3. Методика розробки проекту

Методика розробки проекту опрацьована ще не досить. Тому можна скористатися науковими принципами і методичними підходами, що використовуються при проектуванні автоматизованих систем управління виробництвом.

При розробці оргпроекту можуть бути закладені принципи, що визначаються вимогами ефективної організації управління, характером завдань, що розв'язуються на сучасному етапі перебудови і вдосконалення економічних відносин. Враховуючи це, а також теоретичні пошуки і наявний досвід розробки АСУ, принципи побудови і функціонування можна поділити на дві групи: 1) методологічні (принципи безперервного розвитку системи, єдності, забезпечення системного підходу, оптимальності та ін.) і 2) організаційно-технологічні (принципи нових завдань, першого керівника, єдиної інформаційної бази тощо).

При проектуванні слід насамперед керуватися принципом безперервного розвитку системи. Під впливом науково-технічного прогресу, поглиблення спеціалізації, розширення інтеграційних процесів постійно виникають нові завдання управління і видозмінюються існуючі. Система повинна мати можливість швидко реагувати на ці зміни і відповідним чином перебудовуватися, розвиватися «вшир» - охоплювати більшу кількість управлінських об'єктів, «вглиб» - поступово включати нові економіко-математичні завдання, методи і програми, змінювати структуру й функції апарату управління.

Розробляючи кожну підсистему,слід дотримуватися принципу єдності - надійного її зв'язку з іншими підсистемами, синтезу й інтеграції окремих автономних елементів і підсистем в єдину систему. Для цього потрібно використовувати єдину теоретичну концепцію створення і оптимального функціонування системи, проектувати програмосумісні засоби комунікації і обчислювальної техніки, забезпечувати ефективну координацію робіт з проектування та впровадження системи. Інформаційна єдність має велике значення і тоді, коли інформацію збирають не для одного завдання, а для всіх завдань управління, тобто досягають одноразового ведення інформації і багаторазового використання, уникають невиправданого дублювання інформації в основних інформаційних масивах.

Треба зазначити, що нині в нашій країні замість дорогих автоматизованих, систем управління виробництвом (АСУП) в останні роки дістала поширення концепція децентралізованої обробки інформації у вигляді створення автоматизованих робочих місць (АРМів) різних категорій керівників та спеціалістів.

АРМи розглядаються як організаційно-технічні і програмно-технічні і обчислювальні комплекси для виконання рутинних операцій керівника, спеціаліста та інших працівників, що дає змогу підвищити творчий елемент і продуктивність праці цієї категорії працівників, інтелектуальну віддачу кожного з них. АРМи дозволяють здійснювати активізацію документообігу на основі безпаперової технології, створювати передумови для покращення планування і управління, одержувати можливість для вирішення оперативних питань управління в реальному масштабі часу на базі персональних ЕОМ.

Проектувальники розв'язують такі завдання: визначають цілі і критерії ефективності системи, черговість розробки і впровадження підсистем менеджменту; вибирають організаційну структуру управління, технічні засоби і способи їх використання.

При розробці кожної підсистеми слід додержуватися принципу єдності - надійного її зв'язку з іншими підсистемами, синтезу і інтеграції окремих автономних елементів і підсистем в єдину систему. Для цього потрібно проектувати програмно-сумісні засоби комунікації і обчислювальної техніки, забезпечувати ефективну координацію робіт з проектування та впровадження системи. Інформаційна єдність має велике значення і тоді, коли інформацію збирають не для одного завдання, а для всіх завдань управління, тобто досягають одноразового введення інформації і багаторазового використання, уникають неправильного дублювання інформації в основних інформаційних масивах.

Важливим є принцип забезпечення системного підходу до проектування системи. Це означає, що потрібно встановити цілі та критерії функціонування об'єктів і визначити всі питання, які слід розв'язати для того, щоб проектована система найбільше відповідала встановленим цілям і критеріям. Перш ніж виконувати ці завдання, удосконалюють структуру апарату управління, змінюють функціональні обов'язки працівників, форм контролю тощо.

Важливою вимогою системного підходу є досягнення комплексності завдань і робочих програм. Більшість завдань управління комплексні. Їх не можна розробляти як просту арифметичну суму невеликих завдань. Наприклад, між завданнями планування і матеріально-технічного постачання відбувається постійний взаємний обмін інформацією, що перетворює їх в єдиний комплекс завдань. Якщо їх розв'язати окремо, то це знижує ефективність системи.

Для забезпечення системного підходу потрібно залучати спеціалістів різних профілів: економістів, юристів, математиків, психологів, інженерів, спеціалістів з обробки інформації, технологів та ін.

З методологічними принципами тісно пов'язані організаційно-технічні принципи. Так, при проектуванні системи менеджменту необхідно керуватися принципом нових завдань, тобто не просто включати в програму завдання, що традиційно склалися, а передбачать оптимізацію багатьох завдань, відповідно до нових можливостей, які дають нові засоби оргтехніки.

Важливими є принцип першого керівника (безпосередня участь керівника підприємства у розробці і впровадженні системи менеджменту) і принцип максимального розумної типізації проектних рішень, додержання яких дає змогу використовувати запропоновані рішення широкому колу замовників.

Серед принципів проектування можна назвати також принцип методологічної, організаційної, інформаційної та технологічної єдності, оптимального поєднання інтересів, синергізму, необхідної різноманітності, врахування зовнішнього середовища, людського фактора, цільового підходу та ін.

До уваги повинні братися інші організаційні принципи: а) скалярний принцип - кожна посада, або рівень організації має підлегле положення стосовно до більш високої посади або рівня; б) єдиноначальність - на кожного працюючого в організації не повинно бути більше одного начальника (виняток становлять матричні структури); в) норма керованості (сфера контролю) - число підлеглих одному керівнику не повинно перевищувати 5-9 осіб; г) відмінність між лінійним і функціональним персоналом - лінійні працівники виконують основні функції організації, функціональний персонал виконує функції методичного забезпечення, консультування і обслуговування; д) спеціалізація - кожен структурний підрозділ виконує обмежену кількість операцій, що дозволяє підвищувати професіоналізм і загальну ефективність роботи управлінського персоналу.

Серед завдань розробки системи і побудови її організаційної структури важливе значення має вибір процесів автоматизації, принципів управління, цілей, критеріїв і обмежень роботи різних ланок системи; розподіл функцій між рівнями системи і вибір раціональних схем і контурів прийняття рішень; розподіл функцій між рівнями системи, а також прав і відповідальності між виконавцями.

Об'єктами автоматизації при проектуванні АРМів є функції і процеси управління, процеси забезпечення і обслуговування виробництва на всіх його стадіях. Щоб розв'язати зазначені завдання, розробляють математичну модель.

У процесі її аналізу визначають параметри АРМів, вибирають формалізовані методи прийняття рішень передбачають розподіл виконуваних функцій між працівниками й технічними засобами і комплекс технічних засобів передачі та обробки інформації.

Загалом же процес проектування будь-якої системи може здійснюватися в три етапи: 1 - передпроектне обстеження; 2 - проектування системи; 3 - впровадження розробленого проекту.

На першому етапі проводиться аналіз і діагностика діючої системи, а у випадку, коли проект розробляється для новоствореного підприємства, вивчення проводиться в споріднених або близьких за профілем і умовами функціонування підприємствах. Вивченню підлягають по суті ті ж сфери і результати діяльності підприємства, що й при раціоналізації системи менеджменту.

У процесі передпроектного обстеження розподіляють методики, програми, плани-графіки і завдання на обстеження; створюють робочі групи на проведення обстеження, вивчають і аналізують існуючу систему управління, здійснюється поділ-декомпозиція системи або поділ системи на взаємопов'язані комплекси (підсистеми).

У програмі обстеження намічають вивчення загальних методологічних принципів розв'язання завдань майбутнього виробництва, основних його функцій, існуючої структури управління техніко-економічних показників, використовуваних форм документів, маршрутів їх руху, перелік показників, існуючої системи зберігання і обробки інформації, способів підготовки, строків і періодичності видачі рішень, можливості реалізації нових завдань і вдосконалення.

На підставі аналізу матеріалів обстеження встановлюють перелік завдань які доцільно автоматизувати, і черговість їх розробки, можливість удосконалення документації і документообігу, застосування нових економіко-математичних методів, технічних засобів тощо. До звіту про проведене обстеження додають схеми організаційних структур обстежених об'єктів, копії або зразки документів, схеми інформаційних зв'язків і схеми маршрутів руху документів, карту територіального розміщення функціонуючих об'єктів.

Потім розробляються техніко-економічні обґрунтування (ТЕО) і технічне завдання (ТЗ) на проектування системи.

Техніко-економічне обґрунтування містить обґрунтування економічної доцільності створення структурних підрозділів управління апарату, щодо функціональних і забезпечуючих підсистем, а також попередній розрахунок витрат та економічної ефективності створення системи підприємства.

У технічному завданні на проектування визначаються цілі, вимоги і основні вихідні дані, потрібні для розробки системи, дається попередня оцінка її економічної ефективності.

На основі технічного завдання розробляють технічний проект, в якому визначають основні проектні рішення, пов'язані із створенням системи менеджменту. Технічний проект містить технічну документацію, алгоритми розв'язання завдань, а також оцінку економічної ефективності системи і перелік заходів підготовки розробок до впровадження.

У процесі технічного проектування (ТП) забезпечують навчання персоналу, закінчують розробку класифікаторів техніко-економічної інформації, підготовляють конторське приміщення (офіс) до впровадження автоматизованих робочих місць керівників та спеціалістів. У технічному проекті розробляють технічні рішення з удосконалення організації виробництва і системи управління, постановки і розв'язання функціональних завдань і процедур обробки інформації, програмного забезпечення, організації інформаційної бази, комплексу технічних засобів, включаючи документацію для замовлення обладнання.

Робочий проект (РП) містить робочу документацію на монтаж, налагодження і впровадження АРМів (машинні програми та інструкції до них); посадові й технологічні інструкції по всіх циклах збирання, реєстрації, обробки і передачі інформації.

Впровадження нової системи виробництва вимагає установку і налагодження засобів оргтехніки, особливо якщо передбачається ввести АРМи, підготовку персоналу для роботи в нових умовах, засвоєння ними зміненої схеми обов'язків, прав та відповідальності.

За останні десятиліття радикально змінилися принципи, методи побудови і архітектура такої системи. Так, якщо в 60-х роках вважалося, що ніякий процес не повинен автоматизуватися до тих пір, поки він функціонує ефективно, то сьогодні пануючим є прямо протилежний підхід. Вважається, що будь-який процес повинен автоматизуватися тільки після того, як він ефективно організований.

Ці зміни стали результатом узагальнення досвіду побудови безлічі інформаційних систем в яких автоматизація окремих операцій або "ручних" процедур, що склалися, приносила локальні тимчасові поліпшення, що не зачіпають загальну ефективність роботи.

Такий підхід забезпечує розробку інтегрованих рішень, побудованих на об'єктивних даних про роботу підприємства, своєчасне узгодження усіх принципових питань між Замовником, Генеральним Підрядником і іншими учасниками робіт і спрямований на збереження зроблених в систему інвестицій.

Для реалізації управлінського проекту на Заході часто залучаються «організатори реформ» (Сhепgе Аgеni), які як правило, не належать до даної організації і цим самим забезпечується об'єктивний, неупереджений підхід до намічених заходів.

Деякі великі промислові підприємства вводять інноваційно-виробничі структури управління, що передбачають чітке структурне відокремлення керівництва і підрозділів, що здійснюють інноваційні функції (стратегічне планування, розробку і підготовку до виробництва нової продукції) від повсякденного оперативного управління, діяльності функціональних підрозділів і служб.