Тема 8. Методи проектування організації виробничих систем. Практичні основи організаційного проектування

1. Загальна суть організаційного проектування, загальні принципи побудови організації і груп організацій.

2. Підготовка організаційного проекту створення групи організацій.

3. Методична основа визначення рівня організації управління на підприємстві.

1. Загальна суть організаційного проектування, загальні принципи побудови організації і груп організацій

Як відзначалося вище, організаційне проектування є процесом створення нової організації і/або групи організацій.

Для того, щоб створити максимально швидко і ефективно групу організацій, необхідно передусім:

1) розробити максимально детальний організаційний проект майбутньої групи;

2) заздалегідь погоджувати цей організаційний проект з основними зацікавленими особами (наприклад, з майбутніми засновниками, власниками, топ-менеджерами та ін.);

3) безпосередньо створити групу (тобто практично здійснити усі заходи в розробленому організаційному проекті);

4) виявити в процесі роботи створеної групи організацій негативні і позитивні особливості, провести комплекс заходів по вдосконаленню розробленого організаційного проекту і створеної групи організацій.

1. Розробка організаційного проекту створення групи організацій. Організаційний проект доцільно формувати у вигляді детального письмового опису з використанням першоджерел, схем, таблиць, наочних ілюстрацій.

Чим детальніше буде розроблений організаційний проект, тим точніше і швидше можна буде на етапі формування організаційного проекту виявити найбільш спірні моменти, помилки, неточності, неясності, проблеми роботи, які можуть виникнути в майбутньому, і, врешті-решт, основні перешкоди на шляхи створення групи.

Будь-який організаційний проект обов'язково повинен включати наступні основні етапи:

1) Розробка загальної ввідної концепції побудови групи організацій з детальним і детальним описом основних цілей і завдань створення цієї групи організацій.

2) Побудова загальної бізнес-моделі усіх передбачуваних бізнес-процесів майбутньої групи організацій.

3) Побудова загальної організаційно-економічної моделі майбутньої групи організацій.

4) Побудова загальної організаційно-управлінської моделі майбутньої групи організацій.

5) Фінансово-економічне забезпечення.

6) Юридичне забезпечення.

7) Кадрове забезпечення.

8) Супутнє організаційно-технічне забезпечення.

Середній термін підготовки організаційного проекту залежно від рівня масштабу бізнесу в середньому повинен займати від одного до трьох місяців.

2. Попереднє узгодження і затвердження підготовленого організаційного проекту. Після завершення процесу підготовки організаційний проект створення групи організацій підлягає узгодженню і твердженню його замовником (власниками, майбутніми засновниками і топ-менеджерами та ін.).

У ідеальному варіанті послідовному узгодженню підлягає кожен етап організаційного проекту в процесі розробки.

Перед обговоренням яких-небудь положень організаційного проекту завжди повинна створюватися робоча комісія (група), до складу якої обов'язково повинні входити : самі власники, майбутні засновники, топ-менеджери, зовнішні незалежні консультанти, експерти. Обговорення повинне проходити у вигляді практичних дискусій з детальним розглядом кожної стадії організаційного проекту. В процесі обговорення кожен учасник повинен обов'язково висловити свою точку зору з цього питання.

Результатом обговорення якого-небудь положення організаційного проекту, та і усього проекту в цілому, повинне стати загальне укладення на організаційний проект (на окремі положення проекту), підписане усіма учасниками робочої групи - власниками (майбутніми засновниками), топ-менеджерами (майбутніми), зовнішніми незалежними консультантами, експертами.

В якості зовнішніх консультантів доцільно притягати фахівців консалтингових, аудиторських, оцінних організацій (бажано по одному консультантові з однієї консалтингової, однієї аудиторської і однієї оцінної фірми, але незалежних між собою). Також зовнішніх консультантів можна притягати з числа знайомих, родичів, що є фахівцями в організаційному консалтингу.

З урахуванням того що в консалтингових фірмах працює багато некваліфікованих фахівців, перед оформленням договірних стосунків з консультантами необхідно передусім їх протестувати (по можливості). Є перелік питань по теорії організаційного проектування, спрямованих на виявлення розуміння або нерозуміння консультантом основ організаційного проектування (наприклад, можна запитати передбачуваного консультанта про те, що є організаційним проектуванням, з чого цей консультант збирається почати створення групи організацій; також слід поцікавитися його досвідом в організаційному проектуванні, запропонувати йому намалювати типову бізнес-модель групи організацій і дати пояснення до неї).

