2.2 Кассадағы ақша қаражаттары есебі және құжаттық рәсімдеу

Ұйымдар өздерінің шаруашылық қызметін жүзеге асыра отырып, заңда және жеке тұлғалармен ақшалай есеп айырысуға негізделген қарым – қатынастарға түседі. Есеп айырысулардың көп бөлігі қолма – қол ақшасыз тәртіпте, яғни банк мекемелері арқылы жүргізіледі. Ұйым банк мекемелері арқылы жүргізетін қолма – қол ақшасыз есеп айырысулармен қатар, касса арқылы қолма – қол ақшамен операцияларды да (еңбек ақыны беру, есеп беруге тиісті тұлғаларға авнстар беру, іс сапар ақысы және басқадай ұсақ шаруашылық қажеттіліктеріне ақша беру жүргізіледі.Ұйымдардың қолма – қол ақшамен жүргізетін операцилары кассалық операциялар деп аталады, олар сәйкесті нормативтік актілермен реттеледі.

Ұйым қолма – қол ақшамен есеп айырысуды жүзеге асыру үшін кассаны пайдаланады және белгіленген үлгідегі касса кітабын жүргізеді. Сондай – ақ ұйым қолма-қол ақшалармен еңбекке ақы төлеу бойынша, есепті тұлғалармен, дебиторлармен және кредиторлармен қолданыстағы заң ережелеріне сәйкес банк мекемелері арқылы жүзеге аспайтын төлемдер бойынша есеп айырысады. Ақшаның сақтығын қамтамасыз етуде кассада жұмысты дұрыс ұйымдастырудың маңызы зор. Касса орналасқан бөлме бөлектенген, терезелері темірмен торланған, дабыл құралдарымен жабдықталған болуы қажет. Ұйым басшысы кассадағы ақшаның, сондай – ақ оларды банкке өткізгенде немесе банктен алып келгенде сақтығын қамтамасыз етуге міндетті. Басқа ұйымдардың жеке тұлғаларынаң ақшасын кассада сақтауға тиым салынады [14].

«VIP-ГТ» ЖШС – де ақшаны сақтау, қабылдау және беруге арналған кассасы бар. Касса орналасқан бөлме кассалардың техникалық беріктігі және өрттен сақтау және дабыл қағу құралдарымен жарақтандыру, әрі оқшаулау талаптарына сәйкес жабдықталған.

Ұйым төрағасы кассадағы ақшаның сақталуын банктен жеткізу және банкке өткізу кезіндегі сақтық шараларымен қамтамасыз ету міндетін алған. Сондай – ақ ұйымға тиісті емес нақты ақшалар мен басқадай құндылықтарды кассада сақтауға тиым салынған.

«VIP-ГТ» ЖШС – де кассалық операцияларды арнайы тағайындалған кассир жүргізеді. Ол кассадағы ақшалардың сақталуы үшін материалды – жауапты тұлға болып саналады. Және ақшаларды қабылдау, сақтау, өткізу мен беруді жүргізеді.

«VIP-ГТ» ЖШС – нің кассасынан банкке ақша өткізілген кезде 1030 «Есеп айырысу шотындағы ақша» шотының дебеті және 1010 «Кассадағы ұлттық валютадағы ақша» шотының кредиті бойынша жазу беріледі.

Ұйымда кассирдің материалдық жауапкершілігі жөніндегі ұйым төрағасымен кассир арасында келісім шарт жасасқан. Онда кассир мен төрағаның міндеттері мен жауапкершіліктері көрсетіліп, екі данада толтырылған. Және тараптардың қолдары қойылған.

Осы келісім шарттың негізінде ұйымның кассирі «Кассирдің міндеттемесін» қабылдайды, онда кассалық операцияларды жүргізу ережелерін орындауға, оны бұзған жағдайда жауапкершілікті өз мойнына алуға міндеттенеді. Сондай – ақ кассалық операцияларды жүргізу тәртібімен танысқандығын растап, қолын қояды ( 1 сурет).

1 сурет - Кассирдің міндеттемесі

Кассирдің міндеттемесі Мен, төменде қойған кассир Жанәділова Риза Жанәділқызы, аты-жөні «VIP-ГТ» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің ұйым, мекеменің толық атауы Маған тапсырылған барлық ақшалай қаражаттар мен басқа да құндылықтар үшін толық жауапкершілікті өз міндетіме аламын. Егер менің селқостығымнан, салақтығымнан немесе абайсыздығымнан «VIP-ГТ» жауапкершілігі шектеулі серіктестігіне ұйым, мекеменің толық атауы залал келтірсем, мен оны толық көлемде өтеуге міндеттімін. Мен кассалық операцияларды жүргізудің белгіленген ережелерін бұлжытпай орындауға міндеттенемін және оларды бұзғаным үшін жауапты боламын. Кассалық операцияларды жүргізу туралы ережелермен таныстым. 1 наурыз 2015 ж. Р.Ж.Жанәділова өзі қойған қол

Ескерту - «VIP-ГТ» ЖШС мәліметтері негізінде автормен құралған.

Ұйымның кассирі ауысатындай болса, онда кассаны және құндылықтарды өткізу – беру актісі бойынша рәсімдейді [15].

Кассаға қолма – қол ақшалар есеп айырысу шотынан ақшалай чек бойынша келіп түседі. Кассаға ақша бас бухгалтер қол қойған кассалық кіріс ордерлері (КО-1 үлгіде) бойынша қабылданады ( 2 сурет).

2 сурет – Кіріс кассалық ордер

№КО-1 нысаны «VIP-ГТ» ЖШС Кодтары Ұйым (жеке кәсіпкер) 30671826 302000023723 ҚҰЖЖ СТН Құжаттың нөмірі Жасалған күні 125 11.03.2014 КІРІС КАССА ОРДЕР №125 Дебет кредит Сома (тенге) Мақсатты коды Корреспон- денттейтін шоты 1010 6010 4500000671826 Қабылданды №1 дүкен меңгерушісі А.Б.Исинадан Қабылданды Негіздеме: сауда түсімі Сомасы қырық бес мың теңге Жазбаша Бас бухгалтер_____________ Токтасынова А. қолы қолды таратып жазу Кассир алды _____________ Жанәділова Р.Ж қолы қолды таратып жазу		«VIP-ГТ» ЖШС Ұйым, мекеме №125 кіріс касса ордеріне ТҮБІРТЕК №1 дүкен меңгерушісі А.Б.Исинадан қабылданды Негіздеме: сауда түсімі Сомасы қырық бес мың теңге Жазбаша 2014 жылғы «11» наурыз М.О Бас бухгалтер_____________ қолы Кассир _____________ қолы
Ескерту -«VIP-ГТ» ЖШС мәліметтері негізінде автормен құралған.

Кассаға ақша салған адамға бас бухгалтер және кассир қол қойған түбіртек (ордердің жыртылатын бөлігі) беріледі. Кассалық кіріс ордері бойынша ақшаны қабылдау тек қана оларды толтырған күні жүргізіледі.

«VIP-ГТ» ЖШС – де кассадан ақша кассалық шығыс ордері (КО – 2 үлгі) арқылы, бас бухгалтер мен төраға қол қойған тиісінше рәсімделген төлем ведомостері арқылы беріледі(3 сурет).Егер кассалық шығыс ордеріне қоса тігілген құжаттарда ұйымның төрағасының рұқсат еткен жазуы болса, онда ордерге басшының қол қоюы міндетті емес. Жеке адамға кассалық шығыс ордері бойынша ақша бергенде кассир алушының жеке басын куәләндыратын төлқұжатын талап етеді. Құжаттың атауы, нөмірі, кім және қашан берілгені ордерде көрсетіледі.

3 сурет - Шығыс кассалық ордер

«VIP-ГТ» ЖШС ұйым (жеке кәсіпкер) №КО-2 нысаны ШЫҒЫС КАССА ОРДЕРІ Құжат нөмірі Жасаған күні Корреспондірлеуші шот, субшот Талдамалы есептің коды Сома Мақсатты белгілеу коды 166 01.03.2015ж 3350 2000 Асқарова Ләззат Асқарқызына Тегі, аты, әкесінің аты Негіздеме: Уақытша еңбекке жарамсыздығы бойынша жәрдемақы Сомасы: Екі мың теңге Жазбаша Басшы директор: ___________________________________________Исмаилова Г.Т. Қолы қолды таратып жазу Басшы бухгалтер: ___________________________________________ Токтасынова А. Қолы қолды таратып жазу Алды екі мың тенге сомасы жазбаша 2015 жылғы «01» наурыз Жеке куәлігі 0032112600 1998 жылғы қолы: ___________________________ Алушының жеке басын куәландыратын құжаттың 06 қаңтарда Алаты қаласы Атауы, нөмірі, берілген күні және орны Кассир берді: ___________________________________________ Жанәділова Р.Ж. Қолы қолды таратып жазу

Ескерту - «VIP-ГТ» ЖШС мәліметтері негізінде автормен құралған.

Ұйымда ақшаны сенімхат бойынша берген кезде кассалық шығыс ордерінде сенім алушының аты – жөні қосымша көрсетіледі.

Жалақы, уақытша еңбекке жарамсыздығына берілетін жәрдем ақы және сыйақыларды ұйымның төрағасы мен бас бухгалтері қол қойған төлем ведомостары бойынша кассадан береді. Ақшаны алған кезде жұмысшылармен қызметкерлер төлем ведомосіне қолдарын қояды.

Кіріс және шығыс кассалық ордерлерін тіркеп отыру үшін кіріс және шығыс кассалық құжаттарын тіркеу журналы (КО – 3 үлгі) толтырады, ол кіріс және шығыс құжаттарына бөлек ашылады(4 сурет). Онда мыналар көрсетіледі: кіріс немесе шығыс ордерлерінің жазылған күні мен нөмірі және келіп түскен немесе жұмсалған ақшаның мақсатты бағыты (еңбек ақыны төлеу, сый ақы, іс сапарға жұмсалған ақша).

4 сурет - Кіріс және шығыс кассалық құжаттарын тіркеу журналы

«VIP-ГТ» ЖШС Ұйым, мекеме №КО-3 нысаны Кіріс және шығыс касса құжаттарын тіркеу журналы 2015 жылына Кіріс құжаты Сома Ескерту Шығыс құжаты Сома Ескерту күні нөмірі күні нөмірі 1.03 225 43000 1.03 165 42000 1.03 226 39000 1.03 166 20000 2.03 227 52000 2.03 167 52000

Ескерту - «VIP-ГТ» ЖШС мәліметтері негізінде автормен құралған.

