Управление требованиями_Вар_21

Введение

Темой данной квалификационной работы является автоматизация процесса управления поставками в ресторан «Богемиус». Объектом исследования является ресторан чешской кухни «Богемиус», расположенный по адресу г. Санкт-Петербург,

Биржевой переулок, д.1. Предметом исследования является процесс «управления поставками» в вышеупомянутый ресторан.

В ресторанном бизнесе существует определенная специфика закупки продукции. Необходимо не только вовремя осуществить поставку, и не допустить ошибок в расчетах формирующейся заявки, но и постоянно анализировать предложения от поставщиков, с целью более выгодных поставок. Отдел снабжения играет ключевую роль в процессе производства. В свою очередь, организация процесса снабжения ресторана – это одна из важнейших функций по двум основным причинам:

1)от цены и качества сырья и ресурсов, своевременности их поставок зависит не только эффективность производственного процесса и качество готовой продукции, но и качество обслуживания посетителей;

2)на закупки приходится значительная доля общих расходов предприятия (в

среднем, около 60%), поэтому даже небольшие улучшения в этой области могут принести существенную выгоду.

Рациональная организация процесса управления поставками продукции является основой для повышения результативности деятельности и конкурентоспособности предприятия, а так же важнейшей предпосылкой эффективной и ритмичной работы. Так как работа отдела снабжения связана с ручной обработкой и хранением большого количества данных о сырье,

поставщиках, ценах и прочее, не исключены ошибки, напрямую связанные с человеческим фактором. А ошибки в расчетах могут негативно сказаться не только на прибыли, но и на имидже ресторана. [18]

9

Автоматизировав процессы, происходящие в отделе снабжения можно избежать необходимости тратить довольно-таки значительное количество времени,

требующегося для проделывания всех сложных и рутинных операций вручную, тем самым, более эффективно использовать труд сотрудников отдела и предприятия в целом.

Актуальность настоящей дипломной работы обусловлена тем, что на сегодняшний день уменьшение использования человеческих ресурсов, то есть автоматизация процессов является неотъемлемой частью любого предприятия.

Указанное обстоятельство показало необходимость проведения исследований,

направленных на анализ и улучшение процесса управления поставками продукции.

Вследствие вышесказанного, целью данной квалификационной работы является автоматизация процесса управления поставками продукции в ресторан

«Богемиус». Процесс необходимо автоматизировать для сокращения временных затрат на выполнение ряда функций отдела снабжения, в том числе устранение случайных ошибок и повышение учетно-аналитических возможностей. Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1Описать внутреннюю структуру ресторана.

2Проанализировать процесс управления поставками продукции.

3Построить процесс «управления поставками продукции в ресторан Богемиус» и описать его.

4Провести анализ информационной системы, используемой в ресторане.

5Сформировать (разработать) рекомендации по дополнению применяемой информационной системы и автоматизации процесса поставок.

Проведение анализа процесса управления поставками и применяемой информационной системы в ресторане «Богемиус», предполагает получение необходимых основополагающих знаний и концепций для правильного построения всех этапов процесса снабжения и выявление операций, требующих автоматизации.

10

Нормативные ссылки

В настоящем отчете о выпускной квалификационной работе использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 50647-2010 «Услуги общественного питания. Термины и определения»

ГОСТ Р 50763-2007 «Продукция общественного питания, реализуемая населению», повторное издание 2009 год

ГОСТ ISO 9000-2011 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»

СанПиН 2.3.6.1079-01«Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания».

Определения, обозначения и сокращения

В настоящем отчете о выпускной квалификационной работе применяются следующие термины с соответствующими определениями.

TCO (Total Cost of Ownership) – определение совокупной стоимости владения, а также связанных с ней истинной стоимости владения (RCO, Real Cost of Ownership) и совокупной стоимости владения приложениями (TCA, Total Cost of Application ownership). То есть TCO, это сумма всех затрат на внедрение и обеспечение функционирования системы до момента ее замены.

SADT (Structured Analysis and Design Technique) – это методология структурного анализа и проектирования, интегрирующая процесс моделирования,

управления конфигурацией проекта, использование дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим графическим языком

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) - методология и стандарт функционального моделирования бизнес-процессов и описания бизнес-

процессов.

