП2, который сопровождает отпуск готовой продукции или услуг потребителям.

Аппаратуправления (АУ) — это подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке. На вход АУ поступают входящие информационные потоки из внешней среды (ИП3-ИП4). Сам АУ вырабатывает исходящие информационные потоки (ИП5). Между АУ и ОУ циркулируют внутренние ИП.

Функции управления взаимосвязаны между собой, и их можно представить в виде топологической модели ( рис. 2 ), отражающей технологию управления.

^up

Рис. 2. Схема взаимосвязи функций управления

На предприятии выполняется управление несколькими видами деятельности. В соответствии с этим в аппарате управления выделяют ряд подразделений, которые отвечают за указанные выше виды деятельности ( рис. 3 ).

^up

Рис. 3. Детализированная структура ЭС

Для достижения поставленной для экономической системы цели работники аппарата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов (бизнес-процессов) и процедур.

Деловые процессы также можно классифицировать по видам производственной деятельности:

●обслуживание клиента;

●материально-техническое снабжение;

●управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным и вспомогательным производством, реализацией готовой продукции и т. п.