2. Критерії оцінки ефекту від автоматизації управлінської діяльності

Автоматизація кожного управлінського процесу повинна або зменшувати розмір витрат на управління, або змінювати деякі якісні характеристики управлінського процесу, що впливають на величину економічної вигоди, що отримується підприємством.

У загальному випадку витрати на управління складаються з фонду оплати праці управлінців і вартості інформаційного забезпечення діяльності управлінців. Проте існують ще два, можливо найважливіших, компонента витрат на управління - це упущена вигода від не прийнятих вчасно рішень і оплата помилкових рішень.

Причиною помилкових управлінських рішень або затримки в ухваленні рішень, як правило, являється або відсутність достовірної інформації у момент ухвалення рішення, або відсутність належного контролю над фахівцями, що приймають рішення.

Корпоративна інформаційна система дозволяє поліпшити управління підприємством. Якість системи управління може визначатися наступним набором параметрів процесу ухвалення рішень :

- середній час вироблення рішення (швидкість реакції);

- частота помилкових рішень (вірогідність ухвалення неправильного рішення);

- середні витрати на вироблення рішення;

- збиток від необґрунтованих рішень за певний період;

- швидкість виявлення помилок в рішеннях, що приймаються.

Ефект від поліпшення будь-якого з приведених параметрів підрозділяється на обчислюваний і необчислюваний. Якщо при оцінці доцільності впровадження інформаційної системи спиратися тільки на аналіз прибутку на капітал, що інвестується в автоматизацію, то спотвориться або пропаде увесь сенс вдосконалення управлінських процесів.

Ціна досягнення (внаслідок вдосконалення параметрів процесу ухвалення рішень) таких цілей, як підвищення якості обслуговування замовників, ріст конкурентоспроможності, не піддається точному грошовому виміру.

Своєчасність прийняття і вірогідність отримання правильного рішення, як правило, зростають, якщо уся інформація, необхідна для ухвалення рішення, пропускається через корпоративну інформаційну систему, а не локалізується в паперових архівах і персональних комп'ютерах окремих служб і підрозділів. Цілком реальною є ситуація, коли комплексна автоматизація системи управління є єдино можливим шляхом для виживання підприємства в конкурентній боротьбі.

Чітке визначення цілей, які мають бути досягнуті в результаті впровадження нових автоматизованих технологій управління, є відправною точкою при оцінці доцільності витрат на автоматизацію управлінської діяльності. Ціна, яку керівництво підприємства готове заплатити за досягнення цих цілей, частенько є головним критерієм при ухваленні рішення про інвестиції в конкретний проект автоматизації.

Можливі чинники ефекту від впровадження комплексної системи автоматизації

Приріст ефективності економічної діяльності підприємства в результаті комплексної автоматизації системи управління може проявлятися по-різному. В якості можливих чинників, що визначають сукупний ефект від автоматизації, часто розглядаються наступні складові:

- якісне поліпшення процесів підготовки і ухвалення рішень;

- зменшення трудомісткості процесів обробки і використання даних;

- економія умовно-постійних витрат за рахунок можливого скорочення адміністративно-управлінського персоналу, необхідного для забезпечення процесу управління підприємством;

- переорієнтація персоналу, вивільненого від рутинних завдань обробки даних, на більше інтелектуальні види діяльності (наприклад, ситуаційне моделювання варіантів розвитку підприємства і аналіз даних);

- стандартизація бізнес-процесів в усіх підрозділах підприємства;

- оптимізація виробничої програми підприємства;

- скорочення термінів оборотності обігових коштів;

- встановлення оптимального рівня запасів матеріальних ресурсів і обсягів незавершеного виробництва;

- зменшення залежності від конкретних фізичних осіб, що є "утримувачами" інформації або технологій обробки даних;

- отримання автоматизованої підтримки для заходів по "оптимізації" оподаткування компанії;

- використання непомітних (прихованих) для виконавців технологій контролю виконуваної ними роботи, довідок, що не вимагають надання, і звітів до певної дати.

Усі вище перелічені чинники підвищення результатів економічної ефективності представляють лише потенціал, який має бути затребуваний управлінцем. Для перетворення потенційних джерел росту ефективності на реально отримані результати потрібне виконання ряду додаткових умов...

Оцінка витрат на автоматизацію.

Інвестиції в автоматизацію системи управління підприємством зазвичай припускають наступні групи витрат :

- придбання базового програмного забезпечення : операційні системи, платформи БД;

- придбання ERP -системы;

- навчання співробітників підприємства;

- оплата послуг з проектування і запуску системи в експлуатацію;

- придбання технічних засобів автоматизації (комп'ютерів та ін. периферійних пристроїв) і монтаж локальних обчислювальних мереж;

- забезпечення зв'язку для взаємодії з видаленими територіями;

- технічний супровід ERP -системы.

Розрахунок витрат на автоматизацію по кожній з груп не представляє яких-небудь істотних проблем. Значно важливішою проблемою є обґрунтування доцільності планованих витрат.

Методика оцінки економічної вигоди, що отримується підприємством від автоматизації процедур управління.

З економічної точки зору явна вигода від реалізації проекту комплексної автоматизації представляється як різниця між отриманим ефектом і понесеними витратами. Як вже відзначалося, істинна оцінка отриманого ефекту може бути зроблена тільки керівництвом підприємства при зіставленні досягнутих результатів з поставленими цілями вдосконалення системи управління. Попередня оцінка економічної вигоди, яку може отримати підприємство від автоматизації процедур управління, виконується експертним шляхом.

Експертні оцінки можливого зниження витрат і економічної вигоди від автоматизації процедур управління для конкретного підприємства зазвичай формуються на стадії проведення консалтингових робіт. Методика розрахунку економічної ефективності зазвичай заснована на порівняльному аналізі показників бізнес-процесів, що характеризують конкретні джерела ефективності.

На першому етапі аналізу проводиться опитування основних користувачів підприємства з метою збору відомостей про очікувані користувачами наслідки пропонованих консультантами змін інформаційних технологій. Опитування дозволяє сформулювати пункт за пунктом ті матеріальні і якісні вигоди, яких користувачі чекають від автоматизації кожного бізнес-процесу, а також риски, що мають місце. Виявлені вигоди послідовно переводяться з технічних термінів в економічні.

Побічним результатом опитування може бути оцінка персоналу і підбір кандидатів в групу впровадження нових інформаційних технологій.

Моделювання існуючих процесів, які належить удосконалювати і автоматизувати, є наступним етапом в розрахунку економічної ефективності. Тут оцінюється:

- питома доля кожного бізнес-процесу, що автоматизується, в сукупному об'ємі витрат на автоматизацію;

- відносний вклад кожного бізнес-процесу, що автоматизується, в сукупний ефект.

За наявності вище перелічених оцінок стає можливим перехід до стадії планування витрат на автоматизацію в часі:

- розрахунок мінімального моменту часу, починаючи з якого можливе отримання "віддачі" від вкладених в автоматизацію кожного бізнес-процеса фінансових інвестицій;

- формування і захист оптимального плану-графіку витрат.