4. Работа с таблицей

Ввод данных в таблицу и их редактирование

Чтобы начать ввод данных, необходимо переключиться в ре­жим таблицы: выберите команду Вид|Режим таблицы.

Если возникнет необходимость, используйте операции копи­рования, перемещения и удаления данных. В любом случае редактиро­вание производится по схеме "сначала выдели, затем сделай".

Копирование данных

• Выделите данные или запись для копирования, выберите команду

Правка |Копировать.

• Установите курсор в нужном для вставки месте и выберите команду Правка |Вставить.

Перемещение данных

• Выделите данные или запись для перемещения, выберите команду Правка| Вставить

• Установите курсор в нужном для вставки месте и примените команду Правка | Вставить

Удаление данных

• Чтобы удалить данные в ячейке, выделите их, затем нажмите клавишу Delete (или выберите команду Правка |Удалить.)

Чтобы удалить запись, выделите ее, затем выберите команду Правка | Удалить запись В открывшемся окне подтвердите или отмените удаление.

Поиск записей по значению поля

Предположим, нужно найти в базе данных в поле номер телефона все записи, кото­рые начинается на 12.

• Выберите команду Правка | Найти.

• Введите данные в строку Образец поиска: 12*.

• Укажите направление поиска Просмотр: все.

• Выберите условие поиска Совпадение: с любой частью поля.

• Укажите область поиска: не только в текущем поле.

• Нажмите кнопку Найти.

• Нажимайте кнопку Найти далее.

• Чтобы закончить поиск, нажмите на кнопку Закрыть.

Замена данных

Для замены данных, например г. Орел заменить на г. Обнинск во всей таблице КЛИНТЫ, выполните следующие действия.

Выберите команду Правка .Заменить.

• Введите данные в строку Образец поиска: ОРЕЛ.

• Введите данные в строку Заменить на: Обнинск.

• Укажите направление поиска Просмотр, все, вверх или вниз.

Флажки: С учетом регистра, Только поле целиком, Только в теку­щем поле должны быть сброшены.

• Нажмите кнопку Заменить все. На вопрос о продолжении операции

ответьте утвердительно.

• Чтобы закончить поиск и замену, нажмите на кнопку Закрыть.

Сортировка записей Для сортировки записей, например, по значению поля Фамилия в алфавитном порядке выполните следующие действия.

Выделите поле Фамилия, щелкнув по его заголовку левой кнопкоймыши.

• Выберите команду Записи .Сортировка.

• Выберите направление сортировки: Сортировка по возрастанию.

• Чтобы отменить сортировку таблицы, выберите команду Записи

Удалить фильтр.

5. Отбор данных при помощи фильтров.

Accessпозволяет применять фильтры, чтобы указать какие записи должны появиться в окне таблицы или в окне результатов запроса. Существует 3 разновидности фильтров:

Фильтр по выделенному.

Использование фильтра по выделенному является наиболее простым и быстрым способом отбора данных. Критерий отбора записей устанавливается путем выделения всего значения таблицы или его части. После применения такого фильтра Accessотображает в таблице только те записи, которые соответствуют критерию отбора. Недостатком этого способа является то, что отбор записей можно производить по значению только одного поля.

Пример 1:Найти всех калужан_.

В поле город выделить первую попавшуюся “Калугу” и щелкнуть по кнопке фильтр по выделенному. Чтобы вернуть список в первоначальный вид - щелкнуть по кнопке удалить фильтр.

Пример 2:Найти всех клиентов, имеющих Российское гражданство.

Обычный фильтр

Обычный фильтр, необходимо заполнить форму, в которой Обычный фильтр. Использование обычного фильтра позволяет быстро отобрать записи по значениям нескольких полей. Чтобы применить указываются критерии отбора по каждому из полей таблицы.

Пример 3:Найти всех клиентов, у которых оклад  1000.

Щелкнуть по кнопке изменить фильтр (вернуться в первозданный вид).

1000 ввести с клавиатуры

Проконтролировать, что поле Гражданство чистое («да», возможно осталось от пошлого фильтра).

Пример 4:Найти всех тех, телефон которых начинается на 12

(использовать 12*)

Пример 5: Найти всех клиентов, старше 30-ти лет.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр - это самое мощное средство фильтрации данных, с помощью которого можно не только отображать данные по нескольким критериям, но и отсортировать список. Чтобы воспользоваться этим фильтром, необходимо заполнить бланк. Для вызова этого фильтра выполняются команды: Записи. Фильтр. Расширенный фильтр.

Пример6: найти всех калужан, оклад которых >= 1000 и список отсортировать в алфавитной последовательности.

После выполнения команд Записи. Фильтр. Расширенный фильтр. на экране появится бланк:

Чтобы перенести Фамилию и другие поля, необходимо дважды щелкнуть по соответствующим полям маленькой таблицы

После того, как бланк заполнен, щелкнуть по кнопке Применить фильтр.

Пример 7: Найти всех тех, кто проживает либо в Москве, либо в Воронеже. фамилии отсортировать в алфавитном порядке.

Пример 8: Найти всех тех, у кого телефон начинается на 5, оклад >1500 и список отсортировать в алфавитной последовательности.