Управление требованиями_Вар_21

организация управления качеством продукции;

характеристика товара;

отзывы покупателей. [15]

Оценим длительность работы сотрудников отдела снабжения, а именно общие временные затраты на заказ и доставку одной партии сырья, таблица 1. В качестве метрики для оценки возьмем временные интервалы, затрачиваемые на выполнение определенных функциональных обязанностей.

Таблица 1 – «Временные затраты на обработку заявок, до внедрения системы»

А – Администрация ресторана; Б – Бухгалтер; В-Э – Водитель-экспедитор; К – Кладовщик.

19

Количество сотрудников, необходимое для обработки одной заявки – пять, это шеф-повар, кладовщик, администрация ресторана, бухгалтер, водитель-экспедитор.

Если рассчитать материальные затраты (МЗ) на составление и обработку одной заявки, то необходимо общее время затраченное каждым сотрудником умножить на его почасовую ставку заработной платы.

МЗ=∑(227руб/час * 2ч35мин + 171 руб/час * 4ч30чин + 341 руб/час * 5 ч + 125руб/час * 7ч15мин) = 4026 рублей на 1 заявку

Среднее число заявок в месяц 7, следовательно можно сделать вывод, что в месяц на работу отдела снабжения расходуется 135 часов 45 минут и 28182 рублей,

а в год соответственно: 1625 часов 40 минут и 338184 рубля. Таким образом можно сделать вывод, что самыми трудоемкими и ответственными операциями являются:

определение норм закупки и составление отчетности. Если заявка будет сформированна неправильно, то это может привести к большим убыткам: не только к лишним временным и денежным затратам, но и к потере имиджа и репутации ресторана.

2.2 Характеристика способов поставки и договорных отношений с поставщиками. Порядок заключения договоров

Поставка продукции в ресторан «Богемиус» осуществляется двумя способами:

Децентрализованный – самостоятельный вывоз товаров от поставщиков.

Централизованный – осуществляется силами и средствами поставщиков, двумя маршрутами: маятниковым и кольцевым. [16]

Все поставки продуктов питания, на сегодняшний день осуществляются только на основании договора. Ресторан «Богемиус» уже много лет использует международный стандарт «Система менеджмента качества» не только при заключении договоров с поставщиками, но и для осуществления управленческой деятельности. Настоящий стандарт применяется с целью контроля и проверки выполнения условий поставки, на соответствие требованиям заказчика. Данный стандарт не устанавливает требований к продукции, так как они устанавливаются исходя из предполагаемых запросов заказчика или стандартов на продукцию. [6]

20

Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставкам всех видов продукции. При составлении до-

говоров необходимо руководствоваться Гражданским кодексом, законами и иными законодательными актами РФ, в том числе международно признанными правилами

Incoterms. Данные правила уже давно стали стандартом международного бизнеса и помогают избегать дорогостоящих последствий возможных недоразумений, чётко разъясняя обязанности, распределение расходов и рисков, связанных с поставкой.

[13]

Типовой договор поставки продукции, применяемый в ресторане «Богемиус»,

представлен в Приложении Б.

2.3 Приемка продукции

Продовольственное сырье и пищевые продукты, в том числе полуфабрикаты промышленной выработки, используемые для изготовления продукции общественного питания, должны соответствовать требованиям национальных стандартов и других нормативных и технических документов. [5]

Качество готовой продукции напрямую зависит от качества сырья, поэтому ресторан, заботящийся о своем имидже, должен тщательно проверять закупаемые продукты. Приемка проводится в два этапа:

Первый этап – предварительный, приемка по количеству, на соответствие товарно – транспортным накладным, счетам – фактурам, путем взвешивания и пересчета. Второй этап – окончательный, сверка массы нетто и массы тары. При обнаружении недостачи составляется односторонний акт о выявленной недостаче.

После окончательной приемки составляется акт в З экземплярaх. [10]

Одновременно с приемкой по количеству товар принимается по качеству.

Приемка товаров по качеству производится органолептическим (по виду, цвету,

запаху, вкусу) способом. [5] К транспортным документам прикладываются сертификаты безопасности и удостоверения качества.

21

2.4 Построение и описание процесса управления поставками

На основе представленного описания организационной структуры

(приложение А), организации процесса снабжения и изученного договора поставки продукции (приложение Б), принятом в ресторане «Богемиус», был построен и описан бизнес-процесс «Управление поставками продуктов питания».

Моделирование бизнес-процесса управления поставками осуществлялось на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, с помощью программного обеспечения Ramus, в нотации IDEF0 и представлено в Приложении В.

SADT предназначена не только для функционального моделирования методологии и стандарта, но и для описания бизнес-процессов IDEF0. Которая в свою очередь представляет собой набор взаимосвязанных функциональных блоков.