«VIP-ГТ» ЖШС – де кассир кассалық операцияларды есептеуді кассалық кітапта (КО – 4 үлгі) жүргізеді. Бұл кезде кассирдің есеп беруі құжатында кассалық кітапта көрсетілетін барлық реквизиттер кассалық кіріс және шығыс нөмірі, кімнен алынғаны және кімге берілгені, типтік шотпен операциясының сомасы жазылған. Ұйымда белгіленген тәртіпке сәйкес кассалық кітаптың беттерін нөмірлеу жыл басынан бастап, өсіңкілік қатары бойынша автоматты түрде жүзеге асырылады. Кітапқа жазу көшірме қағаз арқылы екі данада жүргізіледі: біріншісі кітапта қалады, екіншісі кітаптың жыртып алынатын парағы кассирдің есеп беруі болып табылады және алғашқы құжаттармен қоса бухгалтерияға өткізіледі. Кассир күн сайын жұмыс күнінің соңында қорытындысын есептеп, қалдығын шығарып отырады [16].

Ұйымда кассир құжаттардың дұрыстығын тексеріп, кіріс және шығыс кассалық құжаттарымен бірге есеп берулерді бухгалтерияға тапсырады.Құжаттардың сақталуын және пайдалану ыңғайлылығын қамтамасыз ету мақсатында «Кассалық кітап» есеп беруін кассир әр айға жеке – жеке дайындап қояды. Жыл соңында есеп беруде хронологиялық ретпен тігеді. Кассалық кітаптың дұрыс жүргізілуін бақылау бас бухгалтерге жүктеледі. Кассирден қабылданған есеп беруді бухгалтер, кассалық есеп беруге барлық ордерлердің толық кіргізілуін, толтырылуының дұрыстығын, есептелген жиынтықтарының дұрыстығын және кассадағы қалдықтың жұмыс күнінің соңына шығарылуының дұрыстығын, ақшаны алғанда қолдарының қойылуына қарай отырып, мұқият тексереді.

Ұйымда кассадағы ақша қаражаттарын есепке алып отыру үшін 1010 «кассадағы ұлттық валютадағы ақша» шоты арналған. Ол кассадағы ақшаның нақты бары және қозғалысы туралы мәліметтерді жинақтауға арналған. Шоттың дебеті бойынша 1040 «Есеп айырысу шотындағы ақша», 1250 «Есеп беруге тиісті тұлғалардың қарыздары», 1210 «Сатып алушылар және тапсырыс берушілермен есеп айырысу» шоттарымен корреспонденциялана отырып, кассаға ақшаның түсуі, ал кредиті бойынша 1040 «Есеп айырысу шотындағы ақша», 1250 «Есеп беруге тиісті тұлғалардың қарыздары», 1210 «Жеткізушілермен және мердігерлермен есеп айырысу», 3430 «Қызметкерлермен еңбек ақы бойынша есеп айырысу» шоттарымен корреспонденциялана отырып, кассадан ақшаның төленуі көрсетіледі.

«VIP-ГТ» ЖШС кассасындағы ақшаның қозғалысы бойынша толтырылатын алғашқы құжаттардың негізінде жазылатын бухгалтерлік есептің мәліметтері 1010 шоттың кредиті бойынша жүргізілетін №1 журнал ордерлерге және шоттың дебеті бойынша жүргізіліп, оған қоса тіркелетін ведомоске түсіріледі. Бұл регистрдерге жазулар бухгалтерияға кассирдің есеп беруі келіп түсуіне қарай жазылады. Жазу кезінде шоттар корреспонденциялары бірдей сомалар біріктіріледі. Ай соңында осы регистрлерге қалдық шығарылып, одан әрі бас кітапқа апарылады.

«VIP-ГТ» ЖШС кассадағы ақша қаражаттарының қозғалысына бақылау жасау кезінде 1010 шот есебі бойынша айналым-қалдықтық ведомосін алуға болады.

Ұйымда ақшаға түгендеу жүргізу – бұл активтерді қорғау және қаржылық саясатпен сәйкестігін қамтамасыз ету, сондай – ақ бухгалтерлік шоттарда бейнеленген мәліметтердің шынайылығын анықтау үшін қабылданған саясат пен іс әрекет болып табылады.

Ақшаны қорғау көптеген ұйымдар үшін маңызды мәселеге айналатынын белгілі, өйткені оларды жасыру, алып кетудің өте оңай екендігімен қатар, оларды меншіктену белгілері жоқ [17].

«VIP-ГТ» серіктестігінде кассадағы ақшаны есептің арнайы құжаттарындағы ақша сомаларымен кассада нақты бір ақшаларды салыстыру жолымен түгенделеді. Түгендеу нәтижелері ақшаның нақты барын түгендеу актісімен рәсімделеді.

«VIP-ГТ» ЖШС кассасында түгендеу оның төрағасы жасаған және бекіткен «Кассалық операцияларды жүргізу ережесіне» сәйкес жүргізіледі. Кассалық құжаттармен бланктерді түгендеу, тәртіп бойынша, ескертусіз кенеттен барлық ақшаны және басқадай құндылықтарды толық есепке алу арқылы бас бухгалтер мен кассирдің қатысуымен өтеді. Кассир түгендеу сәтінде кассалық есеп беруін кассалық кітап бойынша ақшаның қалдығын шығаруы тиіс. Кассирден барлық кіріс және шығыс кассалық құжаттары есепке тіркелгені жөнінде, кассада қабылданбаған, сондай – ақ есептен шығарылмаған ақшаның жоқ екендігі жөнінде қолхат алынады. Ақшаларды санағаннан кейін кассадағы ақшаны түгендеу актісі жасалынады. Алынған түгендеу нәтижелерін кассалық кітап бойынша бухгалтерлік есептің мәліметтерімен салыстырады.

