9. Анализ и оценка заявительных документов при отборе персонала

Требования к содержанию и методы анализа заявления (сопроводительного письма), автобиографии, анкеты. Методические основы анализа и оценки свидетельств об образовании и рекомендательных писем при отборе персонала.

I. Требования к содержанию и методы анализа заявления (сопроводительного письма)

3аявление должно содержать:

• данные об отправителе заявления: фамилию, имя, адрес, телефон, факс, адрес электронной почты;

• место пребывания и дату составления заявления;

• данные адресата; считается хорошим тоном написать титул, ученое и другие звания, занимаемую должность и полное имя и фамилию руководителя по кадрам, затем название подразделения по управлению персоналом, предприятия и почтового адреса;

• указание на цель заявления, причины и обстоятельства написания заявления. По содержанию этой записи специалист по кадрам решает, читать ли ему дальше или нет;

• указание на источник информации о вакансии и идеи данного заявления;

• приветствие; большую ценность имеют обращения по фамилии (с титулом и званиями);

• заключительное приветствие;

• подпись. Собственноручная подпись в заявлении также играет роль. Подпись не должна быть выполнена дрожащей рукой, не следует также медленно выводить буквы. В случае неразборчивой подписи под ней нужно подписаться разборчиво;

• указание на состав прилагаемых документов и справок или их копий. Например: автобиография, фотография, нотариальная копия о присуждении ученой степени, нотариальная копия диплома о высшем профессиональном образовании, копия сертификата об окончании компьютерных курсов, характеристика о прохождении практики, характеристика с последнего места работы.

Письменное заявление можно в целом охарактеризовать как саморекламу, убедительно доказывающую специалисту по персоналу, что претендент соответствует требованиям вакантной должности.

II. Требования к содержанию и методы анализа автобиографии

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме, однако с соблюдением определенных требований. При поступлении на работу автобиографию пишут от руки (реже в печатном виде) на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Форма изложения — повествовательная (от первого лица).

Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и личностных качествах человека. При описании трудовой деятельности не следует ограничиваться только перечислением должностей, необходимо объяснить причины перехода с одной работы на другую. Действуют два фундаментальных требования к биографиям: не должно быть временных промежутков между двумя записями, сведения должны соответствовать действительности.

III. Требования к содержанию и методы анализа анкеты

Число пунктов анкеты должно быть минимальным, и с их помощью необходимо запрашивать информацию, более всего характеризующую производительность труда претендента. Вопросы могут относиться к прошлой работе и складу ума, чтобы на их основе можно было провести психометрическую оценку претендента.

Назначение метода анкетирования двоякое. Наряду с решением задач отсева менее подходящих кандидатов определяется круг факторов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе последующих методов, а также источники, из которых можно получить необходимую информацию. Любое ее искажение в анкете является основанием для увольнения работника в любой момент, когда это выяснится (в текст анкеты обычно включается соответствующее указание).

Анализ анкетных данных в сочетании с другими методами отбора выявляет следующее:

1) соответствие уровня образования заявителя минимальным квалификационным требованиям;

2) соответствие практического опыта характеру должности;

3) наличие ограничений иного рода на выполнение должностных обязанностей;

4) готовность к принятию дополнительных нагрузок (сверхурочные работы, командировки);

5) круг лиц, которые могут рекомендовать работника, помочь наведению справок и получению дополнительной информации.

Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые могут помочь в работе кандидата в случае найма.

IV. Методические основы анализа и оценки свидетельств об образовании и рекомендательных писем

Характеристика — официальный документ, который выдает администрация предприятия, учреждения, организации своему сотруднику при решении ряда вопросов (таких как поступление в учебное заведение, командирование на работу в другую страну, аттестация на должность и т. п.).

В характеристике даются отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деловых и личностных качеств.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

• первая часть — анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование;

• вторая часть — данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.);

• третья часть — собственно характеристика, т. е. оценка личностных и деловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального и культурного уровня, поведение в быту, отношение к коллегам); наличие у сотрудника наград и других служебных поощрений;

• четвертая часть — заключительная — содержит вывод, в котором

указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику руководитель предприятия. Подпись заверяется гербовой печатью. Ниже проставляется дата подписания характеристики. Характеристику выдают работнику на руки или с его ведома пересылают учреждению, организации, предприятию, которые ее запросили.

Опыт показывает, что отзывы с прежней работы — одно из самых слабых мест в деле управления персоналом. Большинство фирм добиваются получения письменных отзывов, но результаты неадекватны усилиям. Фирмы, дающие отзыв, могут опасаться судебного преследования за предоставление сведений частного характера.

Также не стоит вступать в контакт с работодателем, у которого кандидат работает в настоящее время. Достаточно известна (за исключением случаев явного непрофессионализма) манера работодателей давать работнику нелестную характеристику, поскольку его не хочется отпускать. Может случиться и так, что начальство, желая избавиться от сотрудника, дает ему блестящую характеристику!

Лучше всего получить на собеседовании имена и номера телефонов менеджеров с предшествующей работы соискателя или из организации, на которой он сейчас работает. Вы зачастую обнаруживаете, что, узнав о вашем намерении получить у этих людей отзыв, кандидат гораздо откровеннее рассказывает о причинах своего ухода от них!

После этого вы звоните вышеуказанным Менеджерам, сообщаете о своем намерении предложить кандидату должность и задаете несколько кратких простых вопросов.