Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
экзамен по ИТУ.docx
Скачиваний:
296
Добавлен:
06.03.2016
Размер:
230.8 Кб
Скачать

26. Режимы выдачи (представления) информации

Выдача (представление) информации осуществляется после завершения ее обработки по получения результатов, при этом формируются выходные документы либо сообщения, содержащие недокументированную информацию. Таким образом, результат обработки в печатной, электронной или иной форме предоставляются органам управления или направляется исполнителям. К числу операций, составляющих основной содержание процесса выдачи информации, относятся:

- выведение сведений из хранилища;

- декодирование данных (перекодирование на языки пользователей);

- преобразование данных в вид, наиболее удобный для восприятия и использования субъектом управления (в частности, редактирование и оформление);

- комплектация, тиражирование и распространение информации среди заинтересованных в этом абонентов.

При осуществлении выведения сведений из хранилища наиболее важным является форма их представления, определяющая удобство восприятия и использования информации пользователем. Это может быть формализованная информация с необходимыми комментариями, облегчающими ее восприятие субъектом управления, имеются широкие возможности по использованию табличной формы, например, для отражения различного рода статистических закономерностей и т.д. При распространении информации среди абонентов большое значение имеют и другие критерии: сроки ожидания ответа (реакции системы), получение требуемой информации в результате одноразового обращения к системе, возможность информирования абонентов «по инициативе системы».

Реализация режимов дифференцированного распределения информации в соответствии с ее относимостью к различным направлениям, участкам работы, подразделениям организации, а также режима сигнального информирования в отношении объектов, поставленных абонентом на контроль, позволяет распространить активные методы информационного обеспечения практически на все виды информации, широко применять указанные методы в отношении индивидуальных абонентов (до конкретного абонента доводятся сведения, строго соответствующие его индивидуальной информационной потребности).

При использовании информационных технологий, в частности, программ генераторов отчетов появляется большая гибкость при оформлении результатов обработки данных, выводной информации, резко сокращаются затраты времени и труда, связанные с оформлением ответов на запросы пользователей информационной системы.

27. Оценка информации в управлении

Важной частью организационных и информационных механизмов, обеспечивающих производственную и информационно-аналитическую деятельность объектов управления различного уровня (индивидуум, коллектив, организация, ведомство, государство), является система оценки получаемой и подготавливаемой к реализации информации. Критерии оценки и отбора информации регулируются и формируются, в частности: идеологическими и стратегическими установками субъектов управления или общегосударственными задачами; неформальными пристрастиями лиц, участвующих в процессе принятия решений; под давлением разнообразных групп интересов и иных субъектов, не институализированных в государственно-административной сфере, но стремящихся принять участие в оценке и переоценке управленческой информации.

Оценка информации заключается в установлении степени их ценности для решаемых задач, при этом производится их отбор с учетом ценности (прагматическая фильтрация). Оценка информации осуществляется в двух взаимосвязанных аспектах: содержательная, отражающая возможность и целесообразность использования ее в целях управления; формальная (общая), отражающая качество ее подготовки.

При формальной (общей) оценке документы, содержащие информацию, рассматриваются на предмет ясности изложения, полноты, краткости и систематичности изложения, наличия заверительных подписей. Ясным считается документ, который изложен простым, понятным языком, содержит наиболее распространенную и однозначно трактуемую терминологию. Полнота документазависит от наличия в нем всех данных, необходимых для решения задачи, к которой он имеет отношений. Если документ исполнен на бланке, определяется полнота его заполнения. Систематичность предполагает, что содержание документа изложено в легко воспринимаемой логической последовательности. Достоверность содержащих в документе сведений удостоверяется подписями работников, исполнивших документ, а также руководителями, несущими личную ответственность за содержание документа и качество работы подчиненных.

Содержательная оценка информации имеет значение в следующих управленческих аспектах: для установления характера возможного использования информации в практической деятельности; для определения состава подразделений организации, заинтересованных в получении этой информации; для принятия решения о направлении сведений потребителю первичной или аналитической (выводной) информации, в частности, топ-менеджменту организации, объединению деловых кругов, в высшие органы государственной власти и т.д.; для координации деятельности подразделений и филиалов организации (министерств и ведомств; региональных и муниципальных образований); для осуществления методического руководства деятельностью подразделений организации и ее филиалов, а также оказания им практической помощи; для совершенствования системы управления.

Оценку информации в тех или иных объемах и формах осуществляют большинство подразделений организации. Значительное место оценка информации занимает в деятельности аналитических, информационных, маркетинговых подразделений, а также служб безопасности и коммерческой разведки.

Оценка информации – единственный из процессов информационной технологии, который в принципе не поддается полной формализации. Дело в том, что оценка информации не только чрезвычайно сложна и не может не испытывать влияния субъективных факторов, но и, более того, тесно переплетена с процессами принятия решений. В этой связи особенностью данного процесса является то, что с помощью средств вычислительной техники можно осуществить лишь количественную оценку формальных параметров информации - срок поступления, наличие определенного перечня реквизитов (заголовков), объем поступившей информации, в определенной степени наличие повторов и т.д. В полной мере качественная оценка информации под силу лишь человеку.

С другой стороны, по своему содержанию этот процесс все же относится к информационным технологиям. В противном случае в результате применения информационных технологий формировалась бы не информация для принятия решения, но лишь ее полуфабрикат – данные, не отфильтрованные с позиций их ценности для субъекта управления. «Об опасности такого положения свидетельствует накопленный опыт применения ЭВМ в управлении: они оказались способными завалить пользователей данными, которые, если они не отфильтрованы, могут нанести больший вред, чем отсутствие данных, поскольку из них крайне трудно извлечь полезную информацию. В то же время, они могут создавать иллюзию информированности».36 Таким образом, автоматизированные системы управления, в которых не предусмотрена оценка данных, могут быть квалифицированы как системы обработки данных, которые современным требования не удовлетворяют.