Түгендеуді жүргізу кезінде мыналарды тексеру қажет: кассирмен толық материалдық жауапкершілік туралы келісім шарт жасалған ба, кассаның жабдықталуы талапқа сай ма, т.б.

Түгендеу кезінде кассадан артық ақша мөлшері анықталса, кассалық кіріс ордері толтырылып, кассаға кіріске алынады. Ал түгендеу кезінде ақшаның жетіспеушілігі анықталса, мынадай негізде көрсетілуі мүмкін: жетіспеген сомаға шығыс кассалық ордерін жазу; жетіспеушілік кассирдің мойнына қойылады; кассир жетіспейтін соманы өтеген кезде кіріс кассалық ордері жазылады [18].

3 кесте – Кассадағы ақшалар шоты бойынша жұргізілетін операциялар

№	Операциялар мазмұны	Дебиттелінетін шот	Кредиттелінетін шот
0	2	3	4
1	Түсуге тиіс дебиторлық борыш сомасы ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1210
2	Еншілес, тәуелді серіктестіктердің берешек ақшалары ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1220-1240
3	Есептелген пайыз бойынша алынуға тиіс дебиторлық борыш сомасы ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1270
4	Есеп беруге тиісті адамдардың бұрын аванс ретінде алған ақшалары ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1250
5	Жұмысшылар мен қызметкерлерге артық төленген еңбекақы сомасы ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1250
6	Заңды тұлғалар мен жеке тұлғалардың берешек қарызы ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1250, 1410
7	Алынуға тиісті жол төлемі ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1410
8	Келіп түсуге тиісті жолдағы ақшалар ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1030
9	Банктердегі арнаулы шоттардан ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1070

3 – ші кестенің жалғасы

10	Банктегі валюталық шоттардан ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	1050
11	Есеп айырысу шотынан ұйымның кассасына кіріске алынды	1010	1040
12	Банк және банктен тыс мекемелерден несие түрінде алынған сомалар ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	3010, 3020
13	Алдағы кезең кірістеріне жататын сома ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	3520
14	Материалдық емес активтерді сатудан алынатын сома ұйымның кассасына кіріске алынды	1010, 1020	6210
15	Банк және банктен тыс мекемелерден алынған несиелер сомасы ұйым кассасынан төленді	3010, 3020	1010
16	Жұмысшылар мен қызметкерлерге есептелген еңбекақы сомалары ұйым кассасынан төленді	3430	1010
17	Жұмысшы-қызметкерлердің депоненттелген еңбекақы сомалары ұйым кассасынан төленді	3390	1010
18	Ұйымның әкімшілік шығыдары ұйым кассасынан төленді	7210	1010
Ескерту -«VIP-ГТ» ЖШС мәліметтері негізінде автормен құралған.

«VIP-ГТ» ЖШС Кассасындағы ақша қаражаттарының қозғалысын құжаттық рәсімдеу.

Ақшалай қаржыларды жұмсаудың есебін дұрыс жолға қойып және бақылау, бухгалтерлік есепті жүргізу ережелерінің тәртіптерін, төлемдер мен ақша аудару, валюталық реттеу және басқа да нормативтік құжаттардың талаптарын орындауға байланысты болады. Кассалық операциялардың есебін жүргізу мен рәсімдеу тәртіптері ұйымның есеп саясатында көрсетілуге тиісті.

Ақша қозғалысы, оны алу мен беру операциялары, оған қатысты құжаттардың қатесіз түрде дұрыс толтырылуын талап етеді. Барлық кассалық кіріс және шығыс ордерлері және басқа қаржылық құжаттар анық, ешқандай түзетулерсіз толтырылуға тиіс. Кассалық операцияларға байланысты қосымшаларға «алынды» немесе «төленді» деген штамптар басылып, уақыты көрсетіліп, қол қойлады. Осы арқылы құжаттарды қайта пайдаланып, ақшаны бір құжатпен екінші рет кассалық шығыс ордерін жаздырып алып кетуге жол берілмейді. Кей кездері бухгалтерлер мен кассирлер кассалық ордерлерге штамп басады, ал дұрысы қосымша құжаттарға штамп басылуға тиісті (төлем ведомостары, расчеттар,өтініштер және т.б.).

Кассалық операцияларды жүгізу үшін, міндетті түрде кіріс және шығыс ордерлерін тіркейтін журнал мен кассалық кітап ашылып, толтырылып отырылады. Олардың парақтары нөмірленіп, тігіліп,ұйымның мөрі басылып, жауапты тұлғалар қол қояды. Кейінгі кездері есеп жүйесін компьютер арқылы жүргізуге байланысты, кассалық операцияларға байланысты кейбір талаптар орындалмай жүр, алайда кассалық кітапты жүргізу мен кассирдің есебін машинограмма түрінде рәсімдеуге болады.

Кассалық кітап журнал тектес болады, онда жазу міндетті түрде көшірме қағаз арқылы жүргізіліп, көшірмесі кассирдің есебіне тігіліп отырады. Кассалық кітап тек қана қаламмен толтырылады, осыған сәйкес, көшірмен қағаз арқылы жасалған кассирдің есебі, кассалық кітаптағы жазбаға сәйкес келуге тиіс.

Кассалық кітапта барлық кіріс және шығыс ордерлері тіркеледі, олардың нөмірі,сомасы, фамилиялары және кассалық операцияның қысқаша мазмұны көрсетіледі. Сонымен қатар есеп жасалған күннің аяғындағы ақша қалдығы, келесі күннің басындағы ақша қалдығына сәйкес келуге тиіс.

