- •Джон Каунт Организуй себя
- •Аннотация
- •Джон Каунт Организуй себя введение
- •Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- •1. Знать, к чему вы стремитесь
- •Четкое понимание своей роли
- •Постановка целей
- •Конкретные цели
- •Измеримые цели
- •Достижимые цели
- •Цели, направленные на результат
- •Цели, связанные по времени
- •Практикум
- •Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- •Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- •Определение повседневных приоритетов
- •Сектор а: важные и срочные задачи
- •Сектор в: важные, но не срочные задачи
- •Сектор с: срочные, но не важные задачи
- •Сектор d: не срочные и не важные задачи
- •Правило 80:20
- •Заключение
- •2. Организуй свое время
- •Каким образом вы используете свое время сейчас
- •Контрольное упражнение — важность задачи
- •Планирование и учет вашего времени
- •Планирование
- •Ведение учета
- •Планирование вашего времени
- •Планирование вашего дня
- •Планирование вашей недели
- •Обзор следующих трех месяцев
- •Ведение учета вашего времени
- •Инструменты планирования и ведения учета
- •Списки «что надо сделать?»
- •Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- •Компьютерные персональные информационные системы (пис)
- •Pиc. 2.3. Программное обеспечение пис — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)
- •Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (пцп)
- •Практикум
- •Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- •Внесение задач в план вашего рабочего дня
- •Практикум ? совершенствование точности планирования вашего времени
- •Отсрочка
- •Стратегия победы над отсрочкой
- •Практикум — спросите себя:
- •Соблюдение конечных сроков
- •Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- •Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- •Невозможность приступить к работе
- •Избегайте зависимости от ошибок других
- •Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- •Практикум — спросите себя:
- •Управление временем и проекты
- •Заключение
- •3. Уясните метод вашей работы
- •Планирование задач на соответствующее им время
- •Требования, предъявляемые вам различными задачами
- •Какое время наиболее благоприятно для вас?
- •Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- •Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- •Мобилизуйте силу привычки
- •Как вырабатываются привычки
- •Деятельность — спросите себя:
- •Советы по осуществлению изменений в области привычек
- •Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- •Опасения
- •Информация
- •Расчет времени
- •Поведение других лиц
- •Систематический подход к принятию решения
- •Давайте двигаться вперед
- •Анализ, эмоции или интуиция
- •Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- •Если вы действительно увязли в принятии какого‑либо решения
- •Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- •Диапазон демократии в области принятия решений
- •Заключение
- •4. Организуйте работу с документами
- •Вычлените важную информацию
- •Примите на вооружение системный подход
- •Отправьте в мусорную корзину
- •Примите к обработке
- •Определитесь относительно последующего действия
- •Займитесь отсылкой
- •Отправьте на хранение
- •Избегайте перегрузок избыточной информацией
- •Избыточное копирование
- •Научитесь читать более эффективно
- •Какова моя теперешняя скорость чтения?
- •Почему мы медленно читаем?
- •Использование регулятора темпа
- •Другие способы
- •Предварительный просмотр для повышения понимания
- •Варьируйте ваш темп
- •Сосредоточьтесь на том, что важно
- •Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- •Отработайте методы беглого просмотра
- •Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- •Правильно пользуйтесь своей памятью
- •Заключение
- •5. Правильно организуйте вашу манеру работы с людьми
- •Стратегия совещаний
- •Неадекватное планирование
- •Неадекватное управление
- •Десять советов лицу, созывающему совещание
- •Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- •Альтернативы совещаниям
- •Передача полномочий
- •Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- •1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- •2. Выберите подходящего исполнителя
- •3. Подготовьте почву
- •4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- •Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- •Обратное делегирование полномочий
- •Побочное делегирование полномочий
- •Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- •Десять способов сократить помехи
- •Открытые или закрытые двери
- •Краткие и продуктивные помехи
- •Помогайте другим стать более организованными
- •Если они работают на вас
- •Если вы работаете на них
- •Неспособность к принятию решений
- •Склонность к принятию поспешных решений
- •Неспособность завершить совещание
- •Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- •Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- •Научитесь говорить «нет»
- •Как научиться говорить «нет»
- •Агрессивный подход
- •Робкий подход
- •Ассертивный подход [*]
- •Заключение
- •6. Правильно организуйте порядок в служебном помещении
- •Подумайте об эргономике
- •Мебель столы
- •Регулировка стула
- •Другие виды мебели
- •Оборудование
- •Освещение
- •Использование компьютера
- •Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- •Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- •Наведение порядка на рабочем столе
- •Как справиться с кипами документов
- •Как сохранить наведенный порядок
- •Заключение
- •7. Организация системы регистрации и хранения
