Глава 15. Аналитический учет

Аналитический учет представляет собой детализированный бухгалтерский учет хозяйственных операций и средств организации.

Согласно ст. 2 Закона N 129-ФЗ аналитический учет ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств. Она составляется на каждый объект или группу объектов основных средств при их постановке на учет по одной из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" (далее - Постановление N 7):

- по форме N ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств" (заполняется на отдельный поступивший объект ОС);

- по форме N ОС-6а "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств" (заполняется при приеме группы однородных объектов ОС);

- по форме N ОС-6б "Инвентарная книга учета объектов основных средств" (для учета объектов ОС на малых предприятиях).

Указанные формы заполняются бухгалтерией организации на основе первичных документов (актов приема-передачи по унифицированным формам (N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б), утвержденным Постановлением N 7, технических паспортов и других документов на приобретение инвентарного объекта основных средств).

В карточки вносятся сведения по поступившему основному средству. Например, в карточку формы N ОС-6 вносят следующие сведения:

- наименование объекта;

- инвентарный номер;

- первоначальную стоимость;

- срок полезного использования и т.д.

Кроме того, в инвентарную карточку вносится информация обо всех перемещениях основных средств (о внутреннем перемещении, модернизации, ремонте объекта). При выбытии объекта указывается причина выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании (формы N N ОС-4, ОС-4а, ОС-4б, утвержденные Постановлением N 7). На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта.

В случае значительного изменения качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции и невозможности отразить в прежней карточке показатели, характеризующие реконструированный (дооборудованный, достроенный, модернизированный) объект в целом, прежнюю карточку заменяют новой. При этом старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии в течение срока использования объекта.

Если в организации большое количество основных средств, инвентарные карточки, как правило, группируются в картотеки, а внутри разделов - по месту эксплуатации объектов. Организации, имеющие небольшое количество основных средств, в т.ч. малые предприятия, учет основных средств по объектам могут осуществлять в инвентарных книгах, где также указываются сведения об объектах ОС по их видам и местам нахождения.

Аналитический учет товаров ведется бухгалтерией организации различными методами: в натурально-стоимостном выражении, т.е. по наименованиям товаров с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и т.п.), количеству и фактической себестоимости.

Об этом говорится в п. 239 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" (далее - Методические указания N 119н).

Наиболее распространенным является натурально-стоимостный учет.

При его ведении согласно п. 240 Методических указаний N 119н могут применяться два различных метода учета товаров: сортовой и партионный.

При сортовом методе (он изложен в п. п. 136 - 140 Методических указаний N 119н) аналитический учет товаров (количественный и суммовой) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

На каждое наименование и сорт товара обычно открывают карточки количественно-стоимостного учета (форма N ТОРГ-28, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, далее - Постановление N 132), где указываются все отличительные признаки товара (тип, марка, сорт, единица измерения, цена и т.п.), показываются остатки, приход и расход товаров. Форма таких карточек в основном идентична карточкам складского учета с той лишь разницей, что остатки и движение товаров отражаются не только в натуральных показателях, но и в денежном выражении.

Записи в карточках ведут на основании приходных и расходных документов, сдаваемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Карточки хранят в картотеке отдельно по каждому материально ответственному лицу и месту хранения товаров.

Для проверки правильности учетных записей по окончании месяца в карточках подсчитывают итоги прихода и расхода, определяют остатки товаров на начало следующего месяца. На начало каждого месяца (на 1 января, 1 февраля и т.д.) составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 41 "Товары", где по каждому наименованию и сорту указывают в натуральном и денежном выражении остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, а также остаток на конец месяца. Суммовые итоги этой ведомости должны быть равны оборотам и сальдо синтетического счета 41 "Товары".

Натуральные показатели оборотной ведомости также сверяют с данными складского учета, который ведут материально ответственные лица.

Такую оборотную ведомость составляют и на дату проведения инвентаризации товаров.

При сальдовом методе учета материалов в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) товаров в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре товаров. Учет движения товаров ведется в разрезе групп только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен.

В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим - сальдовый. Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов, т.е. обработке первичных учетных документов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники.

В ведомостях отражаются обороты и остатки по количеству и сумме каждого номенклатурного номера материалов. Ведомости составляются в двух экземплярах - для бухгалтерии и склада (подразделения).

Независимо от принятого метода аналитического учета товаров (оборотный или сальдовый) в бухгалтерии должен вестись синтетический учет движения товаров в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам товаров.

При партионном методе аналитический учет товаров ведется на специальных карточках (партионных картах) (форма N МХ-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66).

Данная карточка составляется на каждую партию товаров для контроля над поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.).

Допускается считать одной партией:

- товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.);

- товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.

Партионная карта выписывается материально ответственным лицом в двух экземплярах на каждую партию товаров. Один экземпляр карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передается в бухгалтерию.

В партионной карте указываются все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, сорт, цена, количество, масса товара.

Записи в расходной части партионной карты осуществляются на основании расходных документов, при этом указывается дата отпуска товара, его количество в натуральных показателях, а также итоги расхода за месяц и остатки.

По мере полного выбытия товара данной партии со склада материально ответственное лицо закрывает партионную карту и передает ее на проверку в бухгалтерию. Если при проверке выявлено расхождение между количеством товара, принятым к учету, и его расходом, излишек принимается к учету, а недостача списывается в следующем порядке:

- в пределах норм естественной убыли - относится в состав расходов организации;

- сверх норм - возмещается материально ответственным лицом.

Такая технология учета товара по сути предполагает проведение локальных инвентаризаций каждой партии товара.