МАИ (Метод Анализа Иерархий) – идея для определения весовых коэффициентов при согласовании результатов расчета. Назначение баллов для

11

критериев и баллов для подходов отражает субъективное, экспертное мнение оценщика.

ROI (Return On Investment) – методика расчета проекта, возврата на вложенные инвестиции. Расчет эффективности использования информационной системы на конкретном предприятии.

Front-офис (фронт-офис) – это общее наименование группы процессов в организациях, отвечающих за работу с клиентами или заказчиками.

Back-офис (бэк-офис) – это операционно-учётное подразделение,

обеспечивающее работу подразделений, участвующих в управлении. Это рабочее место системы автоматизации, пользователю которого доступно управление всеми компонентами системами.

Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы. [ISO 9001] Процессный подход – применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях.

Сырье продовольственное – сырье животного, растительного, минерального и искусственного происхождения и питьевая вода, используемые для дальнейшей переработки при производстве пищевой продукции.

Критерий эффективности - это критерий, позволяющий оценить степень достижения цели с учетом произведенных затрат различных ресурсов.

Автоматизация процесса – это совокупность методов и средств,

предназначенная для реализации системы или систем, позволяющих осуществлять управление производственным процессом без непосредственного участия человека.

Автоматизированная система – это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая автоматизированную технологию выполнения установленных функций.

Снабжение – это деятельность, включающая в себя процедуры закупки,

доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Договор поставки – поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в

12

предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным,

семейным, домашним и иным подобным использованием. [ГК РФ статья 506]

Управление цепочками поставок (SCM – Supply Chain Management) – это идея, способ организации, управление отдельными бизнес-процессами на

предприятии.

Incoterms (Инкотермс) – это международные правила, признанные правительственными органами, юридическими компаниями и коммерсантами по всему миру как толкование наиболее применимых в международной торговле терминов. Сфера действия распространяется на права и обязанности сторон по договору купли-продажи в части поставки товаров (условия поставки товаров).

Оптимизация – это изменения в структуре деятельности компании,

направленные на повышение эффективности существующих бизнес-процессов.

Линейная структура организации – это тип иерархической структуры,

основанной на принципах централизма и единоначалия.

Локальная версия – устанавливается на конкретный компьютер,

авторизуется и работает только на нем.

Сетевая версия – работает на всех компьютерах локальной сети, которые имеют доступ к программе.

13

Глава 1. Общая характеристика ресторана «Богемиус»

1.1 Краткая характеристика

Объектом исследования является ресторан чешской кухни «Богемиус»,

расположенный по адресу г. Санкт-Петербург, Биржевой переулок, д.1.

Месторасположение ресторана выбрано очень удачно. Здание ресторана находится всего в паре минут от набережной Макарова, напротив находится гостиница, слева здание военной академии и несколько университетов неподалеку.

Таким образом, ресторан обеспечил себя самой разнообразной клиентурой - это студенты, военные, бизнесмены, российские и иностранные туристы.

Ресторан был открыт в 2008 году и сразу же завоевал расположение посетителей не только необычной обстановкой, выполненной в средневековом стиле, но и высоким уровнем сервиса и отменным качеством блюд.

1.2 Организационная структура

Работники всех уровней составляют основу организации, поэтому их полное вовлечение в решение задач дает возможность организации с выгодой использовать их способности. [6]

На рисунке 1 показана организационная структура ресторана «Богемиус».

Данная структура относится к линейно-функциональной и для нее характерны:

четкое разделение труда, установление жестокой системы правил и стандартов, а так же иерархичность уровней управления. [26] Такая структура позволяет оперативно управлять работой ресторана и находиться в курсе всех событий. Администрация ресторана находится в непосредственном подчинении директора, но и имеет право принимать самостоятельные решения, неся полную ответственность за происходящее. [9]

14

Рисунок 1 - Организационная структура ресторана «Богемиус»

На основе устава, принятом в ресторане «Богемиус», составлен список распределения ответственности и полномочий, в соответствии с должностными инструкциями работника, представленный в Приложении А.

