- •Джон Каунт Организуй себя
- •Аннотация
- •Джон Каунт Организуй себя введение
- •Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- •1. Знать, к чему вы стремитесь
- •Четкое понимание своей роли
- •Постановка целей
- •Конкретные цели
- •Измеримые цели
- •Достижимые цели
- •Цели, направленные на результат
- •Цели, связанные по времени
- •Практикум
- •Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- •Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- •Определение повседневных приоритетов
- •Сектор а: важные и срочные задачи
- •Сектор в: важные, но не срочные задачи
- •Сектор с: срочные, но не важные задачи
- •Сектор d: не срочные и не важные задачи
- •Правило 80:20
- •Заключение
- •2. Организуй свое время
- •Каким образом вы используете свое время сейчас
- •Контрольное упражнение — важность задачи
- •Планирование и учет вашего времени
- •Планирование
- •Ведение учета
- •Планирование вашего времени
- •Планирование вашего дня
- •Планирование вашей недели
- •Обзор следующих трех месяцев
- •Ведение учета вашего времени
- •Инструменты планирования и ведения учета
- •Списки «что надо сделать?»
- •Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- •Компьютерные персональные информационные системы (пис)
- •Pиc. 2.3. Программное обеспечение пис — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)
- •Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (пцп)
- •Практикум
- •Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- •Внесение задач в план вашего рабочего дня
- •Практикум ? совершенствование точности планирования вашего времени
- •Отсрочка
- •Стратегия победы над отсрочкой
- •Практикум — спросите себя:
- •Соблюдение конечных сроков
- •Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- •Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- •Невозможность приступить к работе
- •Избегайте зависимости от ошибок других
- •Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- •Практикум — спросите себя:
- •Управление временем и проекты
- •Заключение
- •3. Уясните метод вашей работы
- •Планирование задач на соответствующее им время
- •Требования, предъявляемые вам различными задачами
- •Какое время наиболее благоприятно для вас?
- •Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- •Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- •Мобилизуйте силу привычки
- •Как вырабатываются привычки
- •Деятельность — спросите себя:
- •Советы по осуществлению изменений в области привычек
- •Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- •Опасения
- •Информация
- •Расчет времени
- •Поведение других лиц
- •Систематический подход к принятию решения
- •Давайте двигаться вперед
- •Анализ, эмоции или интуиция
- •Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- •Если вы действительно увязли в принятии какого‑либо решения
- •Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- •Диапазон демократии в области принятия решений
- •Заключение
- •4. Организуйте работу с документами
- •Вычлените важную информацию
- •Примите на вооружение системный подход
- •Отправьте в мусорную корзину
- •Примите к обработке
- •Определитесь относительно последующего действия
- •Займитесь отсылкой
- •Отправьте на хранение
- •Избегайте перегрузок избыточной информацией
- •Избыточное копирование
- •Научитесь читать более эффективно
- •Какова моя теперешняя скорость чтения?
- •Почему мы медленно читаем?
- •Использование регулятора темпа
- •Другие способы
- •Предварительный просмотр для повышения понимания
- •Варьируйте ваш темп
- •Сосредоточьтесь на том, что важно
- •Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- •Отработайте методы беглого просмотра
- •Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- •Правильно пользуйтесь своей памятью
- •Заключение
- •5. Правильно организуйте вашу манеру работы с людьми
- •Стратегия совещаний
- •Неадекватное планирование
- •Неадекватное управление
- •Десять советов лицу, созывающему совещание
- •Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- •Альтернативы совещаниям
- •Передача полномочий
- •Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- •1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- •2. Выберите подходящего исполнителя
- •3. Подготовьте почву
- •4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- •Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- •Обратное делегирование полномочий
- •Побочное делегирование полномочий
- •Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- •Десять способов сократить помехи
- •Открытые или закрытые двери
- •Краткие и продуктивные помехи
- •Помогайте другим стать более организованными
- •Если они работают на вас
- •Если вы работаете на них
- •Неспособность к принятию решений
- •Склонность к принятию поспешных решений
- •Неспособность завершить совещание
- •Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- •Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- •Научитесь говорить «нет»
- •Как научиться говорить «нет»
- •Агрессивный подход
- •Робкий подход
- •Ассертивный подход [*]
- •Заключение
- •6. Правильно организуйте порядок в служебном помещении
- •Подумайте об эргономике
- •Мебель столы
- •Регулировка стула
- •Другие виды мебели
- •Оборудование
- •Освещение
- •Использование компьютера
- •Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- •Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- •Наведение порядка на рабочем столе
- •Как справиться с кипами документов
- •Как сохранить наведенный порядок
- •Заключение
- •7. Организация системы регистрации и хранения
- •Правильно размещайте информацию
- •Текущие проекты и виды деятельности
- •Основные справочные файлы
- •Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- •Регистрация и хранение документов
- •Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- •Создание электронной картотеки бумажных документов
- •Организация компьютерных файлов