«VIP-ГТ» ЖШС қолма - қол ақша бойынша жүгізілетін операциялардың дені мекемеге қызмет көрсететін банктегі есептесу шоты арқылы іске асырылады. Тауар сатудан түскен ақша, есептесу шотына апарып салынады, еңбек ақы мен іс-сапарлары шығынына жұмсалатын ақша және т.б. есептеу шоты арқылы банкіден алынады. Банкке ақшаның толық көлемде өткізіліп тұруы, кассалық шығыс ордерлерімен, кассирдің есебімен, банк құжаттарымен, банк түбіртектеріне сай тексеріліп отырады, олардың көрсеткіштері бір бірімен сәйкес келуге тиісті [19].

«VIP-ГТ» ЖШС-нің есептесу шотынан алынған ақша мөлшері, кассалық кіріс ордерімен, банкілік құжаттармен, чек кітапшасының түбірімен, кассалық кітаппен және банкілік құжатқа қоса берілетін кассалық кіріс ордерінің түбірімен салыстырылып отырады. Олардың сомалық көрсеткіштері бір біріне сай келуге тиіс. Кассалық ордерлермен нөмірі жыл басынан бастап, ретімен қойылып отырады. Қажетті бастапқы құжаттарға мекеме басшысы мен бас бухгалтердің қолдары қойылғаннан кейін ғана кассалық құжаттар рәсімделеді.

Кассалық ордерлермен ақшаны қабылдау және беру, тек қана құжат жасалған күні іске асырылады.

Кассалық ордерді алғаннан кейін, кассир міндетті түрде бас бухгалтердің қолының бар жоғын және оның шынайылығын, сонымен қатар мекеме басшысының рұқсаты бар ма, жоқ па және қосымша құжаттардың дұрыс толтырылып, толық болуын тексеруге міндетті.

Егер аталған талаптардың ең болмаса біреуі сақталмаған болса, онда кассир құжаттарды толық рәсімдеп әкелу үшін бухгалтерияға қайтарып береді.

Кассирге өз міндетін басқа біреуге орындау үшін беруге қатаң тиым салынған.

Мекеме басшысы, кассаны кенеттен тексеріп отыру үшін, комиссия құрып, оның уақытын белгілейді. Онымен қоса ондай тексерулер тоқсан сайын кем дегенде бір рет жүргізілуге тиіс.

Еңбекақы, уақытша еңбекке жарамсыздығы бойынша жәрдемақылар мен сыйлықтар төлеу, ақшаны беру мерзімі жалпы сомасы жазу түрінде көрсетілуімен ұйым жетекшісі мен бас бухгалтер қол қойған төлем ведомостері бойынша жүзеге асырылады. Оның қас бетінде (титул) ақша беретін мерзімі мен оның жалпы сомасы көрсетіледі және оған басшы мен бас бухгалтер қол қояды.

Банктен ақша алғаннан кейін үш күн өткен соң, кассир төлем тізімдемесіне еңбекақысы бойынша тиесілі сомасын алмаған адамдардың аты тегінің тұсына мөртаңба соғады немесе “Депозитке салынды” деп қолмен жазып, белгі соғады, берілген сома төленбеген жалақы тізіміне енгізіледі; тізімдемеде нақты төленген сома мен депозитке салынуы тиісті сома жазылады. Егер төлемді кассир емес, өкілетті адам жасайтын болса, төлем тізімдемесінде: “Тізімдеме бойынша ақша таратқан (қолы)” деген жазу жазылады. Касса ордерлерінде өшіріп жазуға, бүлдіруге және түзетуге жол берілмейді.

Жазылған касса ордерлері немесе олардың орнына жүретін құжаттар кіріс және шығыс касса құжаттарын тіркеу журналында тіркеледі, ол кіріс және шығыс құжаттарына жеке-жеке ашылады. Онда мыналар көрсетіледі: кіріс және шығыс ордерлерінің толтырылған күні мен номері, кассаға түскен және жұмсалған ақшалардың нысаналы мақсаты көрсетіледі (жалақы, сыйлықтар, степендиялар, іссапарға төленген және басқа да шығыстар). Егер ақша қаражатының нысаналы мақсаты туралы деректерді машинограмма түрінде алатын болса, кіріс және шығыс касса құжаттарын тіркеу журналында тек құжаттың толтырылған күні, нөмірі мен сомасы көрсетіледі.

Кіріс және шығыс кассалық құжаттарды тіркеу үшін “Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналы” қолданылады, шығыс құжаттарға бөлек, кіріс кассалық құжаттарға бөлек журнал ашылады. Бұл журналда мыналар көрсетіледі:

• Кіріс және шығыс ордерінің күні мен нөмірі;

• Кімнің қолына ақша берілді немесе кімнен алынды, сол адамның аты-жөні немесе ұйымның атауы;

• Берілген немесе алынған ақшалардың қандай мақсаттарға берілгені;

• Түскен немесе берілген ақшалардың сомасы [20] ;

Касса ордерлері бойынша ақшаны қабылдау мен беру тек олардың рәсімдеген күнінде ғана жүргізіледі. Ордерді алған кассир басшы мен бас бухгалтердің қолдарын, олардың дұрыс рәсімделуін, ордерлерде көрсетілген қосымшалардың болуын тексеруге міндетті. Операциялар жүргізіліп болғаннан кейін ордерге кассир қол қояды, ал оған тіркелген қосымша құжаттарға штамп басылады немесе жазумен күнін, айы мен жылын көрсете отырып “Алынды” немесе “Төленді” деп белгі соғады.

