4. Проектная группа

Руководитель проекта реализует следующие функции:

• работу с руководителем проекта по вопросам планирования и определения рамок проекта, ресурсов, календарного плана и организационно-экономической основы проекта;

• определение требований, предъявляемых к хозяйственным про­цессам в целях поддержки представления организации в ракурсе «Как должно быть»;

• разработку интеграции функциональных хозяйственных процес­сов;

• определение взаимодействия и требований для задач и групп.

Аналитики по процессам решают следующие задачи:

• определяют решения для организации, основывающиеся на орга­низационно-экономических требованиях к проекту и возможно­стях приложений;

• определяют воздействие на организационную структуру, а также требования для задач и групп;

• конфигурируют систему в целях поддержки представления органи­зации в ракурсе «Как должно быть»;

• определяют требования для организации информационного ана­лиза и отчетности;

• определяют требования для обучения пользователей.

Аналитики по обработке данных отвечают за решение следующих проблем:

• определение требований для организации информационного анализа и отчетности;

• определение требований для организации обучения пользовате­лей;

• проектирование разнообразных подходов, связанных с разработ­кой данных.

Системные администраторы выполняют следующие функции:

• создают и поддерживают техническую архитектуру системы;

• инсталлируют прикладное программное обеспечение;

• выполняют администрирование и ведение баз данных;

• определяют требования к технологии, платформе и сетевой орга­низации.

Разработчики интерфейсов выполняют следующие функции:

• определение взаимодействия приложений и реализация кон­цепции программных интерфейсов;

• разработка и тестирование отчетов, интерфейсов и приложений.

Шаблон состава команды проекта приведен в Приложении 1.

Шаблон функций проектной команды приведен в Приложении 2.

Шаблон ролей проекта приведен в Приложении 3.

5. Управление рисками

Под риском проекта стороны понимают потенциальную, числен­но измеримую возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изме­нения основных управляемых параметров проекта. Такие ситуации могут возникать в связи с неопределенностью, т.е. случайными изменениями условий экономической деятельности, неблагопри­ятными, в том числе форс-мажорными, обстоятельствами, а также в связи с возможностью получения непредсказуемого результата в зависимости от принятого или не принятого действия.

Под управлением рисками стороны понимают совокупность ме­тодов анализа и нейтрализации факторов риска.

Шаблон управления рисками проекта приведен в Приложении 4.

6. Документация

Проектная документация должна быть выполнена в электрон­ном виде. Если какая-либо часть документации имеется только в бумажном виде, то ответственность за хранение оригиналов такой проектной документации несет администратор проекта со стороны заказчика, а исполнитель может хранить у себя копии документа. Документы проекта, на которых требуются подписи представителей обеих сторон, исполняются в двух экземплярах, по одному для каж­дой стороны, каждый имеющий равную силу.

Ответственность за доведение проектной документации до чле­нов команды проекта со стороны исполнителя несет администратор проекта со стороны исполнителя.

Ответственность за доведение проектной документации до чле­нов команды проекта со стороны заказчика несет администратор проекта со стороны заказчика.

Общую ответственность за хранение рабочих материалов и про­ектной документации в электронном виде несет администратор про­екта со стороны исполнителя.

Рабочие материалы и проектная документация в электронном виде (файлы) хранятся на сетевом ресурсе (виртуальном проектном офисе), доступном всем участникам проекта в соответствии с уста­новленными правами работы с документами.

Структура каталогов для хранения информации проекта опреде­ляется администратором проекта со стороны исполнителя и дово­дится им до всех членов команды проекта в течение трех рабочих дней от даты подписания устава проекта.

После внедрения информационной системы в качестве хранилища проектных доку­ментов используется база данных, расположенная на обще­доступном сетевом диске. Права доступа к этой БД устанавливает руководитель проекта.

Шаблон отчетности по проекту представлен в Приложении 5.

Учебное задание

Составьте плановые документы для управления проектом информатизации подразделения университета в соответствии с индивидуальным заданием.

Требование к отчету

Отчет должен содержать:

1. Блок идентификации: фамилии студента и преподавателя, специальность, группа, тема индивидуального задания, номер выполненного варианта.

2. Функциональные обязанности члена проектной команды.

3. Положение о члене проектной команды.