- •Правильно размещайте информацию
- •Текущие проекты и виды деятельности
- •Основные справочные файлы
- •Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- •Регистрация и хранение документов
- •Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- •Создание электронной картотеки бумажных документов
- •Организация компьютерных файлов
- •Выбор имен файлов
- •Резервное копирование
- •Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- •Куда осуществлять резервное копирование
- •Заключение
- •8. Извлекайте пользу для себя из применения технологий
- •Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- •Выбор соответствующего программного обеспечения
- •Если вы новичок в компьютерном деле
- •Если вы опытный пользователь компьютера
- •Решение о модернизации программного обеспечения
- •Периодические проверки компьютерных привычек
- •Полезные инструменты
- •Текстовые редакторы
- •Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- •Электронные таблицы
- •Программное обеспечение для управления проектами
- •Программное обеспечение распознавания речи
- •Программное обеспечение презентаций
- •Программное обеспечение настольной редакцианно‑издательской системы
- •Базы данных
- •Пакеты обучения работе на клавиатуре
- •Использование голосовой почты
- •Запись ваших сообщений
- •Оставление сообщений для других лиц
- •Заключение
- •9. Правильная организация пользования интернетом
- •Электронная почта
- •Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- •Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- •Поиск информации в Интернете
- •Тематические каталоги Интернета
- •Поисковые системы
- •Инструменты метапоиска
- •Советы по поиску
- •Повторные посещения полезных сайтов
- •Оценка качества информации
- •Повышение скорости работы с Интернетом
- •Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- •Заключение
- •10. Организуйте себя, находясь вне офиса
- •Планирование
- •Поддержание заведенного порядка
- •Заключение
- •11. Совершенствуйте свое мастерство
- •Установите некоторые цели
- •Проведение обзора достигнутых результатов
- •Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- •Унаследование чьих‑либо систем и приоритетов
- •Работа с новыми людьми
Оставление сообщений для других лиц
· Старайтесь, чтобы ваши сообщения были краткими и по существу.
· Если голосовая почта застала вас врасплох, а вам нужно доставить сложное сообщение, повесьте трубку и постарайтесь собраться с мыслями, а затем снова позвоните. Так будет лучше, чем оставлять невнятное и невразумительное сообщение. Я бы даже сказал, что прежде чем отправлять какое‑либо сложное сообщение или приступать к трудному телефон ному разговору, лучше составить маленький конспект по тем проблемам, которые вы хотите обсудить.
· В начале передачи сообщения и после его окончания следует членораздельно произнести номер своего телефона, кроме того, следует по буквам произнести все слова, которые незнакомы абоненту на другом конце провода.
Заключение
При условии адекватного использования современных информационных технологий они могут оказать значительное положительное влияние на решение проблемы личной организованности. Чтобы эффективно ими пользоваться, следует:
· определить те задачи, на решение которых технологические достижения не могут оказать никакого влияния;
· правильно выбрать программное обеспечение для решения той или иной проблемы;
· сравнить потенциальную экономию времени с временными затратами на освоение того или иного вида прикладных программ;
· периодически осуществлять проверки своих компьютерных привычек;
· правильно пользоваться голосовой почтой.
9. Правильная организация пользования интернетом
Какие бы другие технологии вы ни выбрали, вряд ли вам удастся избежать встречи с Интернетом. Его появление привело к революции в коммуникационных системах, к решению проблемы доступа к информации, а его роль как средства решения вопросов бизнеса будет расти с каждым годом. Конечно, у него есть и недостатки. Электронная почта страдает от тех же проблем перегруженности, что и обыкновенная бумажная корреспонденция. По причине того, что новые технологии предоставляют в наше распоряжение еще более мощные системы копирования и передачи информации, «макулатурной» почты стало еще больше. И в то время как скорость получения информации и ее доступность во «Всемирной паутине» способствуют дальнейшему совершенствованию личной организованности, весь ее (информации) необозримый объем создает некоторые затруднения:
· вычленение нужной вам информации из всего объема менее значимых данных;
· принятие решения на приостановку дальнейшего поиска;
· предотвращение отвлечения внимания другой интересной, но, с точки зрения вашей работы, ненужной информацией;
· проведение анализа качества и степени надежности информации.
В данной главе мы порассуждаем над тем, как избежать потенциальных проблем и наиболее эффективно воспользоваться возможностями, предоставляемыми этим продуктом. Данная книга не ставит своей целью полное ознакомление с работой Интернета тех, кто только желает вступить в широкие ряды его пользователей. Но новичкам не стоит пугаться. Инсталляция программного обеспечения Интернета требует минимальных компьютерных знаний и действий со стороны пользователя; а такие программные пакеты, как «Internet Explorer» (браузер Интернет) и «Outlook Express» (электронная почта) обеспечат вас всеми необходимыми справочными сведениями по использованию своих возможностей. Для тех, кто захочет пойти дальше, существует целая библиотека справочников и учебников по работе с Интернетом.