Кассадағы сақталатын ақша қаражаттары мен қатаң есептегі бланкілеріне тексеру, есеп саясатында белгіленген мерзімдерде жүргізіледі. Оны ұйым жетекшісі тағайындайтын комиссия жүргізеді. Тексеру нәтижелері қолға берілетін ақша қаражаттарын түгендеу Актісімен және құндылықтарды түгендеу тізімдемесімен және қатаң есептегі құжаттар бланкілерімен рәсімделеді.

Кассада анықталған артық шыққан ақша қаражаттары кіріске алынады, кем шыққан ақша қаражаттары кассирден өндіріледі.

Қолға берілетін ақшадан өзге, кассада акциялар, мемлекеттік зайымдардың акциялары, вексельдер, чек кітапшалары, өзге де бағалы қағаздармен қатаң есептегі бланкілер сақталуы мүмкін.

Қатаң есептегі бланкілерге мыналар жатады: асханадан тамақ алуға, белгілі бір ас қабылдауға, оқу орындарының асханаларынан тамақ алуға, емдеу профилактикалық ас қабылдауға берілетін абонементтер, қызметкерлерге тегін арнайы тамақ босатуға арналған талондар (сүт немесе соған тең тамақ өнімдері) және басқа да Билеттер, талондар, абонементтер және қатаң есептегі өзге де бланкілер, материалдық құндылықтар ретінде, оларды сатып алынған нақты өзіндік құны бойынша 1350 “Өзге қорлар” шотында есепке алынады. Материалға жауапты тұлғалар бланкілер есебінен кіріс-шығыс кітабында қатаң есептегі бланкілер есебі бойынша әрбір атауы және нақты құны бойынша жүргізіледі. Бланкілердің кіріс және шығыс операциялары қатаң есептегі бланкілерде кіріс шығыс (накладной) құжатымен рәсімделеді. Материалға жауапты тұлға ай сайын бухгалтерияға қатаң есептегі бланкілердің қозғалысы туралы есеп береді. Белгілерді (бланкілерді) өткізуге дайындау кезінде, субъект жетекшісі арнайы тағайындайтын комиссия материалға жауапты адамның қатысуымен қапшықтарды ашып, бланкілерді әр парақ бойынша түгендеп, санап шығады. Ашылған қапшықтағы бланкілерді парақтап санап шығу кезінде анықталған нәтижелер абонементтерді, талондарды және өзге де белгілерді тексеру нәтижелері туралы Актіге жазылады. Актіде алшақтықтар анықталған жағдайда, орауындағы құлақша қағаздағы деректер мен қапшықтан шыққан нақты белгілер жазылады. Акт негізінде белгілерді (бланкілерді) жасаушыларға талап білдірілуі мүмкін. Тамақ алуға берілетін абонементтерге және өзге белгілерге оларды сатуға дайындау кезінде субъектінің мөрі басылады [21].

«VIP-ГТ» ЖШС-нің есеп саясатында белгіленген мерзімдерде кассада сақталатын ақша қаржаттары мен қатаң есептегі бланкілерге тексеру жүргізу қажет. Оны субъект жетекшісі тағайындайтын комиссия жүргізеді.

Кассалық операциялар есебін компьютерлендіру кезінде, сондай-ақ кассалық құжаттарды өңдейтін бағдарламалық құралдар жұмысының дұрыстығына тексеру жүргізіледі. Оның бұзылуына кінәлі тұлғалар белгіленген тәртіпте жауапкершілікке тартылады. Ақша қаражаттары мен қатаң есептегі бланкілерді тексеру нәтижелері қолға берілетін ақша қаражаттарын түгендеу Актісімен және құндылықтар мен қатаң есептегі құжаттар бланкілерін түгендеу тізімдемесімен рәсімделеді. Кассада анықталған артық шыққан ақша қаражаттары кіріске алынады. Бұл операция дебет бойынша 1010 “Кассадағы теңгемен ақша қаражаты” шотында және кредит бойынша 6280 “Басқа да кірістер” шотында көрсетіледі. Кем шыққан ақша қаражаттары мен бағалы қағаздар кассирден өндіріледі:

1280 “Өзге қысқа мерзімді дебиторлық берешек”шотының дебеті.

1010 “Кассадағы теңгемен ақша қаражаты” шотының кредиті.

Қатаң есептегі бланкілердің кем шығуынан субъектіге келтірілген шығын олардың нақты құны негізінде есептеледі. Осыған орай келесі шоттар корреспонденциясы жасалады:

Кассадағы қатаң есептегі бланкілердің кем шығуы анықталды:

а) нақты өзіндік құн мен көрсетілген құн арасындағы айырма бойынша:

1280 “Өзге қысқа мерзімді дебиторлық берешек” шотының дебеті, субшот “кем шығу, жетпеу және талан-тараж бойынша дебиторлар.”

1350 “Өзге қорлар” шотының кредиті, субшот “қатаң есептегі бланкілер.”

б) көрсетілген құны бойынша:

1280 “Өзге қысқа мерзімді дебиторлық берешек” шотының дебеті, субшот “кем шығу, жетпеу және талан-тараж бойынша дебиторлар.”

3520 “Алдағы кезеңнің кірістері” шотының кредиті.

Қатаң есептегі бланкілердің жетпейтін құны кассаға салынды:

1010 “Кассадағы теңгемен ақша қаражаты” шотының дебеті.

1250 “Қызметкерлердің қысқа мерзімді дебиторлық берешегі” шотының кредиті, субшот “кем шығу, жетпеу және талан-тараж бойынша дебиторлар.”

