4. Організація документообігу

Особливу важливість при формуванні будь-якого організаційного проекту представляє опис механізмів внутріфірмового документообігу. Головними завданнями організації ефективної системи документообігу є:

- забезпечення своєчасного оперативного вступу кожного документу (виконавчого і інформаційного, такого, що не містить вказівок до його виконання) його адресатові;

- забезпечення правильного і своєчасного виконання усіх розпорядливих документів.

Виконання вказаних завдань досягається:

- затвердженням регламентів підготовки, узгодження і твердження, введення в дію організаційно-розпорядливих документів (наказів, розпоряджень);

- затвердженням детального переліку і складу організаційно-розпорядливих документів (накази, розпорядження керівника організації; первинна облікова бухгалтерська документація, внутрішня управлінська облікова первинна документація. Бажано, щоб усі первинні документи задовольняли вимогам або рекомендаціям, затвердженим відповідними державними органами як по назві, так і за формою і змістом .

Використання правил по оформленню документів, затверджених державними органами, багато в чому може полегшити ситуацію у разі розглядів і судових суперечок. Більшість адвокатів, уміло використовуючи подібні недоліки, завжди можуть в суді заявити, що документ ухвалений не за формою, нехай навіть рекомендованою, і його застосовувати не слід.

- затвердженням порядку звернення документації усередині компанії, черговості вступу і виконання документів відповідними відділами і службами організації;

- затвердженням порядку внутрішньої реєстрації і зберігання документації;

- затвердженням порядку контролю кореспонденції, що входить, витікаючої;

- затвердженням порядку ознайомлення усіх працівників з організаційно-розпорядливою документацією;

- затвердженням положення про дотримання комерційної таємниці;

- затвердженням порядку контролю за виконанням організаційно-розпорядливої документації;

- впровадженням електронного документообігу (наприклад, по внутрішній електронній пошті).

Технічно вищезгадані завдання можуть досягатися активним застосуванням в діловодстві ЕОМ, електронних пристроїв, систем автоматичних баз даних, наявністю спеціальної служби по діловодству.

Усі перераховані заходи сприяють підвищенню рівня організації і систематизації діяльності усього холдингу або окремої компанії, керованості групи, допомагають розмежуванню прав, обов'язків і рівнів відповідальності за ті або інші управлінські рішення, що приймаються в ході усієї діяльності. Стандарти діловодства, механізми організації діловодства висвітлені в літературі і нормативно-правових актах федеральних органів державної влади.

Проектна документація включає:

1. Обоснование инвестиций в проетирование предприятий. Данный проектный документ (пояснительная записка и графические материалы) разрабатывается с целью доказать коммерческую целесообразность инвестирования капиталовложений) в соответствующий вид строительства предприятия.

В "Обосновании инвестиций…" должны быть выполнены льтернативные варианты технологической схемы предприятия, отражающие принципиальные объемно-планировочные решения, расчеты по определению инвестиций, социальных, экологических и других последствий осуществления проектирования и эксплуатации. Состав и содержание «Обоснования инвестиций…» определяются договором между заказчиком и генеральным проектировщиком и должны быть достаточными для проведения необходимых согласований и экспертиз.

Основные результаты разработки "Обоснования инвестиций…":

- общие выводы о хозяйственной необходимости, технической возможности, коммерческой, экономической и социальной целесообразности инвестиций в проектирование предприятия;

- основные технико-экономические и финансовые показатели объекта инвестирования, рекомендуемые для утверждения заказчиком;

- рекомендации по дальнейшему порядку проектирования и редприятия;

- программа проектирования и проведения необходимых изысканий, планграфик осуществления инвестиционного проекта;

- документы согласований и экспертиз.

2. Бизнес-план. Проектный документ разрабатывается на предпроектной стадии реализации проекта, т.е. стадии на которой инвестор должен сделать прогноз развития событий и выработать мероприятия, сводящие к минимуму степень риска вложения средств в предпринимательскую деятельность.

Основной задачей бизнес-плана является получения убедительных доводов в пользу разработки и реализации проекта для заказчика и потенциальных инвесторов-кредиторов (банкира). Кредиторы привлекаются всегда в тех случаях, когда у заказчика не хватает собственных средств.

Основные разделы бизнес- плана содержат:

- характеристики проекта: цель проекта, его ориентация, экономической окружение, объемы продукции, конкуренция на рынке, отличительные особенности применяемой технологии;

- оценка условий осуществимости проекта на рынке и маркетинговый план;

- производственный и организационный планы;

- финансовый план и оценка эффективности проекта.

3. Задание на проектирование. Составляет заказчик с участием генерального проектировщика. Этот документ является приложением к договору на проектные услуги.

В задании на проектирование указываются характеристики будущего предприятия, требования к нему, включая основные технико-экономические показатели, которые должны быть достигнуты в проекте.