Заполнение трудовых книжек

Трудовые книжки (вкладыши к ним) заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. И хотя Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-488-к считает, что трудовые книжки заполняются на украинском языке, но Инструкция о трудовых книжках такой нормы не содержит.

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, черными, синими или фиолетовыми чернилами. Записи о датах (приема, перевода, увольнения и т. д.) производятся арабскими цифрами, причем число и месяц обязательно двузначными цифрами (например, 01.02.98 г.)

Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка состоит из пяти разделов:

	I. Сведения о работнике - заполняются на 1-й и 33-й (титульной) странице на соответствующем языке (украинском, русском), причем все данные вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении.
	II. Сведения о работе - состоят из четырех граф, которые заполняются в порядке, определенном п.п. "в" п. 2.14 - 2.22 Инструкции трудовых книжках.
	III. Сведения о награждениях - вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины;
	IV. Сведения о поощрениях - вносятся сведения о поощрениях за труд (об открытиях, на которые выдан диплом; о рационализаторских предложениях и изобретениях; выплаченных в связи с поощрением вознаграждениях; поощрениях, предусмотренных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и др.).

Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся;

V. сведения о назначении пенсии - при назначении пенсии по возрасту, за выслугу лет в этом разделе трудовой книжки ставится штамп органами, назначающими пенсии, "Пенсия назначена". По ранее действовавшим правилам такой штамп или отметка ставились на первой (титульной) странице трудовой книжки.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения), но в любом случае не позднее недельного срока (семи дней), а в случае увольнения - в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сведения о взысканиях (ст. 147 КЗоТ) в трудовую книжку не вносятся.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III-й раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется соответствующая запись в трудовой книжке.

Кроме вышеперечисленных сведений, в 3-ю графу трудовой книжки вносятся отдельной строкой сведения (до наименования предприятия и до занесения сведений о работе на этом предприятии):

-        о сроке службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

-        о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

-        о времени учебы в высших учебных заведениях (включая время работы в студенческих лагерях, на производственной практике, при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), а также времени нахождения в аспирантуре и клинической ординатуре. Такие записи в трудовую книжку производятся по месту работы только в том случае, если они ранее не были внесены высшим учебным заведением согласно п. 2.16 Инструкции трудовых книжках;

-        о работе в качестве членов колхоза, если законодательством предусмотрено включение этой работы в общий трудовой стаж;

-        о времени ухода за инвалидом 1-й группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, требующим постоянной посторонней помощи, в том числе достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);

-        о периоде получения пособия по безработице (эти сведения заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения).

Если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в трудовой книжке иногда производились записи в разделе "Сведения о работе" следующего содержания - "До приема на работу трудового стажа не имел", хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией о трудовых книжках.

Записи о временном переводе или перемещении на другую работу в случае производственной необходимости, простоя и т. п. в трудовую книжку не вносятся. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, что и прием на работу.

Записи о наименовании работы, профессии, должности, на которую принимается работник, производятся для рабочих и служащих только в соответствии с наименованием профессий и должностей, определенных в Единой государственной классификации профессий всех категорий работников на основании международных стандартов. На сегодняшний день действует Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 26.12.2005 г. № 375.

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному следующими списками производств, работ и профессий, иначе работник может утратить право на получение пенсии на льготных условиях:

-        Список работ, профессий и должностей работников лесной промышленности и лесного хозяйства, государственных заповедников, национальных парков, имеющих лесные площади, лесоохотничьих хозяйств, постоянных лесозаготовительных и лесохозяйственных подразделений других предприятий, а также лесничеств, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.97 г. № 570;

-        Список сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденный постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346;

-        Список производств, работ, цехов, профессий и должностей, занятость работников в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290;

-        Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой, или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290.

Особенности заполнения трудовой книжки частным предпринимателем

Прежде всего, следует обратить внимание на проблему заполнения физическим лицом-работодателем первой страницы трудовой книжки работнику, трудоустраивающемуся впервые.

Согласно п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках первую страницу трудовой книжки (на которой указываются сведения о работнике) должно подписать лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и затем поставить печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка. То есть физическое лицо-работодатель, не имеет права заполнять первую страницу трудовой книжки.

Свое мнение по данному вопросу высказали Минюст, Минтруда и Госкомпредпринимательства в письмах от 24.03.2006 г. № 21-5-172, от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 и от 30.03.2006 г. № 2421, соответственно. Единственное что можно почерпнуть из этих писем так это то, что работникам, впервые трудоустраивающимся на работу, не следует иметь первым работодателем в своей жизни частного предпринимателя, поскольку в такой ситуации трудовую книжку выписать никто не может. Хотя Госкомпредпринимательства в своем письме и посчитал возможным оформление частным предпринимателем трудовой книжки в данном случае, но считаем, что это противоречит п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках.

Частный предприниматель в такой ситуации, как указывает Минтруда в своем письме, не будет нести административной ответственности за невнесение записей в трудовую книжку и ее незаполнение (ст. 41 КУоАП). Причем поскольку ответственность за заполнение первой страницы трудовой книжки не тем лицом не установлена, то можно предположить, что частный предприниматель в этом случае также ненаказуем.

Почему этот вопрос касается именно работников. Трудовая книжка является подтверждением трудового стажа, который, в свою очередь, необходим для исчисления пенсии. В связи с этим, Минтруда в письме от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 считает, что период работы в указанных случаях может быть подтвержден письменным трудовым договором, зарегистрированным в установленном порядке. Такой вывод этот орган делает на основании п. 3 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.

Таким образом, работнику целесообразно хранить такой договор до момента назначения ему пенсии, иначе никаким другим документом трудовой стаж ему не подтвердить.

Отметим, что рассмотренная выше проблема не касается работников, у которых уже есть трудовая книжка, выданная работодателем - юридическим лицом в соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках, поскольку со второй и последующими записями в трудовую книжку таких проблем не возникает.

Согласно п. 2.20¹ Инструкции о трудовых книжках физические лица, принимающие на работу наемных работников, вносят записи в трудовые книжки работников в соответствии с условиями заключенных письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. Причем согласно ст. 24¹ КЗоТ физическое лицо-работодатель обязано зарегистрировать такой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе.

Форма трудового договора между работником и физическим лицом-работодателем и Порядок регистрации трудового договора утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260 (далее - Приказ № 260).

В этом случае при приеме на работу в трудовую книжку таких работников физическое лицо производит следующую запись:

"Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ, например, "водителем") по трудовому договору от "___"_____ 200__ г. № ___, зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)".

При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости):

"трудовой договор № ___ зарегистрирован "___"______ 200__ г."

Причем, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, внесение соответствующих записей в трудовую книжку работника возможно только в случае личного присутствия обеих сторон (физического лица-предпринимателя и работника) в службе занятости.