«Кассадағы шетелдік валюта түріндегі қолма-қол ақша» есебі. Валюта кассасындағы есеп субъект кассасындағы операцияларға ұқсас жүргізіледі, тек оның айырмашылығы мынадай: кіріс және шығыс касса ордерлерінде, касса кітабында қаражаттар сомалары шетел валюталарымен және теңгеге айналдырылған түрінде көрсетіледі.

Субъектінің оперативтік кассасындағы қолма-қол ақша есебі. Бөлшек сауда ұйымдарының ерекшелігіне байланысты олардан түсетін түсімнің басым көпшілігі қолма-қол ақша қаражаттары бойынша түсетіндіктен, оларға оперативтік кассасының есебін жүргізуге тура келеді. Оперативтік касса, әдетте, сауда залында орналасады [22].

«VIP-ГТ» ЖШС-де кассирдің есеп беруі. Кассадағы ақшалар қозғалысының есебін кассир кассалық кітапта жүргізеді. Әр ұйымда тек бір ғана кассалық кітап болуы тиіс, ол нөмірленген, байланған және сүргіш немесе масуы маститтік мөрмен басылған болуы тиіс. Кассалық кітаптағы беттердің саны ұйым басшысы мен бас бухгалтерінің қолдарымен расталады. Кассалық кітаптағы жазулар көшірме қағаз арқылы екі данада шариктік қаламсап, химиялық қалам немесе сиямен жазылады, беттердің екінші даналары жыртылмалы болып келеді және кассирдің есеп беруі болып саналады. Беттердің бірінші даналары кассалық кітапта қалады. Беттердің бірінші және екінші даналары бірдей нөмірлермен реттеледі. Кассалық кітапта тазарту мен келісілмеген түзетулер кассирдің, бас бухгалтердің қолдарымен расталады. Кассалық кітапқа жазуларды кассир әр ордер немесе оны алмастыратын құжат бойынша ақшаны алғаннан немесе бергеннен кейін лезде жазады.

Ұйым кассирдің рұқсатымен және кассалық құжаттардың толық сақталынуы шартымен кассалық кітап автоматталған тәсілмен жүргізілсе болады,бұл кезде оның беттері «кассалық кітаптың ішкі беті» машинограммасы түріндегі ,сонымен қатар дәл сол уақытта «кассирдің есеп беруі» машинограммасы жасалынады.Аталған екі машинограммалар келесі жұмыс күнінің басында жасалынуы тиіс, бірдей мазмұнды болып және кассалық кітап нысанында көрсетілген барлық реквизиттерді қамтуы тиіс.

Кассалық кітаптың дұрыс жүргізілуін бақылауды ұйымның бас бухгалтері жүргізеді.

Күн сайын жұмыс күнінің аяғында кассир күні бойғы операциялардың қорытындысын санайды, кассадағы ақша қалдығын келесі күнге шығарады және бухгалтерияға кассирдің есеп беруі ретінде екінші жыртылмалы бетті кіріс және шығыс құжаттарымен қоса, кассалық кітапта жазып, өткізеді.

Аумақты ұйымдарда касса-филиалдар бар болған жағдайда аға кассир жұмыс күнінің басталуының алдында басқа кассирлерге шығыс етілу операцияларына қажетті қолма-қол ақшаларының сомасын аванс түрінде бас кассаға түскен немесе шығыс етілген ақшаларды есепке алу кітабында жазып береді. Кітап нөмірленген болу керек және теңге санмен және жазумен жазылады. Касса-филиалдардың және қолма-қол ақшаларды беру орындарының кассирлері жұмыс күнінің аяғында немесе төлем ведомосында көрсетілген мерзімде аға кассирге алынған аванстар мен кіріс етілу құжаттарымен кірістелген ақшалар туралы есеп беруі және ақтаушы құжаттарды тапсыруы тиіс. Сонымен қатар кассирлер күн сайын төлем ведомосы бойынша берілмеген қолма-қол ақшалардың қалдығын бас кассаға тапсырып отыру қажет. Бұл ақшаларды кассир аға кассирге мөр қойылған сөмке, пакеттерде сомасын көрсетіп, қолхатпен береді. Касса-филиалдың кірісі мен шығыстарының айналымы бас кассаның айналымынан көрсетіледі [23].

«VIP-ГТ» ЖШС-де кассалық кітапты жүргізу және касса бойынша есеп беруді тапсыру тәртібі.

Касса кітабының екі жартысы да бірдей номерлермен номерленеді. Барлық кассалық операциялар парақтың үзілмейтін бөлігінің беті жағынан (“күннің басындағы қалдық” жолынан кейін) бастап жазылады, жазбас бұрын әуелі парақтың жартысы бүктеледі (үзілетін бөлігі қалған парақ бөлігінің астына салынады). “Ауыстырғаннан ” кейінгі жазуларды жалғастыру үшін парақтың үзілетін (жыртылатын) бөлігін екінші жаққа қайырады (яғни үзілмейтін бөліктің беткі жағынан) парақтың үзілмейтін бөлігінің келесі бетіндегі көлбеу сызықтар бойынша жазуларын жалғастырады.

Есеп беретін бланкі сол күн ішіндегі операция соңына дейін үзілмейді. “Оның ішінде еңбек ақы” жолындағы төлем ведомостілері бойынша жалақыға кассадан шығысқа есептен шығарылмаған сома көрсетіледі.