В ході дискусій замовникам організаційних проектів постійно слід спостерігати за зовнішніми консультантами, щоб кожен з них висловлював об'єктивну особисту точку зору на формований організаційний проект, щоб на консультантів не виявлявся тиск з боку, і ні в якому разі не допускати підлабузництва. Завдання консультанта - висловити об'єктивну думку на предмет доцільності організаційного проекту, про його відповідність умовам ринкової економіки, вимогам законодавства.

Для найбільшої зручності в процесі дискусій за проектом доцільніше використати ту, що записує аудіо-, відеотехніку, вести письмові протоколи обговорень. Позитивний підсумок будь-який дискусій - вироблення єдиного рішення з конкретних питань, положень проекту. Характер обговорення і суперечок має бути високоорганізованим, без застосування ненормативної лексики, образ, розмов на підвищених тонах.

Для дискусій краще всього вибирати просторі приміщення з наявністю зручних меблів і додаткових технічних коштів (дошка, діапроектор, комп'ютер і так далі). Бажано, щоб в процесі дискусії брав участь секретар - довірена особа одного із замовників проекту.

Слід завжди пам'ятати, що спори, обговорення - цей найефективніший засіб для досягнення реальних практично значимих і вагомих результатів, оскільки думки різних людей дозволяють розглядати одну і ту ж проблему з різних точок зору, розкриваючи усі тонкощі і нюанси, які зустрілися або могли б зустрітися в ході розробки організаційного проекту.

3. Безпосереднє створення групи організацій.

На цьому етапі після затвердження організаційного проекту слід приступати до конкретних заходів по створенню групи - пошук (чи будівництво) офісних, виробничих, складських приміщень, набір персоналу, закупівля виробничого і офісного устаткування, реорганізація (з потреби) вже дійових юридичних осіб, формування засновницьких документів, державна реєстрація нових юридичних осіб, постановка їх на облік в податкових органах, укладення договорів з постачальниками і покупцями.

4. Подальше вдосконалення організаційного проекту в процесі роботи групи організацій - усунення помилок, неточностей. Після певного проміжку часу (наприклад, одного року) необхідно детальним чином проаналізувати діяльність створеної групи організацій. Поза всяким сумнівом - в роботі створеної групи завжди знайдеться безліч негативних і позитивних сторін, розкриються найбільш гострі проблеми, які необхідно оперативно вирішувати на місцях.

В зв'язку з цим розроблений організаційний проект повинен пройти практичну апробацію, інакше кажучи - "обкатку". За вибраний минулий період діяльності необхідно повно і усебічно вивчити усі бізнес-процеси, проаналізувати роботу усіх бізнес-одиниць створеної групи. Підсумком цієї роботи повинен стати детальний письмовий звіт у вигляді розробленого організаційного проекту з внесенням в нього конкретних зауважень і пропозицій по його подальшому вдосконаленню з детальними коментарями кожної окремо взятої стадії.

Після цього цей звіт має бути затверджений замовниками організаційного проекту - власниками бізнесу, а в створеній групі організацій мають бути зроблені усі необхідні зміни з урахуванням вимог ділової практики.

Тільки після процедури адаптації можна говорити про ефективність того або іншого організаційного проекту, але головним показником ефективної роботи створеної групи організації все одно є прибуток, рентабельність бізнесу. Наскільки виріс прибуток після періоду роботи групи, наскільки стійкіше стали ділові зв'язки, наскільки реально виросли грошові обіги - ось основні критерії ефективності функціонування створеної групи організацій.

Тільки отримавши виразну відповідь на вищезгадані питання, можна говорити про доцільність створення групи, холдингу.

На закінчення хочу звернути вашу увагу на наступну найважливішу особливість організаційного проектування будь-якої організації, групи організацій у будь-якій країні. Завжди при формуванні організаційного проекту, при створенні групи необхідно зважати на індивідуальну специфіку і умови, в яких формуватиметься група. Кожна господарська структура - це суто індивідуальний об'єкт зі своїми управлінськими, економічними, географічними, кадровими, національними особливостями.

При цьому не можна забувати про національну і світову макроекономічну і політичну ситуацію на момент створення організації або групи, що також істотним чином накладає свій відбиток на процес формування господарського суб'єкта або групи. Індивідуальний підхід завжди слід застосовувати при проектуванні будь-якого об'єкту в яких би то не було умовах.