Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням

Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів які підлягають та не підлягають реєстрації.

Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Форми реєстрації документів.

Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.

Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.

Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.

Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення. Форма контрольних карток.

Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

Змістовий модуль ііі

Тема 4. Складання номенклатури, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства: її функції, організація роботи.

Загальні правила оформлення справ: оформлення обкладинки, брошурування, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису.

Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

Забезпечення зберігання документів.

2. Розподіл балів, що присвоюються студентам

Модуль І			Індивідуальне завдання	Класна контрольна робота	Сума
Змістовний модуль І	Змістовний модуль ІІ	Змістовний модуль ІІІ	20	80	100
Т1	Т2 Т3	Т4
-	-	-

3. МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ І

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Мета самостійної роботи

• Закріплення, поглиблення, поширення і систематизація знань, що були отримані на лекції про основні правила складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації.

• Формування вмінь оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації.

• Формування вмінь та навичок складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

• Розвиток самостійного мислення.

План вивчення теми

1. Класифікація організаційно-розпорядчих документів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи.

2. Суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при роботі з документами (діловодство, документ, бланк, реквізит, справа, документообіг, номенклатура справ та ін).

3. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, порядок і місце їх розташування, оформлення.

4. Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.

5. Види та призначення організаційних документів. Формуляр організаційних документів (положень, статутів, інструкцій).

6. Правила складання та оформлення положень, статутів, інструкцій.

7. Види та призначення розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки).

8. Накази з основної діяльності та особовому складу. Формуляри наказів з основної діяльності та особовому складу. Порядок підготовки та видання наказів. Правила складання та оформлення наказів.

9. Формуляри розпоряджень і вказівок. Порядок підготовки і видання розпоряджень і вказівок. Правила складання та оформлення розпоряджень, вказівок.

10. Види службових листів. Формуляри службових листів. Правила складання та оформлення службових листів.

11. Формуляри телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів.