Глеб Архангельский, Александр Мискарян Контекстное планирование вOutlook

Outlook– наиболее широко распространенная программа-органайзер, являющаяся «де факто» стандартом в корпоративной среде. К сожалению, в РоссииOutlookчасто используется только как почтовый клиент, и сравнительно редко – именно как органайзер. Одна из причин – жесткость системы планирования, изначально заложенной в эту программу. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление не поддается обзору и очень неудобно.

Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на контекстном планировании и методе структурирования внимания. Надо заметить, что наш нестандартный подход к планированию основывается только на штатных возможностяхOutlook, без всякого дополнительного программирования. Контекстное планирование организуется путем несложной настройки, процесс которой мы детально опишем далее.

Эта статья является первой из серии статей, обобщающих наш опыт налаживания систем личного планирования для топ-менеджеров в ходе проектов индивидуального консультирования, а также опыт работы с участниками Школы тайм-менеджмента. В следующих статьях будут рассмотрены вопросы реализации вOutlookхронометража, творческой картотеки и других ТМ-подходов. Поскольку статья первая, мы детально опишем все технические подробности – принося заранее свои извинения пользователямOutlook, хорошо знакомым с его базовыми функциями.

Глеб 1

Архангельский, Александр Мискарян 1

Контекстное планирование в Outlook 1

Требования к обзору задач 1

Оптимизация обзора с помощью категорий 2

Категории горизонтов планирования 2

Группировка задач по категориям 6

Настройка пользовательских представлений 8

Реализация «кайросов»-контекстов с помощью категорий 14

Долгосрочное МСВ-планирование 15

Взаимодействие гибкого и жесткого планирования 16

Архивация отработанных задач 19

Заключение 20

Требования к обзору задач

Оценим – какими качествами должен обладать раздел «Задачи» (Tasks):

• Возможность обозревать одновременно большой список задач. Это очень важное требование, если оно не выполняется, система будет неудобной для восприятия. При этом нам хотелось бы, чтобы в этих задачах можно было выделить наиболее важные.

• Реализация планирования на трех временных горизонтах, по методу структурирования внимания:

  • Оперативном– дела, которые надо сделать «приблизительно сегодня»;

  • Тактическом– задачи и проекты, которые необходимо выполнить в более длительный период, например за неделю, месяц или больший период.

  • Стратегическом– задачи годового уровня, направления деятельности.

• Возможность организации контекстной системы планирования, о которой также говорит метод структурирования внимания. Если выражаться проще, то нам необходимо в нашем разделе «Задачи» иметь возможность в нужное время увидеть нужную нам информацию, не держа ее постоянно в голове; «вспомнить о нужной задаче в нужное время», при наступлении соответствующего «кайроса» (благоприятного времени выполнения задачи).

Теперь давайте приступим к построению нашей системы. Для этого последовательно будем реализовывать все требования, которые мы к ней предъявили. Прежде всего, разберемся, с помощью каких возможностей MS Outlook мы этого добьемся.