Содержательная оценка информации - это вид информационного процесса, который заключается в определении с использованием установленных критериев ценности полученной информации и возможных путей реализации, а также выработке соответствующих рекомендаций по организации и направленности работы в дальнейшем. Работа по оценке информации осуществляется в целях:совершенствования деятельности по информированию топ-менеджмента организации; повышения эффективности использования имеющегося кадрового и иного ресурсного потенциала; повышения эффективности управления деятельностью подразделений организации, связанной с информированием топ-менеджмента организации. Оценка информации производится на основе его аналитической обработки специалистами и экспертами, либо по заключению заказчика (потребителя) информации. Предварительная оценка информации по отдельным критериям осуществляется и самим подразделением организации - источником информации.

Объектом оценки являются полученные из различных источников материалы, содержащие, в большинстве случаев, коммерческую, социально-экономическую, экономическую, научно-техническую информацию значимую для управления деятельностью организации. Для организаций, занятых в некоторых специфичных сферах деятельности, интерес может представлять социологическая, внутриполитическая, внешнеполитическая и иная информация. Предметом оценкиявляется определение соответствия материалов установленным критериям оценки, актуальным потребностям потребителей информации, а в некоторых случаях и действующим заданиям.

Основные задачи, решаемые в процессе оценки информации: обеспечение всесторонности и объективности оценки материалов и деятельности подразделений, филиалов и системы управления определенного уровня в целом; повышение полноты использования имеющейся информации; координация деятельности подразделений и филиалов организации, повышение ее целенаправленности; расширение и улучшение качественных показателей информационной базы для подготовки управленческих решений в сфере производственной, финансовой и иной деятельности организации (системы управления).

Всесторонность и объективность оценки информации достигается за счет следующего. Используется совокупность частных критериев, позволяющих оценивать информацию в различных аспектах, значимых для принятия управленческого решения (секретность, достоверность, соответствие приоритетной тематике, новизна, своевременность и т.д.). Учитывается вид материала – оригинал, копия или изложение документа, обобщенная информация и т.д. Принимаются во внимание также характеристики и особенности источника информации – его категория (собственные разработки, рекламные материалы, официальные контакты, случайный источник и др.), его надежность, а также круги, из которых исходит информация (деловые, научные, журналистские, правительственные, парламентские, дипломатические и т.д.). Большое значение имеет также то обстоятельство, что оценку производит работник, являющийся экспертом в соответствующей области (эксперт, аналитик). На окончательную оценку большое влияние оказывает мнение конечного потребителя и характер использования им полученной информации (использовано при ведении переговоров, при подготовке встречи с партнерами, при подготовке нормативно-правового документа, дано устное распоряжение и т.д.). Всесторонность и объективность оценки деятельности подразделений и филиалов организации (системы управления) обеспечивается вследствие того, что, при выработке такой оценки учитывается качество абсолютно всех материалов, направленных ими в центральное звено корпорации.

Соответствующим образом сгруппированные данные учета оценочных материалов позволяют делать обоснованные выводы об уровне работы подразделений организации. Оценивать качество персонала, его творческий потенциал. Учитывать интенсивность и качество работы в целом и в интересах конкретных направлений деятельности организации – научно-исследовательская деятельность и опытно-конструкторские работы, маркетинг и т.д. Для этого используются показатели: общее количество поступивших материалов, количественные характеристики по важнейшим параметрам, таким как новизна, своевременность, информационные возможности и уровень инициативы, свойственные конкретному подразделению или работнику. Оценки по некоторым частным критериям отражают уровень организации работы и исполнительскую дисциплину в подразделении, филиале («своевременность поступления информации», «конкретность информации»).

Под расширением и улучшением качественных показателей информационной базы для подготовки управленческих решений в сфере деятельности организации (системы управления) понимается следующее. Во-первых, соответствующие подразделения организации могут быть ориентированы на поиск недостающей информации, которая бы устранила имеющиеся пробелы и противоречия в информационной базе по конкретной проблеме экономического или иного характера, либо обеспечила бы необходимое расширение этой информационной базы.

Во-вторых, появляется возможность накапливать структурированную информацию, отражающую деятельность самих подразделений организации. Это необходимо для обоснования управленческих решений, направленных, в частности, на изменение организационно-штатного расписания подразделения, выделение региональных центров, решение вопросов материально-технического обеспечения подразделений и филиалов, материального и морального стимулирования конкретных руководителей и работников по достигнутым ими результатам.

Работа с информационными материалами включает в себя следующие основные этапы: подготовку исходных данных для оценки информации; оценку информации по частным критериям; общую оценку информации; описание реализации и использования информации; доведение оценок до сведения автора информации. Подготовка исходных данных для оценки информационного материала, заключается обычно в составлении его формализованного описания.Качественная оценка информации осуществляется с помощью частных и общего критерия. Основные частные критерии оценки: секретность информации по существу; новизна; конкретность; достоверность; своевременность поступления; аналитический уровень. Существо этих критериев рассмотрено в параграфе 1.1.

При составлении общей оценки качества информации все указанные выше критерии рассматриваются в единстве и применяются системно. Возможные варианты общей оценки информации: особо ценная; ценная; представляющая интерес; представляющая ограниченный интерес; интереса не представляет.