Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Васильченко Юрий Японская система Кайдзен и персональная организация времени
.docЮрий Васильченко
Японская система Кайдзен и персональная организация времени
Книги и материалы о стратегиях Кайдзен начали публиковаться на английском языке с 1995 года. Несмотря на заверения Европейского Японского центра о том, что знания о системе Кайдзен на Западе распространены достаточно широко, указанные материалы были написаны не японскими, а западными специалистами и давали весьма поверхностное понимание подхода Кайдзен. [3, с. 1 - 174].
Появление в 2004 и 2005 годах перевода на русский язык двух книг о Кайдзен – «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» и «Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества», написанных японцем – Масааки Имаи, дают более глубокие знания о системе и позволяют применять ее идеи к организации времени. (См. рецензию в газете «Коммерсант. Деньги», № 17, май 2005 г.)
Кайдзен – это разработанный в Японии подход к организации деятельности, основанный на:
-
здравом смысле;
-
самодисциплине;
-
порядке;
-
экономии.
Такой подход во многом совпадает с современной позицией технологий организации собственной деятельности человека во времени. Так:
-
здравый смысл включает в себя опору на реальность;
-
самодисциплина выражена в нормах и расписаниях;
-
порядок представляет собой процесс деятельности, подвергнутый реинжинирингу и упорядочению;
-
экономия находит отражение в устранении потерь времени.
Что такое реальность? Реальность может быть измерена показателями, производительности, качества и др. Но что делать с этими показателями?
Подход к организации времени с точки зрения Кайдзен – это использование и анализ статистических данных. Такая методология требует, чтобы изучаемые ситуации и проблемы были выражены в численной форме. Благодаря этому Вы привыкаете работать с достоверными данными, не руководствуясь интуицией и внутренним голосом. Решая статистическую проблему, при сборе данных приходится все время обращаться к ее источнику, такой подход способствует формированию процессного мышления.
Опора на реальность предусматривает избавление от иллюзий, что в результате наших усилий, мы, возможно и не так, как хотелось, но все же продвигаемся вперед. Отсутствие четких сроков, ясных нормативов, подмена твердых планов сомнительным предвидением создает самообман [5].
К примеру, в этом месяце было много праздничных дней, нас подвели погодные условия, мы не получили в срок материалы от поставщиков – это типичные отговорки и оправдания провалов в сочетании с оправданием, мол: «Все мы люди».
У нас имеется арсенал стереотипных реакций для объяснения того, почему наш образ жизни, стиль поведения и мыслительные модели не дают желаемых результатов.
Оправдания служат для формирования уверенности в будущем, как компенсации сегодняшних неудовлетворительных результатов.
Чтобы изменить показатели деятельности следует приложить усилия к улучшению течения самого процесса. Для этого необходимы метрики и стандарты (эталоны) – как для процессов, так и для результатов.
«Если мы имеем дело с совершенствованием (improvement), нам следует работать с показателями, ориентированными на процесс» [1, с.72].
Процессный подход к деятельности предполагает в поисках причин возникновения проблем обращать внимание на всю цепочку процедур, составляющих процесс. Для этого используют технику многократного повторения вопроса: «Почему?», – так можно выявить последовательность обстоятельств, одно из которых будет определяющим.
Пример.
Почему произошла задержка публикации статьи?
Потому что работа над статьей не была завершена в срок.
Почему статья не была готова к назначенному сроку?
Потому что работа над статьей прервалась и не была продолжена в срок.
Почему работа была продолжена позже назначенного срока?
Потому что первичный экземпляр с внесенными поправками не был доступен для обработки в офисе в понедельник.
Почему экземпляр не был доступен?
Потому что автор работал с ним на выходных и оставил на даче.
Почему автор оставил статью на даче?
Потому что там был нарушен порядок.
Таким образом, причиной, которая привела к задержке публикации, оказалось нарушение порядка. Устранить причину возможных задержек, в данном случае, означает навести порядок. Напомним, что порядок – одно из основных положений методики Кайдзен.
В концепции Кайдзен акцент делается на «человеческий фактор» – на то, что люди постоянно должны изыскивать возможности для улучшения своей деятельности.
Таким образом, Кайдзен интересен для персональной организации деятельности следующими составляющими:
-
ориентацией на процесс, а не на результат;
-
использованием статистических данных при анализе деятельности и принятии решений;
-
применением циклов поддержки существующего уровня деятельности и внесения изменений (циклы SDCA: стандартизуй – выполняй – проверяй – воздействуй и PDCA: планируй – выполняй – проверяй – воздействуй).
Любая деятельность – это фактически последовательность процессов. Описание деятельности человека в виде процессов и их составляющих помогает более глубокому пониманию сложившейся ситуации – того, что с ними в действительности происходит.
Построение процессов деятельности и их составляющих – это наилучшее решение в свете понимания того, что произойдет в будущем. Правильно построенная последовательность действий становится базой для реальных планов.
