Взаимодействие гибкого и жесткого планирования
Гибкое контекстное планирование не отменяет классического жесткого планирования, осуществляемого в разделе «Календарь». Это взаимодополняющие подходы, и в Outlookможно достаточно легко реализовать их взаимодействие. Раздел «Календарь» для этого может иметь такой вид:
Поле встреч можно настраивать различным образом – например так, чтобы в нем отображался не один день, а вся рабочая неделя. Поле задач можно настраивать точно так же, как мы настраивали раздел «Задачи» – устанавливать автофильтрацию, группировку, сортировку, и т.п. Для такой настройки достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на поле «Панель задач» и выбрать пункт «Изменить текущее представление». Например, на следующем рисунке ближе всего к фокусу внимания вынесены оперативные задачи высокого приоритета, т.е. в настройках представления установлены признаки «Группировка: по категориям», «Сортировка: по приоритетности», «Автоформат: приоритетное – красным крупным шрифтом».
Левое поле на этом рисунке – представление календаря «Неделя» (включается одноименной кнопкой на верхней панели). Если вам более удобна временная сетка (столбцы – дни, строки – часы), то необходимо включить представление «Рабочая неделя».
Итак, в представлении «Календарь» с добавленным справа полем задач мы получаем одновременно обзор «оси времени» с жесткими задачами и обзор «мягких» задач, упорядоченных удобным для нас образом с помощью идеологии контекстного планирования и структурирования внимания.
При этом мы можем привязывать гибкие задачи к точному времени, просто перетаскивая их из правого поля в левое. Соответствующая встреча создается автоматически. Некоторые задачи сами в какой-то момент требуют превращения во встречи (задача «Нужно согласовать с Ивановым отчет по проекту Х» превратилась во встречу «Иванов: проект Х: пятница, 17:00-19:00). Некоторые задачи полезно превращать в жесткие встречи для целей самомотивации и бюджетирования времени.
Заметим, что переносить на ось времени можно не только задачи, но и целые категории задач – при этом создается одна встреча, в поле комментариев которой находится информация из всех задач категории. Пример применения такой возможности – превращение категории «Мысли к ближайшему совещанию» во встречу «Совещание: среда 14:00», содержащую «внутри себя» все эти мысли.
«Обратный ход», превращение встреч в задачи, также возможен – например, назначенная на 17:00 пятницы встреча с Ивановым была перенесена на кайрос «после выставки». Встречу можно перетащить в правую панель, например в категорию «Оперативка», и/или «Проекты_Выставка», и/или «Люди_Иванов».
Заметим, что категории задаются как для задач, так и для встреч – набор категорий един, и при перетаскивании задач во встречи и наоборот, категории сохраняются. Это может быть полезно при использовании других форм обзора раздела «Календарь», нежели временная сетка. Например, задав в папке «Календарь» представление «По категориям», вы увидите все прошлые и будущие встречи, отсортированные по категориям. Такое представление очень удобно при ведении хронометража в разделе «Календарь», чему будет посвящена отдельная статья.
Чтобы перетаскиваемая задача назначалась на необходимое нам время, перед перетаскиванием это время необходимо выделить. Например, мы хотим выполнить (или уже выполнили) задачу «Подготовка презентации в РР» с 11.00 до 12.00.
Чтобы отразить это в нашем календаре, нужно проделать такие шаги:
Выделить соответствующий временной промежуток
Перенести на него задачу. При этом появится окно вида:
Если нажать теперь «Сохранить и закрыть», то на оси времени в разделе календарь появится отрезок связанный с выполнением этой задачи.
Такой перенос задач на временную ось, как уже говорилось, может способствовать самомотивации и эффективному бюджетированию расходов времени. В целом, акценты в использовании «жесткой» и «мягкой» панелей (встреч и задач) могут быть расставлены исходя из ваших «внутренних» и «внешних» обстоятельств. Например, в зависимости от вашего психотипа – склонности к плановости либо спонтанности. Либо в зависимости от специфики деятельности, например, у вас может быть много «жестко» запланированных встреч с клиентами – или наоборот, много творческой работы, сильно зависящей от внутренних «кайросов» и не допускающей жесткого планирования.