4. Использованные источники (книги; материалы с дисков с указанием авторов; материалы из сети с указанием авторов и даты съема информации).

Индивидуальные задания

1. Факультет.

2. Кафедра.

3. Учебная лаборатория.

4. Учебный отдел.

5. Отдел производственных практик.

6. Научно-исследовательский отдел.

7. Научная лаборатория.

8. Отдел кадров.

9. Канцелярия.

10. Архив.

11. Библиотека.

12. Бухгалтерия.

13. Вычислительный центр.

14. Издательский центр.

15. Юридический отдел.

Номер варианта должен соответствовать порядковому номеру студента в учебном журнале.

Контрольные вопросы

1. Какие задачи выполняются в ходе выполнения проекта?

2. Охарактеризуйте основные управляемые параметры проекта.

3. Какие проекты можно выполнять параллельно с проектом информатизации?

4. Какие функции реализует руководитель проекта?

5. Как управляют рисками проекта?

6. Как управляют качеством результатов проекта?

7. Охарактеризуйте документы отчетности по проекту.

Форма контроля

Проводится собеседование.

Учебно-методическое обеспечение

1. Ильин В.В. Проектный менеджмент: Практическое пособие. − М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. − 264 с.

2. Персианов В.В. Организационное проектирование: Курс лекций. Магнитный носитель. − Тула: ТГПУ. Электронная библиотека кафедры документоведения и ДОУ, 2009.

Приложение

Приложение 1. Состав проектной команды

Роль в проекте	Подразделение	Должность в организации	Ф.И.О.	E-mail	Телефон
Руководитель проекта
Архитектор проекта
Бизнес-аналитик
Системный архитектор
Консультант
Программист
Тестировщик
Технический писатель

Приложение 2. Функции проектной команды

Наименование роли в проекте	Выполняемые функции
Руководитель проекта
Архитектор проекта
Бизнес-аналитик
Системный архитектор
Консультант
Программист
Тестировщик
Технический писатель

Приложение 3. Матрица ролей проекта

Работы	Руководитель проекта	Архитектор проекта	Системный архитектор	Бизнес-аналитик	Программист	Технический писатель	Консультант
Проведение заседания учредителей по началу проекта
Подготовка информационных запросов
Подготовка ответов на информационные запросы
Предоставление запрашиваемых исполнителем материалов
Проведение интервью
Описание и моделирование бизнес-процессов
Подготовка и выпуск отчета об обследовании
Подготовка и выпуск концепции
Подготовка и выпуск статус-отчетов о ходе проекта
Управление рисками проекта
Управление качеством проекта
Управление проблемами
Управление изменениями

Примечание:

У− утверждает; С − согласовывает; О − ответственный исполнитель;

Уч − принимает непосред­ственное участие; И − информирует.

Приложение 4. План управления рисками проекта

Группы и факторы риска	Оценка вероятности осуществления риска в проекте (указать: В - высокая С - средняя Н - низкая)	Влияние фактора риска на проект	Управление риском (мероприятия по предотвращению риска или минимизации влияния риска на проект, ответственные)	Фактическое состояние (отметка о выполнении мероприятий по управлению риском, комментарии)

Примечание.

Риски группируются по следующим категориям:

• связанные с управлением проектом и поддержкой высшего менеджмента;

• связанные с целями, задачами и масштабом проекта;

• связанные с расписанием проекта;

• связанные с организацией бизнеса заказчика;

• связанные с персоналом (проектные команды с обеих сторон и персонал заказчика);

• связанные со смежными проектами;

• связанные с технологическим решением;

• финансовые риски.

Приложение 5. Матрица отчетности проекта

Документ

Участник проекта

Устав проекта

Устав рабочей группы (подпроекта)

Рабочие задания по проекту

Отчет о статусе проекта

План управления рисками

Акт приемки-сдачи работ

Запрос на изменение

Проблема проекта

Отчет об интервью

Описание бизнес-процесса

Материалы технических проектов

Функциональные, архитектурные, технические и прочие спецификации

Планы тестирования

Отчеты о результатах обследования

Концепция, технические задания

Программы и методики испытаний

Отчеты об опытной эксплуатации

Примечание:

И − информирует, Г − готовит, Р − рецензирует,

С − согласует, У − утверждает.