1.3Организация взаимодействия с системой

Вданный момент, в ресторане «Богемиус» используется информационная система 1С: Предприятие 8 Ресторан, которая служит эффективным решением для

автоматизации процесса обслуживания посетителей. Система 1С:

Ресторан представляет собой платформу для организации фронт-офиса заведения.

Она применяется непосредственно для организации работы официанта, бара и кухни, то есть для приема и передачи заказа, выписки счетов, учета рабочего времени сотрудников ресторана и контроля продаж. Данная система упрощает и

15

организует ведение документооборота, расчет заработной платы сотрудникам, но, к

сожалению, не имеет функциональных возможностей, позволяющих организовать процесс управления поставками. Хотя рациональная организация снабжения ресторана является основой для повышения эффективности деятельности и конкурентоспособности предприятия.

Вресторане «Богемиус» применяются следующие технологии:

1В ресторане функционируют 2 цеха - это бар и кухня. Цеха оборудованы современными устройствами, в соответствии с нормами оснащения предприятий общественного питания ресторанного типа и санитарно-

гигиеническими условиями.

2Полностью оборудована работа официантов – по именным электронным карточкам, что полностью отображает общую сумму и количество продаж у конкретного официанта.

Система работает следующим образом: официант, получив заказ, заносит его с помощью карточки в общий компьютер. Затем компьютер распределяет заказы по цехам. В цехах, с помощью чекового аппарата, повара получают чек, в котором четко указано наименование блюда, его количество, а также очередь подачи блюд,

время оформления заказа, номер столика и имя официанта. Тоже касается и бара.

Только после получения чека начинается приготовление. Благодаря данной автоматизированной системе весь процесс занимает несколько секунд. [21]

3Помимо официантов, у каждого сотрудника в ресторане есть электронная карточка, с ее помощью он отмечает свое время нахождения на рабочем месте.

16

Глава 2. Анализ процесса управления поставками продукции в ресторан.

2.1Роль и задачи организации снабжения

Влогистической цепи предприятие общественного питания является звеном,

максимально приближенным к конечному потребителю готовой продукции и услуг общественного питания. [15]

С точки зрения процессного подхода, управление поставками представляет собой последовательность этапов планирования, исполнения и контроля,

осуществляемых с целью снижения затрат на движение потока продукции. [14]

Отдел снабжения является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, решаются вопросы выбора и сотрудничества с поставщиками, устанавливаются требования к качеству продукции и выполняемых процессов.

Целью отдела снабжения является предоставление качественного сырья на предприятие к установленному сроку с минимальными расходами. Для обеспечения предприятия материально-техническими средствами необходимо решить следующие задачи:

что закупить и в каком количестве;

у кого закупить и на каких условиях;

как выгодно заключить договор;

проконтролировать исполнение договора;

подготовить учетную документацию.

Вресторане «Богемиус» процессом снабжения заведует администрация ресторана, в ее подчинении находятся шеф-повар кладовщик и водитель-

экспедитор. Графическое представление показано на рисунке 2.

17

Рисунок 2 – «Графическое представление отдела снабжения»

Заявку формирует шеф-повар и кладовщик, на основе потребностей и остатков продуктов. На складе ведется учет сырьевых запасов. Правильный учет сырьевых запасов и расчет потребностей имеет очень большое значение при планировании закупок. После определения сырья требующего закупки, заявка передается администрации и корректируется. Затем принимается решение о закупке продукции на продуктовых базах, либо направление заказа поставщику.

Повышенная необходимость в сырье может стать основанием закупки на продуктовых базах, либо для осуществления разовой сделки.

Непосредственно закупкой продукции на базах занимается водитель-

экспедитор. Он должен организовать закупку товара, согласно сформированной заявке, получить сертификаты на продукцию, обеспечить сохранность сырья при транспортировке и организовать своевременную доставку. При работе с поставщиками, водитель может осуществлять передачу документации и доставку товара со склада поставщика, при необходимости.

Организация и ее поставщики взаимозависимы, поэтому отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности. [6] На предприятии есть сформированная база поставщиков, у которых постоянно заказывается продукция, а так же есть список потенциальных поставщиков, с

которыми еще не заключены договора. Список составляется и анализируется не только на основе цены и качества, но и на основе специальных критериев:

удаленность поставщика от ресторана;

сроки и условия выполнения поставок;

18