Процессы представляют собой полные и цельные потоки работы. Их можно описать на различных уровнях детализации (процедуры, задачи, операции), но они всегда имеют начало, определенную последовательность шагов и четко определенное завершение.
Мы определяем процесс [6].
Процесс – логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных процедур, который потребляет ресурсы и обеспечивает специфичный результат, который чаще всего размыт во времени. Процесс описывает алгоритм выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности.
Возможно выделение подпроцесса – части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.
Процедуры – действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.
Задачи – отдельные элементы процедуры.
Операции (действия) – самая мелкая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.
Определив, какое событие считается началом процесса, а какое – его завершением, можно оценить продолжительность всего процесса.
Для описания ПД используют следующие шаги [6]:
-
инвентаризация существующей информации (сбор и обработка);
-
определение и изучение текущих процессов (выделение отдельных процессов, распределение их по основным группам, краткое описание каждого процесса);
-
выбор процессов, которые нуждаются в документировании (по критериям: периодичности выполнения процесса, его временного объема, требуемой результативности, финансовой значимости, отношения к жизненным ценностям);
-
утверждение уровня детализации последующего документирования (определение того, будут ли документироваться операции (действия) или достаточно фиксировать выполнение задач, или даже процедур, определение метрики документирования);
-
выбор методики документирования (общий обзор процессов, принципиальная и детальная схемы процесса, схема управления процессами).
Документировать, описывать процесс бесполезно, если в нем самом содержится много нарушений и вариабельности [4].
Кайдзен рекомендует сначала стабилизировать процесс:
-
осознать, что из составляющих процесса обязательно, а что лишнее, и отказаться от ненужных элементов;
-
упорядочить оставшиеся мероприятия, т.е., возможно, переформировать последовательность процедур, задач и операций;
-
полученную упорядоченность проверять и корректировать ежедневно;
-
стандартизировать, т.е. документально закрепить этот процесс.
Возьмем, к примеру, процесс составления договора.
Алгоритм процесса оставления договора |
|
№ |
Этапы процесса |
1. |
Изучение хозяйственного кодекса |
2. |
Переговоры сторон, заключение устного соглашения |
3. |
Подбор и изучение типовой формы договора |
4. |
Определение условий, необходимых в данном конкретном случае |
5. |
Составление договора в соответствии с действующим законодательством |
6. |
Исключение пунктов, которые не отвечают целям данного договора |
7. |
Чтение нового договора и внесение поправок |
8. |
Повторное согласование договора сторонами |
9. |
Внесение поправок |
10. |
Подписание договора |
Стабилизация процесса:
-
Исключаем первый пункт, т.к. для составления типичного договора не обязательно знать хозяйственный кодекс.
-
Пункт 8 присоединяем к пункту 1, после чего исчезает потребность в пункте 9.
-
Пункты 4, 6 включаем в 5 пункт.
-
Вносим временные нормативы выполнения пунктов.
Алгоритм процесса оставления договора после стабилизации |
||
№ |
Этапы процесса |
Время, мин |
1. |
Заключение устного соглашения после детальных переговоров |
до 30 |
2. |
Подбор и изучение типового договора |
до 10 |
3. |
Составление договора с учетом ситуативных условий |
до 30 |
4. |
Утверждение пунктов по телефону |
до 10 |
5. |
Передача на подпись |
до 5 |
Результативное управление на тактическом и оперативном уровне сводится к поддержанию и совершенствованию нормативов. Это значит, что надо не только поддерживать действующие персональные нормативы (самодисциплина, порядок), но и улучшать процессы, чтобы поднять нормативы на более высокий уровень (а не ставить норматив, а затем искать, как его достичь).
Процессы деятельности предполагают установление и регулирование необходимых количественных пропорций времени между входящими в них мероприятиями. Для этого необходимо знать меру временных затрат по каждому мероприятию и по процессам в целом. Такая мера будет являться для данного мероприятия нормой. Расчет и установление норм времени осуществляется с учетом организационных и психофизиологических факторов, что служит основанием для обеспечения нормальной интенсивности труда. Нормы определяются опытно-статистическим путем [1, 2].
Характеристики нормативов по Кайзден:
-
наилучший, самый легкий способ выполнить мероприятие;
-
наилучший способ сохранения накопленного опыта;
-
обеспечивают установленный (неизменный) способ изменения показателей;
-
показывают отношения между причиной и результатом (отклонения, вариабельность, потери);
-
служат основой для выполнения текущей работы и для совершенствования;
-
помогают предотвратить повторение ошибок и минимизируют вариабельность.
Вариабельность может возникать из-за недостатка нормативов (вводим новые). Если вариабельность увеличивается при соблюдении нормативов, должно сначала определить причину, а затем пересмотреть и модернизировать норматив.
В случае с составлением договора, если такой алгоритм установлен и время на выполнение мероприятий не разнится, можно зафиксировать норматив.