[24]

Построение и анализ бизнес-процесса проводится с помощью процессного подхода, с целью выявления операций нуждающихся в автоматизации.

Бизнес-процесс «Управление поставками продуктов питания» в ресторан

«Богемиус»

1 Сбор сведений о наличии товара на складе

Данный подпроцесс состоит из следующих этапов:

1.1 Формирование заявки о нехватки товара в определенном отделе

На данном этапе проводится проверка кладовщиком наличия всех видов, при этом производится сверка количества товара с эталонной величиной для данного типа продукции. Формируется список, состоящий из наименований продуктов или товаров, по которым имеется недостаток.

1.2 Проверка наличия данного вида товара на складе и формирование

списка остатков

22

На данном этапе проводится проверка количества оставшейся на складе продукции, внесенной в список на предыдущей стадии. Производится заполнение бланка остатков, который был сформирован также на предыдущем этапе.

1.3 Поступление информации об остатках и заявках от шеф-повара и

кладовщика в администрацию ресторана

На данном этапе администрации ресторана поступают бланки остатков, и

здесь принимается решение о заявке определенного количества продукции по каждому типу, с учетом предстоящей загруженности и наличии банкетов.

Назначается ответственный за формирование поставки по данному списку продукции, именно это работник занимается оформлением и приемкой продукции, в

данном случае таким работником является кладовщик.

1.4 Получение сведений в администрации ресторана о приеме заявки и её

выполнении

Информация о заявке, в виде отчета передается в администрацию ресторана. В

отчете должны быть представлены:

1.4.1Наименование цеха

1.4.2ФИО шеф-повара и кладовщика, формировавших бланк заявки

1.4.3ФИО ответственного за приемку товара

1.4.4Наименование товара и количество товара, сформированного в заявке.

После представления отчета, администрация ресторана подтверждает заявку,

ставит дату и роспись.

2 Получение информации от поставщиков и принятие решения о

сотрудничестве.

Данный подпроцесс состоит из следующих этапов:

2.1 Сбор информации о заключенных договорах с поставщиками данного вида продукции

Проводится проверка наличия поставщиков товаров данного вида, с которыми были заключены долгосрочные договора. Формируется список поставщиков, в

который включены такие параметры, как:

23

2.1.1 Идентификационный номер поставщика

2.1.3 Дата заключения договора и его срок

2.1.3Минимальные сроки поставки

2.1.4Минимальное количество поставки.

2.2Просмотр списка поставщиков, договора с которыми отсутствуют

Проводится анализ рынка данного вида продукции, формирование списка поставщиков, с которыми еще не заключались договора, получение информации,

указанной в пункте 2.1 по телефону или посредством иных источников связи.

2.3 Получение информации по данному виду товара, его цене, качестве от

всех поставщиков

На этом этапе производится заполнение отчета о наличии и ценовой политике поставщиков по каждой необходимой группе товаров. В эту информацию входят следующие параметры:

2.3.1 Цена за единицу продукции

2.3.2Ценовая политика организации по отношению к постоянным покупателям, оптовым поставкам

2.3.3Наличие возможности возврата товара в связи с его браком.

2.4Анализ информации от поставщиков и выбор предпочтительных

На данной стадии проводятся анализ информации, полученной в этапе 2.3,

проверяется возможность получения продукции по минимальной цене и выгода при заключении долгосрочного договора (или его продлении) с данным поставщиком.

3Заключение или продление договора с поставщиками.

Данный подпроцесс состоит из следующих этапов:

3.1Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с поставщиком

На данном этапе проверяется наличие с поставщиком действующего договора

на долгосрочное сотрудничество.

3.2 Оформление политики долгосрочных отношений с поставщиком

24

На данном этапе с поставщиком оформляется политика долгосрочных отношений (в виде договора), в которой фиксируются такие показатели эффективности работы как:

а) Возможность уменьшения сроков поставки б) Возможность оформление заявки в удобное для заказчика время

в) Формирование ценовой политики, направленной на снижение цен при постоянных заказах товара у этого поставщика

3.2.1Участие в акциях и мероприятиях, которые проводит данный поставщик

3.2.2Возможность прямого контакта с представителем поставщика.

3.3 Заключение соглашения о разовой сделке

Данный этап возникает, в том случае, когда ни в оформлении политики отношений, ни в заключении договоров о долгосрочном сотрудничестве нет необходимости. То есть предполагается разовая закупка (мебели, либо оборудования и прочее), которая оформляется отдельным единовременным договором.

3.4 Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве

В случае если политика долгосрочных отношений с поставщиком устраивает обе стороны, но договор на долгосрочное сотрудничество заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе проводится заключение/продление договора.

