Адаптивная организация проектных работ
Чтобы сократить сроки создания систем, затрачиваемые ресурсы и поддерживать систему на необходимом уровне "новизны" были разработаны новые подходы к организации проектных работ. Суть этих подходов заключается в том, чтобы вести разработку системы как бы по "спирали", создавая при прохождении нового витка очередной функциональный модуль системы.
Схема такой организации приведена на рис. 4.
Для этого на начальном этапе определяются архитектура и функциональность системы, определяются наиболее функционально значимые для заказчика модули и последовательность их разработки. Таким образом заказчик получал необходимую ему систему по частям. В рамках разработки функционального модуля системы возможно организовать разработку по "водопадной схеме".
Сроки создания всей системы сокращаются не значительно, однако, заказчик получает в довольно короткий срок рабочие, функционально законченные модули. Основные проблемы, которые возникают при такой схеме работ – это низкая управляемость всем процессом и согласование модулей системы.
Более совершенные формы организации работ заключаются в процессном подходе. При процессной организации используется другой подход к объекту и процессу проектирования.
Рис. 4. Усовершенствованная организация разработки
На начальном этапе (концептуальный проект) определяются укрупненные функции системы, а затем они детализируются по ходу выполнения проекта, а также определяется базовая конфигурация проекта и строится сеть процессов проекта. Работы проекта не имеют однозначного разделения по фазам и могут выполняться параллельно, при этом некоторые работы имеют сквозной характер, то есть выполняются сразу в нескольких фазах. Из-за этого границы фаз становятся расплывчатыми. Каждый процесс, действие или задача инициируется и выполняется другим процессом по мере необходимости, причем нет заранее определенных последовательностей, однако сохраняется логика связей по исходным сведениям и задачам.
Динамичность организации жизненного цикла по такой схеме позволяет значительно сократить время и в наибольшей степени удовлетворять требованиям потребителя. Набор работ в рамках процесса приведен в табл. 1.
Таблица 1.
|
Процесс |
Работы |
|
Разработка |
Подготовка к реализации процесса. Анализ требований к системе. Архитектурное проектирование системы. Детальное проектирование системы. Квалификационные испытания. Другие работы. |
|
Управление |
Подготовка к реализации процесса. Идентификация конфигурации. Контроль конфигурации. Планирование. Выполнение и контроль. Анализ и оценка. |
|
Заказ |
Подготовка тендера. Подготовка и корректировка контракта. Текущий контроль поставщика. Приемка и завершение работы. |
Специфика процессного подхода заключается в следующем:
итеративность, позволяющая многократно проходить одни и те же процессы, но на новом уровне разработки;
пошаговость изменений – постепенное добавление функциональных возможностей в разрабатываемую систему;
параллельность разработки – выполнение множества процессов, которые могут быть независимыми друг от друга, но направленных на достижение единой цели.
При такой организации работ требуются и другие подходы к организации управления проектами по критериям качества.
Сложность реализации проектов по процессной схеме кроется в синхронизации, разделении и управлении как ресурсами, так и процессами, образующими проект. Поэтому для эффективной реализации проектов необходимо управлять процессами данного проекта, связанного как с управлением проектом, так и с продуктом проекта по критериям качества.
Полученная при внедрении системы модель деловых процессов не является статичной. Предприятие может выжить и эффективно функционировать только в том случае, если будет чутко реагировать на преобразования внешней и внутренней среды. Эти изменения отражаются на организации деловых процессов внутри предприятия. В этом случае задачей системы автоматизации деловых процессов становится своевременное отображение происходящих изменений. При этом особое значение приобретает тот факт, что обновление системы не требует ее перепрограммирования. Изменения вносятся по ходу дела непосредственными пользователями системы, делая ее весьма чувствительной к разнообразным нововведениям.
По результатам планирования строится некоторый план действий. В рамках активизации руководство формулирует поручения и распоряжения, призванные реализовать полученный план. С помощью системы автоматизации руководитель или его секретарь оформляет распоряжения в виде работ. При этом создается описание работы, включающее сроки ее начала, завершения и другие характеристики. Если выполнение работы требует ознакомления с тем или иным документом, представленным в электронной форме, то он может быть прикреплен к описанию работы и в дальнейшем будет передан пользователю. При параллельной маршрутизации работа может направляться сразу нескольким исполнителям.
Система автоматизации передает инициированные работы исполнителям согласно описанным характеристикам, соблюдая сроки передачи, вид маршрутизации и другие заданные условия. Исполнитель, получив задание, приступает к его выполнению. При этом он может сформировать новые работы, как части выполняемой, если ему даны такие полномочия, и привлечь таким образом к исполнению работы дополнительных участников. При необходимости уточнения задания или оперативного согласования можно воспользоваться функцией системы аналогичной электронной почте, передав соответствующий запрос.
При переходе работы от одного участника к другому к ней могут добавляться новые данные. На схеме они названы «данными об исполнении работы». Такие данные появляются в системе двумя способами: непосредственно вводятся исполнителем в экранную форму, описывающую работу, или генерируются системой самостоятельно. Во втором случае имеются в виду данные о сроках прохождения работой очередного этапа, текущем статусе работы (инициирована, завершена, отложена), ее местонахождении и т. п. Именно эта информация часто интересует инициатора работы с точки зрения координации процесса и контроля его протекания. Система автоматизации делового процесса обеспечивает передачу такой информации в режиме реального времени, поддерживая оперативную обратную связь между инициатором работы и ее исполнителем. При этом устраняется возможность потери необходимых данных, значительно сокращается время их передачи по сравнению с бумажной технологией организации работ.
Полученная информация служит основой для выработки решений: по координации делового процесса и по результатам контроля. Новые решения вновь оформляются в виде работ, запускающих новую итерацию работы системы. Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет значительно повысить уровень этих решений, благодаря своевременному информированию руководства о состоянии дел.
Функционирование автоматизированной системы позволяет создать и поддерживать четкую технологию жизнедеятельности всего аппарата управления. Оно способствует надлежащей организации работ, совершенствует обратные информационные связи, укрепляет трудовую дисциплину и повышает организационную культуру. В процессе планирования применяются различные средства графического отображения плана, например, Диаграммы Ганта и сетевые графики.