Касса кітабында ақша кімнен алынғаны және кімге берілгені, корреспонденциялық шот және кіріс пен шығыс сомасы құжатының номері көрсетіледі. Есеп беру (күн) соңында кассир жиынын есептен шығарады және есеп беру (күн) соңына қалдықты шығарады. Кітапта расталмаған өшірулер мен түзетулерге жол берілмейді. Түзету кассирдің және бас бухгалтердің қолдарын қою арқылы расталады. Касса кітаптарын жүргізу мен кассалық операцияларға бақылау жасау бас бухгалтердің міндеті болып саналады.

Кассалық операциялардың көлемі үлкен болмаған кезде, кассалық есеп беруді 3-5 күнде бір рет жасауға рұқсат етіледі.

Күн сайын немесе 3-5 күнде бір рет жұмыс күнінің соңында кассир кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу арқылы бухгалтерияға қолхатпен есеп береді. Кассирдің берген есебіндегі корреспонденциялық шоттарға белгі соғылады, содан соң оның деректерін 1010 “Кассадағы теңгемен ақша қаражаты” шотының дебеті және кредиті бойынша есеп-қисап тізімдеріне ауыстырады. Ай соңында тізімдерде келесі есеп беретін айдың 1-не қалдық шығарылады, ол кассирдің берген есебінің қалдығына және 1010 “Кассадағы теңгемен ақша қаражаты” шоты бойынша бас кітапқа сәйкес келуі тиіс.

Кассалық операцияларды бақылау процедуралары міндетті түрде аяқ астынан жоспарсыз түрде жүргізіледі. Кассадағы аудиттік операцияларға кірісерден бұрын, мынадай ережелерді сақтаған жөн:

1. Чектер мен чектік кітапшаларды сақтаған жөн;

2. Кассалық кітап бойынша кассадағы қалдық ақшаны келесі күнге көшіру тәртібі;

3. Кассалық кітап бойынша есептегі ақшаны әр сайын есептеп, бір күн бұрын кіріс пен шығысты есептеу, бір қалдық ақшаны келесі күн есебіне көшіру;

4. Касса кітабындағы ақша операциялары мен кассадағы ақша тізімінің сәйкес келуін тексеру;

5. Кіріс пен шығыс бойынша кассалық кітаптағы ақша ағымының деңгейін тексеру;

6. Кіріс пен шығыс ордерін тіркеп, күнтізбе арқылы тексеру;

7. Кассалық операцияларды мекеменің банкке қарасты ақша қатынасын тексеру [24];

«VIP-ГТ» ЖШС-де инвентаризация кезінде кассадағы ақшаның жалпы саны тексеріледі.

Инвентаризацияға арнайы акт толтырылады. Егер де кассада ақша жетіспеушілігі анықталса, немесе ақшаның артық болу себебі актіге жазылады. Кассадағы бланктер саны саналып, олардың номерлері белгіленетін, қанша теңгеге толтырылғанын тексеріп, арнайы бланктер тіркейтін кітапшаға белгілеп жалпы ақша сомасын көрсетеді.

Сонымен қатар, кассалық операцияларды тексеру кезінде мынадай тәртіпті есте сақтау қажет:

1. Кассир мен жазба түріндегі келісім шарттың болуы, материалды жауапкершілігі жөнінде және де кассалық операцияларды жүргізу жөнінде;

2. Кассалық операцияны жүргізу жөніндегі нұсқауға байланысты ақшаны сақтауға, оны бір жерден екінші жерге жеткізу туралы, құжаттарды толтыру туралы міндетпен таныстыру;

3. Қазақстан Республикасының жергілікті республикалық бюджеттегі ақшаны тез арада инвентаризациялау, бланктерді тексеру, қаржы айналым жағдайын, ақша қорын тексеру;

4. Кассалық құжаттардың өз уақытында толтырылуы және кассалық операциялардың тәртібінің орындалуын тексеру;

5. Мемлекет мекемеде қалған ақша лимитін бақылап отыруын қадағалау;

«VIP-ГТ» ЖШС-де қаржылық жұмысты ұйымдастыру үшін шаруашылық субьектісі өзінің арнайы қаржылық қызметін қалыптастырады. Ол негізінен бухгалтерия және экономикалық жоспарлау бөлімдері түрінде көрініс табады. Қаржылық қызметтің іс-әрекеттерінің басты мақсаты ұйымның қаржылық тұрақтылығын қамтамасыз етуге, экономикалық өсу және пайда табуға арналған тұрақты алғы шарттарды құру болып табылады.

Қаржылық жұмыстың негігі мазмұны мыналардан тұрады:

• қызметті қаржылық ресурстармен қамтамасыз ету;

• қаржылық несие жүйесімен және басқа да шаруашылық субьектілермен өзара қарым қатынастарды ұйымдастару;

• негізгі және айналым капиталын сақтап қалу және пайдалану рационалдылығы;

• ұйымның бюджет, банктер және сатып алушылар алдындағы міндеттемелері бойынша төлемдердің уақытылы болуын қамтамасыз ету.

Басқаша айтсақ қаржылық жұмыстың мәні коммерциялық іс-әрекеттің жүзеге асырылуына әсер ететін негізгі және айналым капиталының шеңбер айналымын қамтамасыз етуден және қаржылық қатынастарды қолданудан тұрады.

Ұйым көлемі және оны ұйымдастыру құрылымы жаңа техниканы енгізуге, ғылыми жұмыстарды ұйымдастыруға, өндірісті, өнімнің өзіндік құны деңгейін жоғарлатуға әсер етеді. Оларды негізгі өндіріс қорларының құны, өнімнің құны, жұмысшылар саны сияқты көрсеткіштер сипаттайды [25].