Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по горизонту планирования, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировкизадач по определенным признакам. Для этого необходимо:

1. Вызвать контекстное меню, как показано на рисунке.

2. Выбрать пункт «Изменить текущее представление».

3. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка»

4. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю»выбрать пункт«Категории».

Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился.

Теперь список задач имеет вид:

Т.е. все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. А значит, мы получаем возможность видеть задачи, соответствующие интересующему нас в данный момент временному горизонту:

Дальше необходимо решить вопрос сортировки задач внутрикатегории.

Логично, что задачи, срок исполнения которых наступает раньше, должны находиться выше (у вершины списка) для того, чтобы быть ближе к центру нашего внимания. Помимо этого можно ввести систему классификационных символов, добавляемых в начало названий задач, и производить сортировку по ним.

Например, этими символами могут быть А,Б,В,Г– буквы, соответствующие элементамматрицы Эйзенхауэра, где задачи распределяются по важности и срочности на четыре категории. Это также могут быть классификаторы проектов, фамилии исполнителей для делегированных задач, и т.п.

При этом различные способы сортировки могут входить в противоречие друг с другом. Но никто не мешает менять обзор так, как нужно по ситуации – по дате, по срочности-важности, по классификаторам (в алфавитном порядке), и т.п. Общий подход к решению этой проблемы дан в следующем подразделе.

Настройка пользовательских представлений

MSOutlookпредоставляет достаточно удобные возможности для создания различныхпредставленийсписка задач. Каждое представление – это некая совокупность правил отбора задач и правил их отображения, удобных в разных ситуациях.

Чтобы настроить существующие представления, или создать новое, нужно в главном меню программы выбрать пункт «Вид», а выпавшем меню выбрать «Текущее представление». Выбирая одно из представлений, присутствующих в списке, вы определяете, каким вы хотите видеть список задач – например, все задачи, сгруппированные по категориям, или только завершенные задачи, и т.д.

Пункт «Определить представления» задает новые представления; «Изменить текущее представление» – позволяет донастраивать уже имеющиеся. При его выборе появится окно следующего вида:

Рассмотрим возможности этого меню:

Поля.Можно выбирать, какие поля задач будут отображаться в настраиваемом представлении. Проще говоря, какие столбцы будут присутствовать в списке задач.

Нужно просто выбрать поля из левого столбца и нажатием кнопки «Добавить ->»добавить их в список отображаемых полей справа. Это очень удобная возможность, поскольку в разных ситуациях нам важно видеть разные параметры задач. Например, можно убрать поле «Кем поручена» для представления собственных задач, и наоборот добавить его в представления для отображения задач делегированных.

Группировка.На примере группировки по категориям эта функция была описана выше. Группировать можно по любым полям. Например, в представлении «Делегированные задачи» логично настроить группировку по полю «Исполнитель».

Сортировка– можно сортировать задачи внутри групп по разным признакам. Например, по теме, по сроку исполнения, по степени важности и т.п. Причем сортировка, как и группировка, может быть вложенной. Например, сначала задачи могут сортироваться по теме, а потом по дате.

Отбор– позволяет отображать в представлении только задачи, удовлетворяющие определенному признаку. Например, это важно, когда мы хотим видеть одновременнотолькосписок задач, относящихся к одной и той же категории, или содержащие в теме только определенные символы, или только те, у которых в качестве срока исполнения установлена сегодняшняя дата (такой отбор удобен для представлений, связанных с оперативным планированием).

Другие настройки– позволяют настраивать внешний вид таблиц с задачами. Изменять шрифт, вид линий, включать поле просмотра задачи (когда не нужно два раза щелкать на задачу, чтобы увидеть ее содержимое, а достаточно просто выбрать задачу, нажав на нее мышкой).

Автоформат– позволяет задавать формат отображения текста для задач параметры которых отвечают определенным условиям. Например, можно сделать так, чтобы все важные задачи (имеющие соответствующую пометку) отображались полужирным шрифтом и красным цветом.

Теперь рассмотрим эти полезные возможности на примере.Предположим, мы хотим создать обзор стратегических задач, позволяющий «помедитировать» над долгосрочным планированием, не отвлекаясь на текущие мелочи. Для этого в представлении нужно осуществлять отображение задач только категории «Стратегия», сортируя их по важности. Также будет полезно отображать наиболее важные задачи красным полужирным шрифтом.

Чтобы отобразить только задачи, относящиеся к стратегическому горизонту планирования, т.е. относящиеся к категории «Стратегия», нужно задать в представлении отбор по категории.

Создадим новое представление. Для этого пункте меню «Вид» - «Текущее представление», нужно выбрать пункт «Определить представление».

Появится окно следующего вида –

Кнопки в правой части окна дают нам возможность производить манипуляции с уже существующими представлениями, либо создавать новые. Нажимаем на кнопку «Создать…». Начальное окно создания представления имеет вид –

Здесь нужно задать имя представления (в нашем случае «Стратегия», или «Только Стратегия», или как будет угодно читателю). В качестве типа представления мы в нашем примере выберем «Таблица». И поставим флажок рядом с «во всех папках «Задача»».

Дальше появляется окно, которые мы детально описывали выше – оно называется «Сведения о представлении». Здесь-то мы и реализуем представление с описанными выше параметрами. Итак, для реализации отбора по категории выберем пункт «Отбор» в меню «Сведения о представлении». Появляется новое для нас окно –

На открывшейся вкладке «Задачи» можно настроить отбор по некоторому тексту, который содержится либо в поле темы задачи, либо заметках этой задачи. Также здесь можно отбор по получателю и отправителю задачи, по ее состоянию (например, выполнена или нет) и срокам исполнения (например, можно сделать отбор задач со сроком до или после определенной даты).

Однако нам нужно сделать отбор по категории «Стратегия». Отбор по категориям реализуется на вкладке «Другие условия» --

Теперь можно выбрать одну или несколько категорий, которые будут отобраны и отображены в создаваемом нами представлении, нажав на кнопку «Категории».

Далее нужно задать сортировку задач по важности. Для этого в окне «Сведения о представлении» нужно нажать на кнопку «Сортировка» и выбрать в качестве первого признака для сортировки – важность –

Теперь в нашем представлении отбираются только задачи из категории «Стратегия», они сортируются по важности. Остается сделать так, чтобы важные задачи выделялись красным полужирным шрифтом.

Для этого в «сведениях о представлении» нажимаем на кнопку «Автоформат». Появляется еще одно новое для нас окно, уже содержащее несколько стандартных правил автоформатирования задач –

Здесь мы можем либо создавать новые правила автоформатирования для нашего представления, либо удалять старые и редактировать их. Добавим новое правило (кнопка «Добавить»).

Здесь зададим имя для нашего правила и выберем шрифт, которым будет отображаться задача, отвечающая условиям, которые нам также предстоит задать. Окно задания параметров шрифта стандартное и его мы приводить не будем. Условие автоформатирования задается в уже знакомом нам окне:

Нужно отобрать задачи по важности, значит нужно поставить галочку около «Важность элементов» и выбрать из списка высокую важность. Теперь наше представление отвечает заданным для примера условиям.

Теперь если мы хотим подвергнуть анализу наши стратегические задачи нужно просто активировать это представление в меню «Вид / Текущее представление». Полученный обзор стратегических задач будет выглядеть так: