4. Організаційні системи методологічного аналізу господарської діяльності підприємств.
Організація екномічного аналізу на підприємстві перебуває у тісному звязку з методикою проведення аналітичних досліджень, створюючи широкі можливості для їх поглиблення (особливо при використанні ЕОМ та стандартизації) чи обмежуючи зону аналітичного пошуку через обмежені можливості впровадження сучасної технології аналізу. Виділяють дві організаційні системи економічного аналізу на підприємстві: централізовану і децентралізовану. Кожна з них функціонує з використанням чи без використання ЕОМ. Централізована організаційна структура управління підприємством містить спеціалізований підрозділ (відділ, бюро) економічного аналізу. У такій організаційній системі досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має і суттєві недоліки: відірваність аналітичного процесу від процесів управління і менеджменту, низька економічність технології аналітичного процесу та ін.
У децентралізованій системі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється у діючій організаційній системі управління підприємством. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського, є окремим етапом, значно зменшується обсяг обробки економічної інформації, створюються сприятливі умови для застосування міні- і мікроЕОМ.
Головним в організації економічного аналізу є його проектування. Виділяють такі напрями проектування: функціональна будова, модельна будова, процесуальна будова та організаційно-структурна будова.
Процес проектування полягає у послідовній регламентації:
А) цілей і підцілей аналізу, функцій і задач;
Б) процесу аналізу (процедурно-організаційної побудови);
В) результатів процесу аналізу, виду і форми вихідних аналітичних документів, періодичності і строків їх подання;
Г) засобів розв’язання задач і виконання процедур, включаючи склад і джерела отримання вхідної інформації, а також обчислювальну та організаційну техніку;
Д) методик розв’язання задач і виконання процедур, способів виконання процедур (автоматизованого і неавтоматизованого);
Ж) відповідальність за безперервність процесу аналізу (у ланках, службах і персонально);
З) взаємодії в процесі аналізу передбачає виділення цілей, підцілей, функцій і задач).
Мета аналізу полягає у підготовці аналітичної інформації, необхідної і достатньої для прийняття управлінських рішень. Підцілі аналізу визначаються різновидами управлінських рішень, які враховують їх призначення і часовий аспект.
Аналітичне забезпечення управління спрямоване на розробку цільових програм і планів, дослідження ринку, контролю, організації, економічного стимулювання тощо.
Виділяють три основні функції аналізу: оціночну, діагностичну і пошукову. В ході оціночного аналізу встановлюють відмінності досягнутого стану від запланованого і бажаного шляхом порівняння з встановленими критеріями. Діагностичний аналіз включає детальне виявлення ознак невідповідності, якісну характеристику об’єкта, причинно-наслідкові зв’язки. Пошуковий аналіз полягає в обґрунтування рекомендацій щодо переведення об’єкта у бажаний стан виявлення глибинних резервів підвищення ефективності виробництва.
Після визначення функціональної будови аналізу одним з найвідповідальних і найскладніших етапів проектування організації економічного аналізу є побудова моделі аналізу у вигляді максимального повного переліку його задач, систематизованих за певними критеріями з рахуванням об’єкта управління чи менеджменту.
Для цього насамперед треба встановити систему задач (загально виробничих і внутрівиробничих) на кожному рівні.
Виходячи з цільового підходу, для кожного конкретного рівня управління визначається загальна мета, а потім – локальні цілі (за принципом дерева цілей). Щоб побудувати працездатну систему аналітичних задач, треба врахувати особливості організаційної структури кожного господарського органу, а також закріплення відповідальності за підрозділами й окремими працівниками апарату управління.
Однак розроблена модель аналізу не є постійною, вона змінюється, уточнюється, доповнюється. Особливо при використання ЕОМ. Тому треба мати дві системи задач аналізу: нормативну і перспективну.
Поруч з побудовою організаційної моделі економічного аналізу необхідно встановити логіко-інформаційну взаємодію аналітичних задач, враховуючи при цьому розподіл відповідальності за загальними функціями управління між різними ланками, а також причинно-наслідкові зв’язки між показниками. Виходячи з принципів структурної типізації, аналітичний процес доцільно розглядати як систему функціональних комплексів, блоків і окремих задач, які підлягають розв’язанню з використанням ЕОМ. Розміщення їх у вигляді структурної функціональної матриці дає змогу виділити склад інформаційних блоків, які передбачають розробку спеціальних баз даних для реалізації функцій управління підприємством (табл. 7.1).
Склад блоків аналітичних задач у стовпцях матриці формує управлінський комплекс задач.
Після цього слід провести актуалізацію задач, розв’язання яких може бути забезпечене в даний момент, виходячи з наявних трудових ресурсів, у найближчій і більш віддаленій перспективі з урахуванням передбачуваного збільшення і кращого використання ресурсів.
Таблиця 7.1
Система функціональних комплексів, блоків і окремих задач, які підлягають розв’язанню з використанням ЕОМ
Потреби керівників в аналітичній інформації можуть бути кількох видів: суб’єктивні, об’єктивні, фактично задоволені та нормативні.
Провівши актуалізацію, встановлюють черговість розв’язання задач. В основу проектування черговості слід покласти вартісну оцінку цінності інформації, яка визначається при багатокритеріальній оптимізації якості аналітичної інформації.
Системний підхід до аналізу господарської діяльності підприємства передбачає і відповідну технологію аналізу, яка повинна розглядатись у загальному ланцюгу технології управління. Це, по-перше , сприятиме чіткій (цільовій) спрямованості аналізу, яка в кінцевому підсумку оцінюється ступенем досягнення мети управління і пошуку резервів підвищення ефективності виробництва. По-друге, дасть змогу забезпечити добір ефективних засобів реалізації технології розв’язання аналітичних задач залежно від рівнів управління, функціонуючих систем автоматизації аналітичного забезпечення, рівнів складності методів аналізу та управлінських рішень.
Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, процедурами та операціями. Певне поєднання визначених елементів утворює процесуальну будову, або технологію аналізу (рис 7.5).
Рис.7.5.
Процесуальна будова аналізу
Зміст етапу полягає в логіко-математичному перетворенні аналізованого показника, а також у кількісній і якісній його оцінці відносно обраної бази чи кількох баз порівняння.
Процедура є частиною етапу і полягає в підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, які характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій визначає перехід до іншої процедури.
Аналітична операція виконується на одному робочому місці людиною та машиною.
Розв’язуючи будь-яку задачу, можна виділити її складові елементи, реалізація яких передбачає певну сукупність показників, методів аналізу і чіткий алгоритм їх застосування. Ці елементи ще називають модулями аналітичної задачі, або під процесами технології аналітичного процесу.
На основі по елементної побудови розв’язку аналітичних задач можна досягти найбільшої оптимізації технології аналізу на різних рівнях управління, максимально уніфікувати аналітичний процес, забезпечити його глибоку стандартизацію, гранично автоматизувати всі етапи його технології.
Тому слід виділити чотири рівні організації технології розв’язання:
А) комплексів аналітичних задач;
Б) блоків аналітичних задач;
В) окремих аналітичних задач;
Г) елементів (модулів) аналітичних задач.
Такий підхід особливо важливий при автоматизації аналітичного процесу, виборів й обґрунтуванні систем його забезпечення.
Найпрогресивнішою в сучасних умовах є організація технології аналітичного процесу з використанням ЕОМ. Для цього проектується підсистема комплексного економічного аналізу в АСУП (ПКЕА) з розміщенням задач аналізу в системі АРМ керівників і спеціалістів. Ця підсистема інтегрована до галузевої та територіальної систем управління і диференційована за окремими підсистемами другого порядку (аналіз повинна бути трирівневою (нижній, середній, верхній).
В умовах децентралізації аналізу господарської діяльності на підприємстві задачі аналізу доцільно розміщувати в системі АРМ. При цьому, по-перше, досягається оптимальне співвідношення централізованої і децентралізованої систем аналізу, по-друге, підвищується ефективність функціонування АСУП внаслідок раціоналізації інформаційного, програмного і технічного забезпечення.
В умовах АРМ усі етапи організації аналізу становлять єдиний технологічний процес управління, що забезпечує підвищення оперативності і дієвості управління.
Використовуючи принцип проектування аналітичних модулів для розв’язання різних типів задач, при впровадженні АРМ розробляють системи програмної технології, які базуються на типових алгоритмах аналітичних розрахунків.
Розподіляючи задачі аналізу в системі АРМ, необхідно забезпечити таку інтеграцію. Системи, за якої АРМ існувало б як автономна система і водночас було б частиною єдиної ПКЕА підприємства.
Для реалізації функціональних задач треба розробити технологічну карту розв’язання аналітичних задач у послідовності показаній на рис. 7.
Об’єктивною умовою створення автоматизованої ПКЕА є сукупність доцільно спроектованих і надійних забезпечувальних систем.
Найскладнішою проблемою автоматизації аналізу є проектування дієвого інформаційного забезпечення, яке являє собою сукупність єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих форм документації і використовуваних масивів інформації, досягнення сумісності інформаційного забезпечення різних АСУ і АРМ.
Формування, збір, введення і коректування інформації з аналітичної проблеми
Обробка файлів за програмами видачі аналітичної інформації для інших видів аналізу
Обробка файлів за програмами підготовки інформації для інших видів аналізу
Обробка файлів за програмами функціональних АРМ
Підготовка файлів для наступної роботи
Розробка елементів внутрімашинного і позамашинного забезпечення ПКЕА, здійснюється на основі впорядкованої і формалізованої відповідним чином інформації, яка становить інформаційну базу АСУ. Функціонування ПКЕА характеризується необхідністю обробки великих обсягів інформації нормативного, довідкового, облікового, звітного характеру. Якщо при ручній обробці даних використовують документальні джерела інформації, то в умовах автоматизації аналізу більш раціональним є отримання інформації з інформаційного фонду АСУ. Впровадженням АРМ на базі ПЕОМ дає змогу формувати єдину систему організації та введення інформації з моменту ї збору до видачі готових аналітичних результатів безпосередньо в ПЕОМ і в обчислювальних комплексах вищого порядку.
Зараз найпрогресивнішим є забезпечення економічного аналізу на основі автоматизованого банку даних (АБД). Функціонування ПКЕА передбачає використання загальносистемної бази даних і автономних банківських масивів. При цьому введення необхідної для аналізу інформації з документів практично відсутнє.
Виділяють декілька концепцій проектування бази даних (БД):
А) побудова БД нормативно-довідкової інформації;
Б) побудова БД для основних виробничих цехів підприємства;
В)побудова БД у вигляді комплексних інформаційних потоків;
Г) побудова БД нормативно-довідкової інформації, перспективного, поточного та оперативного управління.
Управління інформаційними ресурсами передбачає одночасно управління програмним забезпеченням при сучасних технології та організації аналітичного процесу. Під програмним забезпеченням аналітичного процесу найчастіше розуміють сукупність математичного апарату алгоритмізації, вибору мови програмування, розробку програми, створення пакетів прикладних програм. Програмне забезпечення ПКЕА є сукупністю комплексів програм, розроблених згідно з принципами модульності та адаптивності максимально орієнтованих на стандартні пакети прикладних програм, які забезпечують досить ефективну реалізацію всіх елементів технологічного процесу розв’язання задач в АСУП (АРМ).
Програмне забезпечення розв’язання аналітичних задач має свою специфіку, оскільки:
А) аналітичні задачі передбачають комплексний характер дослідження процесу, а отже, високу концентрацію аналітичних процедур;
Б) до розв’язання задач висуваються жорсткі часові вимоги ( забезпечення максимальної оперативності подання результатів);
В) існують різноманітні форми надання та ступені синтезування результатної інформації залежно від рівня управління і запиту користувача;
Г) висока значущість результатної інформації для прийняття управлінських рішень передбачає автоматизовану перевірку її достовірності;
Д) необхідність обліку різноманітних нестандартних господарських ситуацій і перерв у розрахунках передбачає діалоговий режим роботи з ЕОМ.
Тому програми повинні бути багатоваріантними, гнучкими щодо внесення поправок і доповнень, мати високий рівень сегментації (модульності), розроблятись і реалізовуватись з мінімальними витратами ресурсів.
Можна виділити три напрями формування і розвитку комплексних аналітичних програм:
створення бібліотеки аналітичних програм;
розробка пакетів аналітичних програм;
розробка програмного забезпечення ПЕОМ.
Програмне забезпечення ПЕОМ включає операційні системи, системи програмування, систему текстових і діалогових даних.
Область обмежень, які впливають на оптимальний вибір технічного забезпечення аналітичного процесу, формують такі умови:
розвиток автоматизації за локальними і глобальними системами управління;
результати аналізу досліджуваних інформаційних потоків;
рівень програмного забезпечення.
Організаційне, правове та ергономічне забезпечення аналітичного процесу є загальним при виконання будь-яких функцій управління.
Література: [2, с. 55-65], [4, с. 16-28], [1, с. 23-143].