3.5 Процедура обработки ошибок

Данный этап возникает, в случае если условия договора были нарушены, либо в ходе проверки поставленной продукции были допущены явные нарушения поставки, не соответствие товара заказанному, плохое качество товара или иный причины. При получении продукции составляется претензия о поставке и направляется представителю поставщика или контрагенту.

4Оформление заказа.

Данный подпроцесс состоит из следующих этапов:

25

4.1 Проверка соблюдения всех норм оформления заявки внутри ресторана

«Богемиус»

На этом этапе проводится проверка правильности заполнения всей заявки,

наличие всех росписей и правильное оформление отчета, составленного на этапе 1.4.

1.2 Корректировка заявки по нормам и правилам договора с

поставщиком

На этом этапе происходит непосредственный контакт с представителем поставщика, оформление заявки на их бланках, в которых производится корректировка таких параметров, как:

а) Количество товара б) Наименование товара в) Сроки поставки.

Данный этап может быть пропущен, если заявка не требуется в корректировке.

Все решения принимает ответственный за поставку товара, в данном случае кладовщик и представитель ресторана, в данном случае Администрация ресторана.

4.2.1 Изменение количества товара

Этот этап может быть необходим в случае, если поставщик производит отгрузку товара только определенным количеством (коробка, мешок, упаковка),

которое не соответствует проставленному в заявке.

4.2.2 Изменение наименования товара

Этот этап может быть необходим в случае, если поставщик не имеет товара,

необходимого и оформленного в заявке, но может предложить товар, схожий по своим свойствам, или лучше выбранного ранее.

4.2.3 Изменение сроков поставки

На этом этапе производится согласование, и, по возможности, корректировка сроков поставки на те сроки, которые удобны заказчику, при этом сроки поставки фиксируются в отчете, чтобы избежать возможных недоразумений впоследствии.

26

4.3 Передача заявки

На этом этапе заказчик направляет сформированную заявку поставщику,

после чего получает подтверждение заказа.

4.4 Передача заявки ответственному за прием товара, и оплата заказа

На этом этапе копия подтвержденного заказа направляется ответственному за приемку товара в ресторане, и также направляется в бухгалтерию для перечисления оплаты. Данный этап может быть пропущен, так как перечисление оплаты проходит в соответствии с договором, то есть либо внесение предоплаты, либо оплата по факту.

5Контроль выполнения условий поставки

Данный подпроцесс состоит из следующих этапов:

5.1 Получение товара

В соответствии с оформленным заказом, поставщик осуществляет поставку продукции в ресторан «Богемиус» в определенные сроки, после чего разгружает товар на складе ресторана.

5.2Проверка товара на соответствие заявке и качество

г) Наличие сертификатов качества продукции.

Если поставленный товар не соответствует заказанному, либо доставленная продукция сомнительного качества или она не сертифицирована, в таком случае Администрация ресторана составляет рекламацию о поставке и направляет ее представителю поставщика, на основе оформленной политике отношений на этапе

3.2.Дальнейшие действия проводятся в соответствии с договором.

5.2Подписание и оформление документации о приеме товара

27

На этом этапе после проверки всей продукции оформляются документы об успешной поставке. При этом один экземпляр документов передается поставщику,

на котором ставится печать и роспись ответственного за прием товара, а второй остается у Администрации ресторана, после чего направляется бухгалтеру.

5.4 Оплата или получение подтверждения оплаты и закрытие заявки

На этом этапе заявка помечается Администрацией как выполненная, в случае возникновения непредвиденных ситуаций они оформляются должным образом и информация передается вышестоящему начальству. Также на данном этапе проводится оплата поставленной продукции либо ожидается подтверждение оплаты,

данная процедура описана на этапе 4.4

5.5 Составление отчета о поставке

На данном этапе происходит составление отчетности о поставке продукции.

Формируются пакеты документов относительно качества и информации о поставленной продукции, прикладываются копии накладных, подтверждения оплаты и сертификаты, предоставленные поставщиками. После чего происходит размещение товара и занесение информации о товаре в базу данных.

На основе второй главы и проведенного анализа, можно сделать вывод о том,

что, данный анализ был проведен с целью изучения основных показателей, дающих объективную оценку осуществления процесса управления поставками продукции в ресторан «Богемиус» для выявления слабых сторон процесса. На данный момент,

процесс управления поставками, состоящий из формирования заказа, поиска поставщиков, заключения договоров, проверки и приемки заказанной продукции осуществляется вручную. Что влечет за собой не только большие временные, но и материальные затраты. Характер недостатков существующего процесса определяется не только человеческим фактором, но и жестко-подчиненной иерархической структурой.

28