Реализация «кайросов»-контекстов с помощью категорий
О контекстном планировании много и подробно говорится в статье Глеба Архангельского «Принятие решений». В двух словах, суть этого подхода заключается в том, что задачи «привязываются» не к жесткому времени исполнения, как в классическом жестком планировании, но к определенному «кайросу» (благоприятному времени, термин древнегреческий), или «контексту», совокупности обстоятельств, благоприятных для выполнения задачи.
Примеры контекстов:
места:канцелярский магазин, офис, дом, автосервис;
люди:коллеги, начальники, подчиненные, друзья, родственники;
обстоятельства:«после защиты диссертации», «когда у шефа будет хорошее настроение»;
состояния:«когда хочется работать», «когда не хочется работать», «когда придет вдохновение»;
и т.п. – контексты бывают самыми разными.
Наш подход позволяет реализовать контекстное планирование на базе раздела «Задачи» в MS Outlook. Для этого нужно указанным выше способом создать новые категории, соответствующие выбранным контекстам. Список контекстов может меняться в зависимости от ситуации, главное, чтобы их не было сразу слишком много – так можно перегрузить внимание и система будет сложна в использовании.
Контекст может быть связан с определенными видами деятельности, например «Письма». Такой подход позволяет, выделив в плане на день время на работу с почтой, легко увидеть, какие письма надо написать.
Как уже упоминалось выше, одна и та же задача может принадлежать сразу нескольким категориям. Т.е. в нашем “to-dolist” задача будет помещена в группы всех категорий, к которым принадлежит. Это очень удобно, т.к. на одну и ту же задачу можно взглянуть «с разных сторон», видеть ее «из разных мест».
Например, задача «Написать письмо Иванову» с одной стороны – задача оперативной срочности, а с другой – это задача, относящаяся к контексту «Письма». Таким образом, она «видна» и из обзора писем, которые нужно написать, и из обзора всех предстоящих оперативных задач. Эта же задача может быть «видна» из контекста Люди, из контекста «Когда хочется работать» (например письмо очень «энергоемкое»), и т.п.
Напомним, что для назначения задаче сразу несколько категорий, нужно нажав на кнопку «Категории» при задании параметров задачи, указать соответствующие категории, обозначив их галочками в списке.
Теперь to-do list имеет вид:
Долгосрочное мсв-планирование
Следует несколько слов сказать о том, как задачи будут циркулировать внутри горизонтов планирования. Напомним суть метода структурирования внимания: при приближении «кайроса», благоприятного времени для выполнения задачи, «напоминалка» о ней должна приблизиться к центру, фокусу вашего внимания. Это верно как на оперативном уровне (например, фокус внимания – верхняя выделенная красным часть to-dolist’а), так и на стратегическом (приближением задач к фокусу внимания является их перемещение от стратегического и тактического разделов к оперативному).
Сместить задачу ближе к центру внимания, например, из стратегического горизонта на тактический, или с тактического на оперативный, можно двумя способами:
Открыть обе группы и перенести задачу из одной группы в другую. При этом она исчезнет из одной категории и появится в другой. Это не всегда удобно, т.к. задача с тактического горизонта может содержать несколько оперативных подзадач. Такой подход можно применять только для односложныхзадач – требующих одноразового выполнения (т.е. чаще всего при переносе задач с тактического на оперативный горизонт).
Открыть задачу на более дальнем уровне планирования и добавить ее к категории более близкого уровня. При этом она отразится в обеих группах – т.е. тактическая задача отразится на оперативном горизонте, сохранившись и на тактическом. Это важно, когда задача составная, и работает, как при переходе от стратегии к тактики, так и при переходе от тактики к оперативке.
Описывать содержание составных задач можно, внося соответствующие подзадачи в поле комментариев к задаче. На рисунке приведена тактическая задача «Машина – отремонтировать», декомпозированная на подзадачи. В будущем каждая из подзадач, указанных в теле большой задачи, постепенно перейдет в оперативный раздел и будет выполнена.