Временной норматив процесса оставления договора после стабилизации |
|||
№ |
Этапы процесса |
Время, мин |
Вероятность, % |
1. |
Детальные переговоры, заключение устного соглашения |
до 30 max-40 |
75 |
2. |
Подбор и изучение типового договора |
до 10 |
100 |
3. |
Составление договора с учетом ситуативных условий |
до 30 max-60 |
75 |
4. |
Утверждение пунктов по телефону |
до 10 max-15 |
90 |
5. |
Передача на подпись |
до 5 |
100 |
Общая длительность, взвешенная на вероятность |
до 96 мин |
Кайдзен предполагает начинать мероприятия по улучшению процесса с устранения потерь времени, где бы они ни находились.
Устранение потерь времени обычно состоит в прекращении того, что мы делали до сих пор, поэтому для устранения таких действий не требуется больших затрат (ТВ, разговоры по телефону и т.п.).
Потери времени определить все легче по мере приобретения соответствующего навыка, а поэтому потери все легче выявлять и устранять.
Можно выделить категории потерь времени в деятельности (в ее отдельных направлениях) – ожидания, ошибки, поиск, помехи, транспорт, перемещения, информация без движения.
Потери времени |
Очевидные |
Скрытые |
Индивидуальные |
Ошибки Поиск Объективные помехи Транспорт Перемещения Нервозность, повторения Расслабленный режим |
Некачественная работа Откладывание Нечеткая цель деятельности Размытые критерии Замедленная адаптация Перегруженность «Зависание» на одной проблеме
|
Межличностные |
Ожидания Помехи, вызванные кем-то Неконструктивная критика Проблемы коммуникации Непредвиденные контакты Открытые конфликты |
Невысказанное непонимание Бесцельное общение Информация без движения Частые манипуляции Неоправданная зависимость Молчаливые конфликты |
Все потери приводят к увеличению длительностей процессов, процедур, задач, операций.
Высокий уровень самодисциплины, достигнутый в определенный период, нелегко удержать. Самодисциплина исчезает без вовлеченности в нее, как процесс.
Кайдзен-история – это стандартизированная форма для записи действий по улучшению, совершенствованию деятельности [2, с. 90]:
-
выбор темы: методы выбора данной темы, приоритет (градация), срочность;
-
понимание проблемы в текущем состоянии, постановка целей и метрики, единиц и параметров измерения;
-
сбор данных, наблюдение;
-
анализ собранных данных для идентификации первопричины проблемы;
-
определение контрмер на основе анализа данных;
-
внедрение контрмер;
-
подтверждение эффективности контрмер;
-
установление или пересмотр стандартов нормативов для того, чтобы предотвратить повторение проблем;
-
анализ процесса и переход к следующим шагам.
ТМ-дневник по совершенствованию деятельности (по методу Кайдзен):
-
выбор процессов, которые планируется подвергнуть улучшениям;
-
понимание процесса в текущем состоянии, постановка целей, выбор метрики учета использования временного ресурса;
-
документирование процессов деятельности;
-
анализ документирования, работа с Циклом организации времени;
-
определение контрмер на основе анализа данных;
-
внедрение контрмер;
-
контроль эффективности контрмер;
-
установление или пересмотр целей или стандартов нормативов для предотвращения повторения отклонений;
-
анализ процесса и переход к следующим шагам.
Несмотря на то, что здравый смысл требует сокращать потери времени, на практике время расходуется на поиск сложных и хитроумных решений возникающих проблем. Создается напряженность в работе.
Работа, выполняемая напряженно, как правило, идет медленнее и приводит к множеству ошибок.
Чтобы выполнять работу непринужденно, необходимо лучшее понимание происходящего – повседневной деятельности. Стратегические результаты – прямые следствия процессов деятельности, осуществляемых ежедневно. Кайдзен называет процессы механизмами поставки результатов, и как следствие, на долгосрочные результаты можно существенно влиять, только совершенствуя процессы деятельности.
Библиография
-
Масааки Имаи. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний – М.: Альпина Бизнес Букс, Приоритет, 2004 г., с. – 271.
-
Масааки Имаи. Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества. – М.: Альпина Бизнес Букс, Приоритет, 2005 г., с. – 345.
-
Майкл Коленсо. Стратегия Кайдзен для успешных перемен в организации: эволюция и революция в организации. – М.: ИНФРА-М, 2002 г., с. – 174.
-
Харрингтон Джеймс, Эсселинг К.С., Ван Нимвеген Харм. Оптимизация бизнес-процессов: документирование, анализ, управление, оптимизация. – СПб.: АЗБУКА, БМикро, 2002 г., с. – 328.
-
Сборник «Управление – это наука и искусство». Эмерсон Г. «Двенадцать принципов производительности». – М.: Республика, 1992 г., с. – 352.
-
Васильченко Ю.Л. Документирование процессов персональной деятельности. 18.03.2005 г. www.improvement.ru
© Юрий Васильченко, июнь 2005 г. Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/kaizen/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.