- •Выбор имен файлов
- •Резервное копирование
- •Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- •Куда осуществлять резервное копирование
- •Заключение
- •8. Извлекайте пользу для себя из применения технологий
- •Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- •Выбор соответствующего программного обеспечения
- •Если вы новичок в компьютерном деле
- •Если вы опытный пользователь компьютера
- •Решение о модернизации программного обеспечения
- •Периодические проверки компьютерных привычек
- •Полезные инструменты
- •Текстовые редакторы
- •Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- •Электронные таблицы
- •Программное обеспечение для управления проектами
- •Программное обеспечение распознавания речи
- •Программное обеспечение презентаций
- •Программное обеспечение настольной редакцианно‑издательской системы
- •Базы данных
- •Пакеты обучения работе на клавиатуре
- •Использование голосовой почты
- •Запись ваших сообщений
- •Оставление сообщений для других лиц
- •Заключение
- •9. Правильная организация пользования интернетом
- •Электронная почта
- •Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- •Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- •Поиск информации в Интернете
- •Тематические каталоги Интернета
- •Поисковые системы
- •Инструменты метапоиска
- •Советы по поиску
- •Повторные посещения полезных сайтов
- •Оценка качества информации
- •Повышение скорости работы с Интернетом
- •Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- •Заключение
- •10. Организуйте себя, находясь вне офиса
- •Планирование
- •Поддержание заведенного порядка
- •Заключение
- •11. Совершенствуйте свое мастерство
- •Установите некоторые цели
- •Проведение обзора достигнутых результатов
- •Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- •Унаследование чьих‑либо систем и приоритетов
- •Работа с новыми людьми
Заключение
Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:
· расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;
· высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;
· сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.
7. Организация системы регистрации и хранения
Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем регистрация и хранение документов. Несмотря на то, что все мы не любим этим заниматься, любой из нас редко задается вопросом, почему же все‑таки он это делает. Единственная причина подшивки документа в папку заключается в том, чтобы в будущем нам легче было его отыскать; а нужен он нам лишь потому, что может помочь в выполнении каких‑либо аспектов нашей рабочей деятельности в будущем.
Освободитесь от слишком благоговейного отношения к регистрации и хранению документов. Мнение о том, что только забитые документами папки представляют собой настоящую систему регистрации и хранения, является ошибочным. Папки — это ресурсы, предназначенные для вашего пользования, и не более того. Лицом, которое должно получать от них пользу, должны быть именно вы, поэтому ваша задача заключается в том, чтобы сделать все возможное, чтобы они работали на вас.
По наблюдениям экспертов приблизительно к 85 % всех материалов, хранящихся в средней по объему картотеке, после регистрации больше никто и никогда не притрагивается. Это значит, что в будущем только один из пяти старательно подшитых и зарегистрированных документов будет востребован. Кроме того, по всей вероятности, этот действительно необходимый документ будет очень не просто отыскать. Ведь тот факт, что процентное соотношение нужных и ненужных документов расценивается как 15 к 85, может значительно затруднить ваши поиски.
Вам никогда с должной степенью уверенности не удастся предсказать, какой документ в будущем вам понадобится, а какой нет. Некоторые материалы сдаются на хранение по принципу «на всякий случай», другие действительно могут понадобиться в будущем, но вы, со своей стороны, все же можете значительно сократить эту утомительную работу и тем самым в будущем облегчить поиски нужных документов, если при получении материалов чаще будете пользоваться операцией «отправка в мусорную корзину». Задача операции регистрации и хранения документов заключается отнюдь не в том, чтобы освободить ваш рабочий стол, а в том, чтобы разумно справиться со страхом, возникающим, когда вы боитесь отправить тот или иной документ в мусорную корзину только потому, что не знаете, что с ним делать дальше. В картотеку должны отправляться только те документы, которые вы не сможете в дальнейшем свободно получить из других источников, и документы, которые вполне могут вам понадобиться и в будущем.
Если вы сможете отойти от осторожной тактики в деле регистрации и хранения документов, основной лозунг которой гласит, что лучше сохранить документ на всякий случай, чем отправить его в мусорную корзину, то, возможно, вам и удастся создать поистине четкую и стройную систему регистрации и хранения документов. Оценивая документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в мусорную корзину.
Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно относятся к вам:
· неправильное размещение информации?
· отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?
· несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?
· недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего поиска?
· отсутствие системы удаления устаревших документов?
· создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого представления о документах, уже имеющихся в наличии?
· регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ из других источников?
· создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть до того, что система становится неуправляемой?
· несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?
· трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?
· нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?
· отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами?