Определитесь относительно последующего действия

Никогда не возвращайте документ в стопку входящих. Создайте систему памяток по вопросам, относительно которых вы должны будете предпринять те или иные действия. Возьмите себе за правило делать пометки о требуемых действиях на самом документе или на специальной клейкой бумаге для пометок. Папка с отделениями, на которых помечены дни месяца, послужит вам хорошим инструментом «напоминания». Складывайте деловые бумаги в отделения папки в соответствии с теми датами, на которые вы наметили их — бумаг — изучение. Пользуйтесь проектными папками для документов, над которыми вы собираетесь работать в комплексе с другими документами, составляющими одну большую задачу. Для работы над деловыми бумагами, определенными для последующих действий, вам следует соблюдать некоторую дисциплину:

· Не пользуйтесь одним из пяти действий лишь для того, чтобы избежать одного из четырех других.

· Не откладывайте работу с документом за первоначально установленную вами дату.

· Если у вас имеется папка под названием «для прочтения», не превращайте ее в «мусоросборник».

Займитесь отсылкой

Не отсылайте документы другим лицам лишь для того, чтобы избавиться от беспорядка на вашем рабочем месте или по причине того, что вы не знаете, что с НИМИ делать. Вы, тем самым, только увеличите их и без того немалую информационную нагрузку, еще больше засорите систему внутренней связи и, возможно, поспособствуете более быстрому заполнению мусорных корзин других людей по сравнению с вашей. Прежде чем что‑то отправлять своим подчиненным, хорошо подумайте, с какой целью вы это делаете и что вы от них хотите. Краткая пометка на документе поможет им сориентироваться и быстрее приняться за его обработку.

Отправьте на хранение

Отправка документов на хранение, независимо от формы или системы хранения, не должна вызываться тем, что вы просто не знаете, что с ними делать. Подходите более тщательно к тому, что вы собираетесь отправлять на хранение. Основные правила хранения данных мы рассмотрим в главе 5.

Ивонн Уилкинс является финансовым директором одной из организаций государственного сектора. Атмосфера, царящая в этой организации, характеризуется тем, что все более или менее важные документы оформляются на бумаге и, кроме того, регулярно копируются для всех тех, кого они могут хоть как‑то касаться. Папка входящих документов Ивонн, кроме действительно ключевых для нее документов, содержит тревожно большое количество официальных изданий, официальных докладов, свежих политических новостей, руководящих указаний, относящихся ко всей организации в целом. Ивонн считает, что такое чтение очень важно, если она собирается держать руку на пульсе основного направления развития организации, кроме того, она копирует большую часть этих документов для подчиненных ей менеджеров, считая, что и они не должны отставать от жизни. Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее устойчивая репутация человека, который редко что‑либо отправляет в мусорную корзину, поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.

С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:

· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие немедленных мер не требуется);

· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;

· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;

· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.